Toggl Track eller Clockify? Tre gratis brugere ændrer teamvalget

Toggls prisoversigt angiver, at Toggl Track er gratis for op til tre brugere. For en freelancer eller et lille team, der vil registrere tid uden medarbejderovervågning, er det derfor et oplagt valg. Når teamet vokser ud over gratisgrænsen, kræver Toggl en betalt plan.

Clockifys vilkår for gratisplanen giver plads til fem aktive brugere inklusive ejeren. Clockify er dermed gratisvalget for et team på fire eller fem, hvis det primært skal føre timer. Hos begge tjenester kræver fakturerbare satser en betalt plan, og behovet for godkendelser eller fakturaer flytter sammenligningen til andre abonnementsniveauer.

Gratispladsen afgør de små teams valg

Ved én eller tre brugere kan begge gratisplaner dække selve tidsregistreringen. Ved fem kan Clockify stadig bruges uden abonnementsbetaling, mens Toggls gratispladser er opbrugt. Ved ti brugere skal begge løsninger vurderes som betalte abonnementer. Det er derfor teamets størrelse, før funktionslisten, der afgør, om gratisplanerne overhovedet kan sammenlignes.

Clockifys gratis rapporter har en datogrænse på 31 dage pr. visning. Almindelig rapporteksport er begrænset til PDF; CSV og Excel kræver betaling. Det betyder ikke, at ældre tidsregistreringer forsvinder, men et team, der jævnligt samler flere måneders kundetid i én rapport, får en reel arbejdsgangsbegrænsning. Nye arbejdsområder starter desuden med en prøveperiode med betalte funktioner, som ikke følger med, når arbejdsområdet overgår til Free.

Ældre prisartikler kan give et forkert antal gratis Toggl-pladser. TechRadars oversigt angiver stadig fem gratis brugere hos Toggl Track. Til et nyt team er den aktuelle grænse på Toggls egen prisside det relevante udgangspunkt.

Prisen ved 1, 3, 5 og 10 brugere

Priserne her er USD pr. bruger pr. måned ved årlig betaling. Toggl Starter koster 9 dollar og Premium 16 dollar pr. bruger; hos Clockify koster Basic 3,99 dollar og Standard 5,49 dollar pr. plads. Pro koster 7,99 dollar pr. plads. På en betalt Clockify-plan optager hver aktiv eller inviteret bruger en betalt plads, også ejeren. Der følger altså ingen gratis pladser med ind i regnestykket for en betalt plan.

• 1 bruger: Grundlæggende registrering kan være gratis hos begge. Med fakturerbare satser koster Toggl Starter 9 dollar mod Clockify Basic 3,99 dollar om måneden. Med formel godkendelse bliver det 16 dollar for Toggl Premium mod 5,49 dollar for Clockify Standard.
• 3 brugere: Begge gratisplaner rummer teamet. Hvis alle skal have adgang til satser, er den beregnede månedspris 27 dollar på Toggl Starter mod 11,97 dollar på Clockify Basic. Med godkendelser er den 48 mod 16,47 dollar.
• 5 brugere: Clockify Free dækker tidsregistrering alene; Toggl Starter koster 45 dollar om måneden. Med satser på begge sider er sammenligningen 45 mod 19,95 dollar. Med godkendelser er den 80 mod 27,45 dollar.
• 10 brugere: Ingen af gratisplanerne rækker. Satser giver en beregnet månedspris på 90 dollar hos Toggl Starter mod 39,90 dollar hos Clockify Basic. Godkendelser giver 160 mod 54,90 dollar.

Beløbene er abonnementernes månedspris ved årlig betaling, ikke prisen for et abonnement, der betales måned for måned. Clockify viser priser uden afgifter og oplyser, at moms kan blive lagt til efter kundens land; den endelige pris for en dansk kunde fremgår ved betaling. Et inviteret teammedlem tæller med på Clockifys betalte plan, selv om vedkommende endnu ikke har ført timer.

Satser, godkendelser og inaktiv tid

Begge tjenester kan registrere tid med en timer eller manuel indtastning. Den afgørende forskel for en konsulent ligger i, hvad der kan ske med timerne bagefter. En markering af kundearbejde er ikke det samme som en sats, en godkendt timeseddel eller en udstedt faktura.

• Fakturerbare satser: Toggl placerer satser på Starter og Clockify på Basic. Satsen gør det muligt at beregne et beløb ud fra registreret, fakturerbar tid. Uden den må beløbet beregnes uden for tidsregistreringen.
• Godkendelser: Toggl placerer godkendelse af timesedler på Premium og Clockify på Standard. Funktionen er relevant, når timer skal gennemgås og godkendes, før de indgår i eksempelvis kundens afregningsgrundlag.
• Inaktiv tid: Toggls browserudvidelse og desktopapps kan give brugeren besked, når en timer kører uden computeraktivitet. Clockifys browserudvidelse kan registrere inaktivitet, så brugeren kan fjerne perioden fra sin timeseddel. En pause fra tastatur eller mus er dog ikke i sig selv et mål for, om konsulentarbejde er udført.
• Overvågning: Toggl oplyser, at tjenesten ikke tager skærmbilleder eller registrerer tastetryk og placering. Clockify tilbyder særskilt aktivitetsovervågning og GPS-sporing på Pro. De funktioner er et andet valg end at lade medarbejderne starte og stoppe en timer.

Fakturering og rapporter er forskellige arbejdsgange

Clockify Standard kan danne fakturaer ud fra registreret tid og rummer godkendelse af timesedler. Toggl Starter giver satser og rapporter over teamets tid og omsætning, men en rapport med et beregnet beløb er ikke en faktura. Hvis virksomheden allerede bruger et fakturasystem, kan Toggls rapporter levere timegrundlaget; hvis fakturaen skal oprettes i tidsværktøjet, har Clockify Standard en mere direkte arbejdsgang.

Rapportbehovet kan også ændre gratisvalget. Toggls gratisplan lægger vægt på personlige rapporter, mens de bredere teamrapporter ligger på Starter. Clockify Free kan vise teamets registreringer, men grænsen for datointerval og eksport gør længere afstemninger mere besværlige. For et team med flere kunder er spørgsmålet derfor både, hvor mange der skal føre tid, og om timerne skal samles, prissættes, godkendes og sendes videre til fakturering.

Privatliv: en timer er ikke medarbejderovervågning

Toggls tilgang passer til et team, der vil kende tidsforbruget på kunder og projekter uden skærmbilleder, tastetryk eller positionsdata. Tjenesten kan registrere brugerens aktivitet i desktopappen, men Toggl beskriver denne oversigt som privat: brugeren bestemmer selv, hvilke aktiviteter der bliver til tidsregistreringer. Det skel er væsentligt, fordi hjælp til at udfylde egne timer og ledelsens adgang til aktivitet er forskellige formål.

Clockifys beskrivelse af medarbejderovervågning omfatter et overblik over aktive timere samt valgfrie skærmbilleder og GPS-sporing ved arbejde på kundesteder. Funktionerne skal aktiveres særskilt; de er ikke en nødvendig del af almindelig tidsregistrering. Hvis et dansk team ønsker dem, bør formål, indstillinger og adgang til oplysninger være afklaret med medarbejderne, før registreringen begynder.

Hvilken løsning passer bedst?

For en freelancer eller et team inden for Toggls gratisgrænse er Toggl Track et godt valg, når enkel registrering og afstand til overvågning vejer tungest. Clockify har den klare gratis fordel for et lidt større team. Når arbejdet kræver satser, godkendelser eller fakturaer, peger de viste abonnementspriser mod Clockify; Toggls værdi ligger især i den ønskede arbejdsgang og dets bevidste fravalg af medarbejderovervågning.

Læs også:

• Pleo eller Spendesk? Flere medarbejdere kan vende prismodellen
• Claude åbner tre cyberniveauer – adgang kræver stadig godkendelse
• Patreon eller Memberful? Omkring 961 dollar vender platformgebyret