DocuSign või Dropbox Sign: odavam koht võib lõppeda 100 ümbrikuga

Kui väikeettevõte saadab lepinguid sageli, on Dropbox Signi veebiplaani saatmiskulu lihtsam ette näha; DocuSigni puhul tuleb arvestada väljuvaid ümbrikke. DocuSigni eSignature’i hinnakirjas maksab Personal aastase kohustusega 11 dollarit kuus ja lubab saata viis ümbrikku kuus; odavam meeskonnaplaan Standard maksab 30 dollarit kasutaja kohta kuus ning sisaldab 100 ümbrikku kasutaja kohta aastas, samal ajal kui 45-dollarilisel Business Prol on sama aastapiir. Seega ei suurenda kallim DocuSigni meeskonnaplaan iseenesest saatmismahtu.

Dropbox Signi hinnakirjas on ühe saatja Essentials tavahind aastase arvelduse korral 15 dollarit kuus ehk 180 dollarit aastas, kahe või enama saatja Standard algab 25 dollarist kasutaja kohta kuus ehk 600 dollarist aastas ning tasuliste veebiplaanide allkirjapäringute arv on piiramatu. Lehel kuvatakse ka esimese aasta soodushinnad 120,60 ja 420 dollarit; pakkumise tingimuste järgi jätkub tellimus seejärel tavahinnaga. Nii võib kõige väiksema mahu puhul hinnavõrdluse võitja sõltuda sooduspakkumisest, suurema mahu puhul aga DocuSigni lisanduvast ümbrikukulust. Avaldatud dollarihinnad ei sisalda Eesti maksudega lõpparvet.

Viis, 20 või 100 lepingut kuus

Järgmised arvutused on tinglikud: lepinguid saadab üks inimene, iga leping läheb välja eraldi päringuna ja kuumaht püsib aasta läbi sama. Võrreldud on tellimuse baaskulu, mitte allkirjastatud lepingute tegelikku omahinda. DocuSigni lisaümbrike hind ja võimalikud erikokkulepped sellesse arvutusse ei kuulu.

Viis saadetist kuus tähendab 60 saatmist aastas. DocuSign Personal mahutab selle mahu üksnes siis, kui üheski kuus ei saadeta üle viie ümbriku; aastane kohustus on 132 dollarit. Dropbox Sign Essentials maksab tavahinnaga 180 dollarit aastas, kuid kuvatud esimese aasta soodushind 120,60 dollarit jääb sellest madalamaks, kui ettevõte pakkumise tingimustele vastab. Personali puhul ei aita vaiksemad kuud tasa teha kuud, mil saatmisi on rohkem.

Kahekümne eraldi lepingu saatmine kuus annab aastamahuks 240. DocuSign Standardi ühe kasutaja sisaldunud mahust jääb siis puudu 140 ümbrikku: 360-dollarine aastakohustus ei ole kogu saatmiskulu, sest piiri ületavad ümbrikud arvestatakse eraldi. Dropbox Sign Essentialsi veebipäringutele sama mahupiiri ei seata, mistõttu jääb ühe saatja paketi baashind ka selle stsenaariumi korral samaks.

Saja saadetise korral kuus kasvab tinglik aastamaht 1200-ni ja ületab ühe DocuSign Standardi koha sisaldunud mahu 1100 ümbrikuga. Dropbox Signi piiramatu veebisaatmine teeb tellimuse baaskulu etteaimatavamaks, ent iga lepingu ettevalmistamiseks kuluv töö võib sama mahu juures olla märkimisväärne. Kui dokumendid tuleb saata korraga paljudele eri adressaatidele, muutub oluliseks ka hulgisaatmise funktsiooni olemasolu valitud paketis.

Mida loetakse saatmiseks ja kellele on vaja kohta?

DocuSigni ümbrik võib sisaldada mitut dokumenti, välja ja allkirjastajat, kuid läheb saatmismahus arvesse ühe ühikuna. See arvestatakse ära väljasaatmisel ka siis, kui adressaat jätab allkirjastamata. Seetõttu võib valminud lepingute arv olla väiksem kui tasustatav saatmismaht; samadele inimestele koos saadetud dokumendid võivad seevastu mahtuda ühte ümbrikku.

Dropbox Sign eristab samuti dokumendi ise allkirjastamist ja teistele allkirjapäringute saatmist. Piiramatu allkirjastamine ei ole sama omadus mis tasulise veebiplaani piiramatu päringute saatmine. Saatjakohta vajab inimene, kes päringuid välja saadab; adressaat ei pea selleks tasulist kohta ostma. Tööjaotuse juures on seega tähtis saatjate, mitte kõigi töötajate või allkirjastajate arv.

Kahe saatjaga meeskonnas on Dropbox Sign Standardi tavahinnaga aastane miinimum 600 dollarit, kuvatud esimese aasta pakkumise korral 420 dollarit. Kaks DocuSign Standardi kohta tähendavad 720-dollarist aastakohustust ja kummalegi saatjale oma 100 ümbriku aastamahtu. Kui töötajad saadavad kokku 20 lepingut kuus võrdselt, saadab kumbki aastas 120 ümbrikku ning ületab oma sisaldunud mahu 20 võrra. Lisakoha ostmine üksnes ühe inimese suure saatmismahu katmiseks ei asenda selle inimese piirmäära arvestamist.

Mallid ja automatiseerimine muudavad võrdlust

Korduvate lepingute puhul säästab ettevalmistatud mall väljade uuesti paigutamist, kuid mallide arv võib määrata sobiva paketi. Dropboxi paketiselgituse järgi on Essentialsis viis malli, Standardis 15 ja Premiumis piiramatult; tasuliste veebiplaanide piiramatu dokumendimaht erineb API-plaanidest, kus päringutele kehtivad eraldi mahud. Ettevõte, kes saadab sageli palju eri tüüpi lepinguid, võib seega jõuda mallipiirini enne saatmispiiri.

DocuSign Personal võimaldab korduvkasutatavaid malle, Standard lisab nende jagamise meeskonnas ning Business Pro veebivormid, maksete kogumise ja hulgisaatmise. Business Pro suurem kuutasu ostab töövoofunktsioone, mitte suuremat sisaldunud aastast ümbrikumahtu. Kui sama lepingu vorm läheb paljudele eri inimestele, võib hulgisaatmine vähendada käsitööd; selle vajadust tuleb hinnata eraldi saadetiste arvust.

Mõlemal teenusel on ühendused teiste tööriistadega. Dropbox Signi loendis on näiteks Google Drive, Microsoft Word ja HubSpot; DocuSign pakub samuti integratsioone ning meeskonnaplaanis jagatud malle ja aruandeid. Kui leping peab liikuma kliendihaldusest allkirjastamisele ja tagasi, määrab kasu konkreetse ühenduse töö valitud paketis. Veebis käsitsi saadetud päring, ühenduse kaudu tehtud töö ja API-päring ei pruugi kuuluda sama hinnastuse alla.

Kui palju tööd jääb väljade paigutamisega?

TechRadari praktilises võrdluses töötas Dropbox Signi automaatne väljade lisamine ebaühtlaselt, kuigi väljaanne pidas teenust lihtsaks ja mobiilirakendust kiireks; DocuSigni tugevustena tõsteti esile aruandeid ja meeldetuletusi. See kirjeldab väljaande kasutuskogemust, mitte mõõdetud ajasäästu Eesti ettevõtete dokumentidel.

Kui ettevõte saadab iga kord erineva kujuga lepingu, tuleb automaatselt lisatud väljad enne saatmist üle vaadata ja vajaduse korral käsitsi paigutada. Ühesuguste lepingute puhul vähendab mall korduvat seadistamist, kuid selle kasu sõltub sellest, kas vajalikud vormid mahuvad paketi mallipiiri sisse. Meeskonnaaruanded on omakorda väärtuslikumad siis, kui mitme saatja päringute seisu tuleb ühiselt jälgida.

Eesti lepingul võib otsustada ka allkirja tase

Hinnavõrdluse kõrval loeb see, millist allkirja leping või vastaspool nõuab. Euroopa Komisjoni e-allkirja selgitus eristab lihtsat, täiustatud ja kvalifitseeritud elektroonilist allkirja; kvalifitseeritud allkirjal on kogu ELis sõnaselgelt omakäelise allkirjaga võrdne õiguslik toime. Teenuse üldine e-allkirja võimalus ei näita veel, millise taseme annab ettevõtte valitud töövoog ja pakett.

Väikese ning ühtlaselt jaotuva saatmismahu korral võib DocuSign Personal sobida, kuid Dropbox Signi esimese aasta pakkumine võib muuta ka selle hinnavõrdluse. Suurema veebis saatmise mahu puhul on Dropbox Signi paketikulu selgemalt piiritletud; DocuSigni valides tuleb lisada piiri ületavate ümbrike hind. Mitme saatja, eri mallide või automatiseeritud lepinguringi korral määravad valiku juba koos nii kohad, töövoofunktsioonid kui ka lepingu nõutav allkirja tase.

Loe ka:

• Planner või Trello: tasuta tahvel võib kaotada automaatikas
• Power Automate või Zapier: AI-samm võib kulutada ühe asemel 15 ülesannet
• ChatGPT Business või Claude Team: sama hind, erinev kasutuslagi