ChatGPT Business ili Microsoft 365 Copilot: odlučuju radni podaci

Malom timu koji već vodi e-poštu, sastanke i dokumente u Microsoftu 365 najprije ima smisla razmotriti Microsoft 365 Copilot. Kada je posao raspoređen među različitim servisima, ChatGPT Business može biti praktičnije polazište. Razliku određuje pristup sadržaju potrebnom za stvarni zadatak, a ne samo dojam koji ostavlja odgovor na izdvojeno pitanje.

Prije usporedbe pretplata valja utvrditi gdje se nalaze radne datoteke, tko im smije pristupiti i koje licence tvrtka već plaća. Sažetak sastanka bez sačuvanog zapisa ili analiza dokumenta kojem zaposlenik nema pristup slabo govore o sposobnosti modela. Ista četiri zadatka zato mogu voditi do različitog izbora u dvije male tvrtke.

Radni kontekst ovisi o mjestu podataka i dozvolama

Microsoftov opis arhitekture Copilota navodi da Microsoft Graph može dati kontekst iz e-pošte, razgovora i dokumenata kojima prijavljeni korisnik ima pravo pristupa. To je važna prednost kada se relevantan posao već odvija u Microsoftovu okruženju: korisnik može postaviti pitanje uz vlastiti radni kontekst, umjesto da svaki put ručno okuplja materijale. Pristup je pritom ograničen postojećim dozvolama pojedinog korisnika.

Ta granica ima praktičnu posljedicu. Ako zaposlenik nema pravo otvoriti određenu datoteku, Copilot mu je ne bi smio dohvatiti. Ako je mapa podijeljena preširoko, AI pretplata sama neće urediti način dijeljenja. Tvrtki čiji su ključni zapisi izvan Microsofta 365 treba i način njihova povezivanja; sama kupnja licence neće premjestiti te zapise u Microsoft Graph.

ChatGPT Business drukčije okuplja kontekst iz više servisa. OpenAI-jeve upute o povezanim aplikacijama opisuju rad s informacijama iz servisa poput Google Drivea i Slacka te upozoravaju da dostupnost ovisi o aplikaciji, regiji, radnom prostoru i korisničkoj ulozi. Veza s aplikacijom i dalje traži odgovarajući račun, dopuštenja i, gdje je primjenjivo, odobrenje administratora. Za mješoviti skup alata to daje mogućnost okupljanja izvora, ali ne znači da je svaka poslovna datoteka automatski dostupna u razgovoru.

Četiri ista zadatka pokazuju razliku

Različito dostupni zapisi sastanka u Teamsu određuju može li se razgovor sažeti i nakon sastanka.

Istraživanje. Ako je zadatak prikupiti javne informacije i usporediti ih s bilješkama iz nekoliko dopuštenih servisa, ChatGPT Business odgovara načinu rada u kojem korisnik bira i povezuje izvore. Copilot također može pomoći u istraživanju, a njegova posebna vrijednost raste kada pitanje uključuje interne poruke i dokumente iz Microsofta 365. Primjerice, za pitanje što tržište nudi važni su javni izvori; za pitanje što je vlastiti tim već predložio važan je pristup njegovim zapisima. To je razlika u raspoloživom kontekstu, ne rezultat usporednog testa kvalitete odgovora.

E-pošta. Timu koji vodi korespondenciju u Outlooku koristan je pomoćnik ugrađen u okruženje u kojem su već poruke i povezani radni podaci. Copilot može pomoći pri sažimanju prepiske i sastavljanju odgovora u Outlooku. ChatGPT Business može oblikovati nacrt iz sadržaja koji mu korisnik dostavi ili kojem pristupi preko dopuštene veze; prije očekivanja da poznaje određenu prepisku treba provjeriti konkretnu vezu s poštom i njezina prava pristupa. Ako je poslovni sandučić drugdje, položaj prepiske postaje važniji od dojma koji ostavlja ogledni tekst.

Sažetak sastanka. Za sastanak održan u Teamsu Copilot može koristiti tijek razgovora, ali mogućnost naknadnog rada ovisi o postavkama. Microsoftove upute za sastanke u Teamsu razlikuju uporabu samo tijekom sastanka od uporabe tijekom i nakon njega; za potonju je potreban prijepis, uz odgovarajuću licencu i dopuštene postavke. ChatGPT Business može sažeti zapis koji mu je zakonito dostavljen ili dostupan, no tim prvo mora imati upotrebljiv zapis. Za izbor pretplate zato je bitno kako sastanci u tvrtki ostavljaju trag, a ne samo postoji li naredba za sažimanje.

Interni dokument. Kada je radna verzija u Wordu, OneDriveu ili SharePointu, Copilot se uklapa u postojeći način otvaranja i uređivanja datoteke. ChatGPT Business može biti koristan ako zadatak traži usporedbu te datoteke s materijalima iz drugih povezanih servisa ili s datotekama koje korisnik izričito priloži. U oba slučaja dostupnost datoteke i točnost tumačenja odvojena su pitanja: prije slanja nalaza klijentu treba pogledati izvorni odlomak, tablicu ili prilog na kojem se zaključak temelji.

Licence i upravljanje korisnicima

ChatGPT Business ima jasan donji prag za mali tim. OpenAI-jev FAQ za Business navodi najmanje dva plaćena mjesta, koja mogu biti kombinacija Standard i Premium mjesta, te cijene od 20 odnosno 100 USD po korisniku mjesečno uz godišnje plaćanje ili 25 odnosno 125 USD uz mjesečno plaćanje. Navedeni dolarski iznosi mogu se razlikovati prema zemlji i valuti naplate. Vlasnik radnog prostora kupuje i mijenja plaćena mjesta, dok administratori upravljaju dijelom svakodnevnih postavki članstva.

Microsoft 365 Copilot za tvrtke traži odgovarajuću osnovnu pretplatu na Microsoft 365 i dodijeljenu Copilot licencu korisniku. Za rad u Teamsu treba uzeti u obzir i licencu za Teams te pravila sastanaka. Zbog toga popis postojećih pretplata mora prethoditi usporedbi cijena: tim koji već plaća prikladnu osnovnu tarifu računa dodatak drukčije od tima koji tek mora nabaviti cijeli paket. Jednako je važno provjeriti jesu li dokumenti pohranjeni ondje gdje ih namjeravani korisnici mogu otvoriti.

Račun za pet korisnika

Pet korisničkih mjesta pokazuje kako minimalan broj mjesta u ChatGPT Businessu ulazi u račun poslovne pretplate.

Ako svih pet korisnika ChatGPT Businessa dobije mjesto Standard, primjer iz objavljenih dolarskih cijena iznosi 100 USD mjesečno uz godišnje plaćanje, odnosno 125 USD pri mjesečnom plaćanju. Uvjetna kombinacija četiriju mjesta Standard i jednog Premium iznosi 180 USD mjesečno prema godišnjoj tarifi. Viša cijena Premium mjesta ima smisla samo ako netko u timu doista treba njegov veći opseg uporabe; za zajednički radni prostor nije nužno svima dodijeliti isti tip mjesta.

Microsoftov hrvatski cjenik prikazuje promotivnih 15,60 € po korisniku mjesečno za dodatak Microsoft 365 Copilot za tvrtke uz godišnju obvezu, bez poreza, za prvu godinu ponude dostupne do 31. prosinca 2026.; na istoj je stranici paket Microsoft 365 Business Standard s Copilotom naveden po 20,36 € po korisniku mjesečno uz godišnje plaćanje. Za pet korisnika dodatak prema toj cijeni iznosi 78 € mjesečno, odnosno 936 € za prvu godinu, povrh potrebnih osnovnih licenci. Paket s Business Standardom iznosi 101,80 € mjesečno za pet korisnika prema navedenoj tarifi.

Ti iznosi nisu izravna usporedba ukupnog troška: jedan je cjenik iskazan u dolarima, drugi u eurima bez poreza, a Microsoftov dodatak pretpostavlja osnovne licence. Promotivna cijena odnosi se na prvu godinu, pa i uvjeti obnove utječu na odluku. Za tim kojem su poruke, sastanci i dokumenti već u Microsoftu 365 dodatak može biti jednostavniji put do postojećeg konteksta; za tim koji te zapise održava u više servisa presudna je dostupnost potrebnih veza i dopuštenja.

Pročitajte i: