Planner või Trello: tasuta tahvli automaatikapiir

Kui väikesel meeskonnal on juba Plannerit sisaldav Microsoft 365 tellimus ja vaja on eeskätt sisemist ülesandetahvlit, on Planneri lisakulu väiksem. Trello sobib meeskonnale, kes eelistab tahvlis seadistatavaid automaatikareegleid, kuid Trello hinnakirjas on tasuta Workspace’i piirideks kümme kaastöötajat, kümme tahvlit ja 250 automaatikakäsu käivitust kuus. Korduva töö puhul võib viimane piir otsustada rohkem kui tasuta tahvli olemasolu.

Kui töö nõuab Gantti ajajoont ja ülesannete sõltuvuste loomist, muutub võrdlus. Microsofti Planneri hinnakiri näitab, et põhitahvel sisaldub sobivas Microsoft 365 paketis, kuid Timeline’i ehk Gantti vaade ja sõltuvuste loomine kuuluvad Planner Plan 1 paketti hinnaga 10 USA dollarit kasutaja kohta kuus aastase arvelduse korral. Põhipaketi kasutaja saab tasulises plaanis ülesandeid muuta ja loodud sõltuvusi vaadata, ent lisavaate kasutamiseks vajab ta oma tasulist litsentsi.

Viie, kümne ja 25 inimese arvestus

Järgmised summad on avalike USA dollari hindade põhjal arvutatud kuukulu aastase tellimuse korral. Planneri null tähendab lisakulu olemasolevale sobivale Microsoft 365 tellimusele, mille enda hinda võrdlus ei sisalda. Trello Standardi lähtehind on 5 ja Premiumil 10 dollarit tasulise liikme kohta kuus; arvutus eeldab, et kõik nimetatud inimesed on ühe Workspace’i liikmed. Eesti ostja tegelik arve sõltub muu hulgas kohalikust hinnast ja maksudest.

Viieliikmeline tiim: olemasoleva Microsoft 365 paketiga Planneri põhitahvli ning Trello Free lisakulu on 0 dollarit kuus. Trello Standard maksaks 25 dollarit, Trello Premium ja kõigile ostetud Planner Plan 1 kumbki 50 dollarit kuus.
Kümneliikmeline tiim: Trello Free mahutab täpselt kogu sisetiimi, kui Workspace’is pole teisi kaastöötajaid. Standardi arvestuslik kuukulu on 50 dollarit; Premiumi ja kümne Planner Plan 1 litsentsi puhul on see 100 dollarit. Planneri põhitahvel ei lisa sobiva olemasoleva tellimuse hinnale midagi.
25-liikmeline tiim: üks Trello Free Workspace ei mahuta kogu tiimi. Standardi arvestuslik kuukulu on 125 dollarit, Premiumil ja 25 Planner Plan 1 litsentsil 250 dollarit. Olemasoleva sobiva Microsoft 365 tellimuse puhul jääb Planneri põhitahvli lisakulu nulli.

Need on kõigile liikmetele ostetud tasuliste kohtade võrdlusarvud, mitte eeldus, et iga Planneri kasutaja vajab Plan 1 litsentsi. Kui ainult projektijuht vajab Timeline’i vaadet, on tema Plan 1 lisakulu arvestuses 10 dollarit kuus; ülejäänud sobiva Microsoft 365 paketiga liikmed saavad plaani tavalisi ülesandeid edasi muuta. Trello tasuline pakett rakendub seevastu Workspace’ile ning selle liikmete arv määrab hinna.

Ainult sisetiim: millal piisab põhitahvlist?

Planneri põhipaketis on ülesannete jaoks ruudustiku-, tahvli-, ajakava- ja diagrammivaade. Meeskonnale, kelle töö käib juba Microsoft 365 keskkonnas, on selle tugevus olemasoleva tellimusega kaasnev ülesannete jagamine. Kui töö tähendab vastutaja määramist, tähtaja jälgimist ja ülesande liigutamist tööetappide vahel, ei anna tasuline ajajoon sellele tingimata lisaväärtust.

Trello Free võib olla soodsam lähtekoht meeskonnale, kellel sobivat Microsoft 365 tellimust pole. Selle tahvlid ja kaardid jätavad töökorralduse kujundamiseks rohkem vabadust, samas kui Planner suunab ülesandeid struktureeritumalt; nii kirjeldab rakenduste erinevust ka praktiline võrdlus. Kui igale kliendile või tööliinile tehakse eraldi tahvel, võib Trello tasuta paketi tahvlipiir saabuda enne kaastöötajate piiri. See on mahupiirang, mida üksnes liikmete arvu järgi tehtud hinnavõrdlus ei näita.

Väliskülalised muudavad kohtade arvu

Trello puhul loeb külalise ligipääsu ulatus. Atlassiani külaliste juhendi järgi on Standardi ja Premiumi ühe tahvli külaline tasuta, kuid sama Workspace’i vähemalt kahel tahvlil osalev külaline on tasuline nagu liige. Tasuta Workspace’is arvestatakse külalised kaastöötajate piiri sisse. Nii ei mahu kümneliikmelise sisetiimi juurde tasuta paketis enam välisklient, isegi kui tahvlite ülempiirini on veel ruumi.

Võtame tingliku näite: viis siseliiget ja kaks välispartnerit kasutavad Trello Standardit. Kui kumbki partner pääseb ainult ühele tahvlile, jääb arvestuslik hind 25 dollarile kuus. Kui mõlemad pääsevad ligi ka teisele sama Workspace’i tahvlile, lisandub kaks tasulist kohta ja summa tõuseb 35 dollarini. Külalise õigust näha kõiki talle avatud tahvli kaarte tasub arvestada ka siis, kui lisakohta ei teki.

Planner võimaldab samuti väliseid osalejaid plaani kutsuda, kuid nende ligipääs sõltub organisatsiooni Microsoft 365 seadistusest. Seetõttu on külalistega võrdluses eri küsimused: Trello puhul tasuliste kohtade arv ning Planneri puhul see, kas organisatsioon lubab vajalikku koostööd ja millised toimingud on külalisele avatud. Ainult välise osaleja olemasolu ei tee Trellot automaatselt odavamaks ega Plannerit sobimatuks.

Korduv automaatika: lihtne reegel ja selle kuupiir

Trello eelis on otse tahvlisse ehitatud automaatika. Zapieri praktilises võrdluses hindas mõlemat rakendust kasutanud autor Trello automaatikat viie ja Planneri oma nelja tärniga: Trello reegleid oli tema hinnangul lihtsam seadistada, Planneri töövood eeldasid Power Automate’i kasutamist. Need tärnid väljendavad autori kasutuskogemust, mitte võrreldavat mõõtmist automaatika mahu või käivituste hinna kohta.

Trello tasuta mahu mõju saab näha tingliku töövooga. Kui üks reegel käivitub 12 korda päevas 22 tööpäeval, tekib kuus 264 käivitust ja tasuta Workspace’i 250 käivituse piir saab ületatud. Standardi piir on 1000 käivitust kuus Workspace’i kohta; Premiumis käivituste arvu ülempiiri ei ole. Sama limiit jaguneb ühe Workspace’i tahvlite vahel, nii et teise projekti reeglid vähendavad esimese jaoks jäävat mahtu. Automaatika toimingutele kehtivad lisaks eraldi mahupiirid.

Planneri puhul tähendab automatiseerimine enamasti eraldi voo koostamist Power Automate’is. See võib olla mõistlik, kui ülesanne peab liikuma koos teiste Microsofti teenustega ja meeskond juba haldab selliseid vooge. Lihtsa kaardireegli jaoks nõuab see siiski rohkem seadistamist kui Trello tahvlisisene automaatika. Seega võib Trello võita kasutuslihtsuses, kuid kaotada tasuta mahus; Planneri väiksem lisakulu sõltub omakorda olemasolevast tellimusest ja vajalikust töövoost.

Ajajoon ei võrdu sõltuvuste juhtimisega

Trello Premiumi Timeline-vaade paigutab kaardid ajale, kuid Atlassiani sõltuvuste juhend ütleb, et Trellol puudub sisseehitatud ülesannete sõltuvuste haldus. Seoseid saab esitada kontrollnimekirjade ja kaartide linkidega ning nende järgi automaatikareegleid luua. See on käsitsi kujundatav töökorraldus, mitte Timeline-vaatega kaasnev sõltuvuste juhtimine.

Kui projektijuht peab määrama, milline ülesanne saab alata pärast teise lõpetamist, on Planner Plan 1 siin selgem valik: see võimaldab sõltuvusi luua ja vaadata tööd Gantti ajajoonel. Kui tiimil on vaja üksnes näha kaartide algus- ja lõppkuupäevi, võib Trello Premiumi Timeline sellest piisata. Otsuse kulu sõltub lõpuks sellest, kas tasulist ajajoont ja sõltuvuste loomist vajab kogu meeskond või vaid osa sellest.

Loe ka: