Factorial o Personio: el precio visible desaparece al añadir módulos

Para una pyme en España, Factorial ofrece una referencia inicial: publica un precio desde 5,5 euros por persona al mes, incluye Factorial Core en todos sus planes y prepara una propuesta con las herramientas solicitadas. La cifra visible sirve para empezar la conversación, pero deja de representar el coste total cuando la empresa añade control horario, ausencias, turnos o cálculo de nómina. La decisión exige comparar presupuestos con el mismo alcance.

Los precios de Personio dependen del número de empleados y de las aplicaciones añadidas, sin una cuota cerrada publicada para esa combinación. Su plan Core incluye registro de jornada, nómina preliminar e informes; Core Pro amplía la gestión de entidades legales y da acceso a la API para integraciones personalizadas. Personio resulta una opción especialmente pertinente si esas capacidades de organización e integración son necesarias, aunque solo una oferta concreta permitirá compararla en euros con Factorial.

Qué incluye la base y qué cambia el presupuesto

Factorial Core agrupa expedientes, documentos, firma electrónica, directorio, organigrama e informes personalizados. En su catálogo de herramientas aparecen por separado Ausencias y vacaciones, Control Horario, Gestión de turnos, Reclutamiento y Asesoría digital y cálculo de nómina. Que una función aparezca en el catálogo no establece cuánto costará incorporarla al plan: la empresa debe pedir una propuesta que identifique cada herramienta requerida.

Personio parte de otra distribución. Core reúne el registro de jornada, la gestión de ausencias, los informes y la preparación de datos de nómina; Core Pro añade, entre otras capacidades, permisos ampliados, planificación de plantilla y acceso a integraciones personalizadas. Reclutamiento, desempeño y gestión de la remuneración figuran entre las aplicaciones que pueden complementar la suscripción. Por eso comparar «Core» con «Core» por el nombre del plan llevaría a enfrentar funciones diferentes.

La reseña de TechRadar valora la amplitud funcional y la interfaz de Factorial, pero advierte de que el coste puede aumentar deprisa al sumar módulos cuyos precios no se muestran individualmente. Es una valoración del producto, no una tarifa para España. Refuerza la necesidad de pedir el importe de la configuración completa antes de tratar el precio de entrada como presupuesto.

Nómina y jornada: funciones con resultados distintos

En nómina conviene precisar el resultado esperado. Preparar las incidencias y los datos salariales para una asesoría no equivale a calcular la nómina definitiva. Factorial ofrece una herramienta seleccionable de asesoría digital y cálculo de nómina; la nómina preliminar de Personio, incluida en Core, organiza la información que se utilizará en el proceso. Una oferta comparable debe decir quién realiza el cálculo final, dónde se revisan las incidencias y qué sistema genera el resultado que recibirá la empresa.

Si la empresa utiliza a3innuva Nómina, la integración de Personio con a3innuva Nómina permite transferir datos personales, contractuales, retributivos y de ausencias; después, la nómina se gestiona en a3innuva. Esta distinción afecta al presupuesto: además de la plataforma de recursos humanos, puede haber un programa de nómina o una asesoría que continúe interviniendo. Para Factorial habría que cotizar la opción de cálculo solicitada y delimitar el trabajo de sus socios de asesoría.

El control horario también requiere más detalle que una respuesta afirmativa. Personio lo incorpora a Core, mientras Factorial lo presenta como una herramienta con la que se compone el plan. Para una operación española, la petición debería describir los métodos de fichaje necesarios, la aprobación de correcciones, el tratamiento de horas extra y la conexión de esas incidencias con nómina. Así se compara el proceso que utilizará la plantilla, además de la presencia de una función en el catálogo.

Informes e integraciones según el uso real

Ambas plataformas incluyen informes en sus funciones básicas, pero la palabra «analítica» no define el resultado. Una empresa con varios centros puede necesitar ausencias por centro y periodo; otra, evolución de plantilla por entidad o información de horas para calcular costes. En la demostración conviene pedir esos informes concretos, identificar quién puede verlos y comprobar si se pueden exportar en el formato que usa el equipo financiero.

La integración necesaria depende del recorrido de cada dato. No basta con saber que existe un catálogo de conexiones: importa si el alta de un empleado llega al sistema de destino, si las ausencias se transfieren al proveedor de nómina y si una modificación se sincroniza sin duplicar trabajo. Cuando se necesita una conexión propia, el acceso a la API de Personio se sitúa en Core Pro. En cualquiera de las dos ofertas, el alcance técnico, la implantación y el mantenimiento del conector deben figurar por separado.

Para una empresa con sociedades en varios países europeos, el presupuesto debería distinguir empleados, entidades legales, proveedores de nómina y sistemas conectados en cada país. Un expediente común de personal puede convivir con distintos cálculos locales de nómina. La comparación útil identifica qué parte se resuelve en la plataforma y qué parte permanece en cada proveedor externo.

Módulos mínimos para tres plantillas hipotéticas

Los siguientes escenarios son supuestos de compra, no paquetes oficiales ni estimaciones de precio. Cada fila fija las mismas necesidades para las dos solicitudes y muestra dónde puede variar la configuración.

• 25 empleados, una entidad y horario estable: pedir expedientes, documentos, ausencias, registro de jornada, informes básicos y entrega de datos a la asesoría. En Factorial, solicitar Core con las herramientas de ausencias y control horario; en Personio, solicitar Core y especificar la salida que necesita la asesoría. Si se desea sustituirla, pedir aparte el alcance y el coste del cálculo definitivo de nómina.
• 100 empleados, turnos y contratación frecuente: mantener las funciones anteriores y añadir planificación de turnos, reclutamiento e informes por centro. En Factorial, identificar las herramientas de tiempo y talento necesarias. En Personio, partir de Core, añadir la aplicación de Reclutamiento y pedir que se detalle cómo se resolverán los turnos previstos. Ambas propuestas deben señalar si la planificación exige una función adicional o trabajo de implantación.
• 500 empleados, varias entidades europeas y una integración propia: incluir permisos por entidad, informes consolidados, un flujo de nómina para cada país y conexión con los sistemas existentes. En Personio, pedir Core Pro por su gestión ampliada de entidades y acceso a la API, más las aplicaciones que requieran los procesos. En Factorial, solicitar la combinación de plan y herramientas que cubra esas mismas tareas y una descripción técnica de cada conexión.

El tamaño de plantilla, por sí solo, no determina los módulos. Son los turnos, la frecuencia de contratación, el número de entidades y las conexiones requeridas los que modifican cada supuesto. Si una necesidad no existe en la empresa, debe retirarse de ambas solicitudes para conservar una comparación justa.

La misma solicitud para recibir dos ofertas comparables

El texto enviado a ambos proveedores puede ser idéntico: «Necesitamos gestionar la plantilla, entidades y países indicados, con expedientes y documentos, ausencias, registro de jornada, el flujo de nómina descrito, los informes especificados y las integraciones enumeradas. Indicad qué plan y aplicaciones cubren cada tarea, qué queda fuera y quién calcula la nómina definitiva». Conviene acompañarlo de los sistemas actuales y de un ejemplo del dato que debe pasar entre ellos.

Después, solicitar en la misma respuesta la cuota recurrente para los usuarios incluidos, el coste de implantación, conectores y soporte, la duración del contrato y cómo cambia la cuota al incorporar empleados o funciones. También hay que distinguir el precio del software del coste de una asesoría o herramienta de nómina externa. Con ese desglose, Factorial y Personio se pueden juzgar por el proceso que efectivamente cubrirán y por el importe de mantenerlo, en lugar de enfrentar una cifra inicial con una propuesta de alcance diferente.

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