Xero eða QuickBooks: þrír notendur geta breytt hagstæðara valinu

Fyrir þrjá almenna notendur getur Xero verið ódýrara en QuickBooks Online: samkvæmt bandarískri verðskrá QuickBooks þarf Essentials fyrir þrjá notendur og venjulegt gjald þess er 85 dalir á mánuði. Bandarísk verðskrá Xero sýnir Early á 27 dali og Growing á 59 dali á mánuði, án sérstaks leyfisgjalds fyrir hvern notanda. Þetta eru áskriftarverð eftir kynningartilboð, ekki heildarkostnaður íslensks fyrirtækis.

Ódýrari Xero leiðin hentar aðeins ef reikningamagnið rúmast innan marka hennar. Þurfi fyrirtækið að færa viðskipti í fleiri gjaldmiðlum getur QuickBooks Essentials hins vegar orðið ódýrara en Xero leiðin sem býður þann eiginleika. Fyrir íslenskan rekstur þarf jafnframt að reikna með vinnu og hugsanlegum viðbótum vegna virðisaukaskatts og bankafærslna; bandarískt mánaðargjald eitt sker ekki úr um valið.

Reikningamörk skipta meira máli en byrjunarverðið

Xero Early leyfir allt að 20 útgefna reikninga og fimm innkomna reikninga á mánuði. Markið á útgefnum reikningum nær bæði til samþykktar og sendingar þeirra, og reikningar sem verða til í tengdum forritum geta einnig talist með. Fyrirtæki sem fer reglulega yfir mörkin þarf því að bera Growing saman við QuickBooks, jafnvel þótt það hafi aðeins einn starfsmann í bókhaldinu.

Growing fjarlægir þessi lágu reikningamörk og bætir meðal annars við sjálfvirkri skráningu innkominna reikninga. Fyrir þrjá notendur lækkar áskriftarmunurinn gagnvart QuickBooks Essentials úr 58 dölum á mánuði með Early í 26 dali með Growing. Sá munur er einfaldur frádráttur af venjulegum bandarískum gjöldum. Greiðslumiðlun, valfrjálsar viðbætur og vinna við staðbundið bókhald eru utan hans.

QuickBooks hefur líka ókeypis leið fyrir einn notanda, en hún leyfir að jafnaði aðeins tvo útgefna reikninga á mánuði og veitir ekki sérstakan aðgang fyrir bókara. Hún er því ekki jafngild greiddu leiðunum í öllum rekstri. Simple Start, ódýrasta greidda QuickBooks leiðin, kostar venjulega 38 dali á mánuði, rúmar einn almennan notanda og veitir að auki aðgang fyrir tvo bókara. Bókaraaðgangurinn er sérstakur og á ekki að teljast sem sæti starfsmanns.

Ákvörðun eftir einum, þremur og fimm notendum

Notendafjöldinn ræður því hvaða QuickBooks leið kemur til greina, en hjá Xero eru reikningamagn og eiginleikar líklegri til að knýja fram dýrari leið. Eftirfarandi viðmið miðast við venjuleg bandarísk mánaðargjöld, án staðbundins kostnaðar á Íslandi.

• Einn notandi: Xero Early er ódýrari greidd áskrift en QuickBooks Simple Start þegar reikningarnir rúmast innan marka Early. Fari fyrirtækið yfir þau verður Xero Growing dýrara en Simple Start. Fyrir allra minnstu umsvifin kemur ókeypis QuickBooks leiðin einnig til álita, en reikningamörk hennar og skortur á bókaraaðgangi þrengja notagildið.
• Þrír notendur: QuickBooks Essentials er fyrsta leiðin sem rúmar þrjá almenna notendur. Xero Early eða Growing getur því verið ódýrara, eftir reikningamagni. Ef fyrirtækið þarf líka innbyggt fjölmyntubókhald færist Xero samanburðurinn hins vegar upp í Established, og þá verður Essentials ódýrari áskrift.
• Fimm notendur: QuickBooks Plus rúmar fimm almenna notendur og kostar venjulega 140 dali á mánuði. Sama Xero leið og dugði við þrjá getur áfram dugað við fimm ef reikningamagn og verkefni breytast ekki. Plus bætir þó einnig við birgðahaldi og yfirsýn yfir afkomu verkefna; verðmunurinn er ekki eingöngu greiðsla fyrir fleiri sæti.

Sömu færslur sýna mun á sjálfvirkri flokkun

Í prófun The Ledger Stack voru sömu 162 banka- og kortafærslurnar, 18 sölureikningar og fimm viljandi villutilvik færð í bæði kerfin. Xero fékk 25 stig af 32 á gátlista prófunarinnar og QuickBooks Online 21. Prófaðar voru Growing og Essentials leiðir á gögnum tilbúins bandarísks fyrirtækis, svo stigagjöfin segir til um þetta vinnuflæði en ekki íslensk skattaskil eða bankatengingar.

QuickBooks lagði fram flokkunartillögur strax við upphaf prófunarinnar. Nokkrar þeirra voru rangar, en tillögurnar urðu betri eftir leiðréttingar notandans. Xero lét fyrstu færslur frekar bíða ákvörðunar og notaði síðan fyrri flokkun sem fordæmi. Það getur sparað yfirferð rangra ágiskana, en röng flokkun sem notandi samþykkir getur einnig endurtekið sig. Fyrirtæki sem metur sjálfvirkni eftir sparaðri vinnu þarf því að horfa bæði á hraða tillagnanna og tíma sem fer í að leiðrétta þær.

Bæði kerfin misstu af tvítekinni færslu í prófuninni. Við eyðu í innfluttum bankafærslum sýndi QuickBooks mismun við afstemmingu án þess að finna orsökina, en Xero sýndi afstemminguna sem lokið. Eftir að færslurnar sem vantaði voru settar inn gekk leiðréttingin hraðar í Xero í þessu afmarkaða prófi. Heildarstig fela þannig ólíka styrkleika við að finna vandamál og laga það.

Fjölmynt getur snúið áskriftarsamanburðinum við

Xero býður innbyggt fjölmyntubókhald í Established, sem kostar venjulega 97 dali á mánuði á bandaríska verðviðmiðinu. QuickBooks Essentials býður einnig fjölmyntustuðning. Fyrir þrjá almenna notendur sem þurfa að skrá reikninga og greiðslur í erlendum gjaldmiðlum er Essentials því ódýrara en Established samkvæmt þessum áskriftarverðum. Við fimm notendur þarf QuickBooks Plus, svo notendafjöldinn breytir samanburðinum aftur.

Erlend kortafærsla sem banki hefur þegar umreiknað er ekki sama þörf og að bókfæra kröfu eða skuld í erlendum gjaldmiðli. Í prófuninni fóru bæði kerfin með slíka umreiknaða kortafærslu sem venjulega færslu í heimagjaldmiðli. Fyrirtæki með reglulega útgáfu reikninga eða greiðslur í öðrum gjaldmiðli þarf hins vegar að miða við leið sem styður fjölmyntubókhald; þá gefur lægsta Xero verðið ranga mynd af valkostinum.

Íslenskur virðisaukaskattur og bankar bætast við dæmið

Leiðbeiningar Skattsins um virðisaukaskatt segja að skatturinn sé gerður upp rafrænt fyrir hvert uppgjörstímabil með virðisaukaskattsskýrslu. Bandarískur eiginleiki sem heitir „sales tax“ jafngildir því ekki staðfestri lausn fyrir íslenska skýrslu. Við mat á hvoru kerfi þarf að gera ráð fyrir réttum íslenskum skattflokkum, afstemmingu og hugsanlegri viðbót eða vinnu bókara við skilin.

Bankatenging er jafnframt háð tilteknum banka og reikningstegund. Almenn loforð um sjálfvirkan innflutning staðfesta ekki að íslenskur reikningur tengist. Ef bein tenging fæst ekki lýsa leiðbeiningar Intuit um handvirkan innflutning meðal annars innlestri CSV skráa í QuickBooks Online. Sú leið getur haldið bókhaldinu gangandi, en skráarvinnsla og afstemming taka tíma sem þarf að leggja við áskriftargjaldið.

Fyrir íslenskt fyrirtæki er því hagstæðara kerfið það sem nær utan um raunverulegt reikningamagn, nauðsynlega aðganga og gjaldmiðla með minnstum samanlögðum áskriftar- og bókhaldskostnaði. Þrír notendur ýta QuickBooks upp í Essentials, á meðan reikningamörk eða fjölmynt geta ýtt Xero upp um áskriftarleið. Kostnaður við íslensk skattaskil og bankafærslur getur síðan ráðið úrslitum þótt bandaríski verðmunurinn sé skýr.

Lestu einnig:

• Kit eða beehiiv: ókeypis plássið og sjálfvirknin ráða valinu
• GitHub Actions eða GitLab CI: mínútan kostar ekki það sama
• Patreon eða Substack: sama 10% þóknun, ólíkar leiðir að áskrifendum