Google Workspace ili Microsoft 365: jeftiniji plan nije nužno jeftiniji tim

Microsoft 365 ima nižu početnu cijenu za mali hrvatski tim, ali najjeftinija licencija nije uvijek najjeftiniji način rada. Ako su potrebni instalirani Word i Excel, treba računati Business Standard umjesto Basica; ako tim većinu posla obavlja zajedničkim uređivanjem u pregledniku, Google Workspace može bolje odgovarati njegovu radu.

Za usporedbu služe redovne europske cijene uz godišnju obvezu, bez PDV-a i promotivnih popusta. Googleov cjenik Workspacea navodi 6,80 eura po korisniku mjesečno za Business Starter i 13,60 eura za Business Standard. Na Microsoftovoj irskoj stranici poslovnih planova Business Basic s Teamsom stoji 6,07 eura, a Business Standard s Teamsom 12,13 eura po korisniku mjesečno; inačice EEA bez Teamsa stoje 4,67 odnosno 9,34 eura. To su javni iznosi za usporedbu, a konačna ponuda hrvatskoj tvrtki može ovisiti o načinu kupnje.

Godišnji trošak licence za jednog, pet i dvadeset korisnika

Usporediva računica množi redovnu mjesečnu cijenu s brojem korisnika i dvanaest mjeseci. Uključuje licencije s godišnjom obvezom, ali ne uključuje PDV, migraciju, obuku ni dodatne usluge. Microsoftovi iznosi u glavnoj usporedbi odnose se na planove s Teamsom, jer oni već sadrže alat za sastanke i timsku komunikaciju.

• Google Workspace Business Starter: 81,60 eura za jednog korisnika, 408 eura za pet i 1.632 eura za dvadeset korisnika godišnje.
• Microsoft 365 Business Basic s Teamsom: 72,84 eura za jednog korisnika, 364,20 eura za pet i 1.456,80 eura za dvadeset korisnika godišnje.
• Google Workspace Business Standard: 163,20 eura za jednog korisnika, 816 eura za pet i 3.264 eura za dvadeset korisnika godišnje.
• Microsoft 365 Business Standard s Teamsom: 145,56 eura za jednog korisnika, 727,80 eura za pet i 2.911,20 eura za dvadeset korisnika godišnje.

U paru početnih planova Microsoft je povoljniji prema samoj pretplati, a isto vrijedi i za navedena dva plana Standard. No naziv razine ne znači da paketi nude iste mogućnosti. Primjerice, prijelaz s Microsoftova Basica na Standard nije kozmetička nadogradnja za tim koji radi u Excelu na računalu: tek viši plan uključuje instalirane uredske aplikacije. Zato godišnji zbroj ima smisla tek kada se zna koja razina pokriva obvezne poslove.

Stolne aplikacije ili suradnja u pregledniku

Business Basic daje web i mobilne verzije Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka. Business Standard dodaje instalirane verzije tih aplikacija, koje se mogu koristiti i izvan mreže. Za tim koji održava složene Excelove radne knjige ili redovito uređuje lokalne Office datoteke, cijena Basica stoga nije odgovarajuća polazna točka.

Google Docs, Sheets i Slides odgovaraju radu u kojem više ljudi istodobno uređuje isti sadržaj. Googleove aplikacije mogu raditi i izvan mreže, ali taj način rada nije zamjena za instalirani Excel kada su presudne njegove napredne funkcije. Computerworldova usporedba aplikacija ocjenjuje da Excel nudi dublje mogućnosti za tablice, dok je suradnja u stvarnom vremenu u Google Sheets jednostavnija. To je korisna razlika za odluku: tim koji zajedno piše i komentira dokumente može dati veću težinu tijeku suradnje, a tim vezan uz zahtjevne proračunske tablice mogućnostima Excela.

Postojeći dokumenti također utječu na cijenu promjene. Ako se složene datoteke stalno šalju između Officea i Googleovih aplikacija, prijenos može zahtijevati dodatnu provjeru oblikovanja i funkcija. Ako partneri šalju radne knjige koje tim mora nastaviti uređivati, nekoliko stvarnih datoteka govori više od usporedbe popisa aplikacija.

Pohrana i sastanci određuju potrebnu razinu

Googleov Starter dodaje 30 GB objedinjene pohrane po korisniku, a Standard 2 TB po korisniku; kapacitet se dijeli na razini organizacije. Microsoftovi uspoređeni poslovni planovi navode 1 TB prostora u OneDriveu po korisniku. Tim s velikom zbirkom zajedničkih datoteka zato treba gledati i način raspodjele prostora, a ne samo najveći broj otisnut uz plan.

Starter podržava sastanke u Google Meetu do 100 sudionika. Standard podiže granicu na 150 i uključuje snimanje sastanaka, pa tim kojem je snimanje obvezno mora u Googleovu stupcu računati višu razinu. Microsoftovi planovi s Teamsom uključuju pozive, sastanke i razgovore; jeftinije inačice EEA bez Teamsa mogu biti razuman izbor ako tim već ima drugi plaćeni alat za te poslove. Njihova niža cijena sama po sebi ne predstavlja jednak skup usluga.

AI funkcije: uključeno i dodatno plaćeno

Workspace Starter uključuje Gemini u Gmailu i pristup razgovoru u aplikaciji Gemini. Standard proširuje njegove mogućnosti na Docs, Meet i druge dijelove paketa. Ako je AI pomoć unutar zajedničkog pisanja ili sastanaka stvarna potreba, za usporedbu treba uzeti Standard čak i kada bi Starterova pohrana bila dovoljna.

Microsoft razlikuje uključeni Copilot Chat od Copilota povezanog s uredskim aplikacijama i organizacijskim sadržajem. Prema Microsoftovu prikazu opcija Copilota, dublja integracija dostupna je kroz dodatak ili plan s Copilotom; prikazani Business Standard s Copilotom stoji 20,36 eura po korisniku mjesečno uz godišnje plaćanje, bez PDV-a. To je zasebna opcija, a ne funkcija uračunata u osnovni Business Standard. Ako AI nad poslovnim datotekama treba samo dijelu zaposlenika, trošak te opcije valja računati za te korisnike, umjesto automatski za cijeli tim.

Migracija i administracija ostaju izvan cjenika

Promjena paketa može uključivati prijenos pošte, kalendara i datoteka, postavljanje domene i korisničkih prava te obuku za drukčiji način dijeljenja dokumenata. Bez podataka o postojećem sustavu i količini sadržaja tim se stavkama ne može pripisati pošten jedinstveni iznos. Ipak, one su dio odluke: ušteda na licencijama može izgubiti smisao ako prijelaz traži mnogo ručnog rada ili stalno održavanje dvaju načina rada.

Administrativni teret posebno raste kada se isti dokumenti nalaze na više mjesta ili zaposlenici trebaju paralelno održavati različite verzije datoteka. Tim koji već dijeli sadržaj u Google Driveu ima drukčiji trošak promjene od tima čiji su predlošci, pošta i radne knjige vezani uz Microsoftove aplikacije. U oba slučaja odvojite jednokratni posao preseljenja od ponavljajućeg godišnjeg iznosa za licencije.

Koji plan odgovara načinu rada?

• Ako su glavni poslovi e-pošta, zajedničko uređivanje i rad u pregledniku, usporedite Workspace Starter i Business Basic s Teamsom prema potrebnoj pohrani i načinu suradnje.
• Ako su snimanje Meet sastanaka, veća objedinjena pohrana ili Gemini u dokumentima obvezni, za Google računajte Workspace Standard.
• Ako su instalirani Word i napredni Excel obvezni, za Microsoft računajte Business Standard; Basic tada ne pokriva zahtjev.
• Ako tim već koristi drugi alat za sastanke, razmotrite Microsoftovu inačicu bez Teamsa. Ako treba AI povezan s poslovnim datotekama, dodajte cijenu odgovarajuće Copilot opcije samo korisnicima kojima je potrebna.

Pročitajte i:

• AI koristi 62% hrvatskih tvrtki, ali samo 16% ima ili gradi strategiju
• Zoom ili Google Meet: besplatni poziv završava 20 minuta ranije na Zoomu
• Bitwarden ili 1Password: niža cijena protiv uglađenijih dodataka