Power Automate eller UiPath? Uovervågede robotter vender regnestykket

Power Automate er ofte det enkleste valg, når medarbejdere automatiserer daglige opgaver i et Microsoft-miljø. UiPath kan passe bedre til en større, styret portefølje på tværs af ældre systemer. Zapiers sammenligning peger på samme forskel i anvendelse, men platformvalget afhænger også af, hvor meget arbejde der skal køre uden opsyn.

Her ændrer prisen karakter: En medarbejders licens giver ikke i sig selv kapacitet til uovervågede skrivebordskørsler. Microsofts prisliste viser Power Automate Premium til 15 dollar pr. bruger pr. måned, Process til 150 dollar pr. bot og Hosted Process til 215 dollar pr. bot, alle ved årlig betaling. De viste dollarpriser er udgangspunkt for regneeksemplerne, ikke et dansk tilbud.

Hvilke licenser og udgifter hører med?

En bruger, en proces og en samtidig robotkørsel er forskellige størrelser. Premium dækker blandt andet en brugers cloudflows og overvågede skrivebordsflow. Process giver kapacitet til uovervåget arbejde på en maskine, virksomheden stiller til rådighed, mens Hosted Process omfatter en Microsoft-hostet virtuel maskine. Derfor vokser licensbehovet med antallet af samtidige kørsler, ikke nødvendigvis med antallet af processer i kataloget.

På UiPaths planoversigt begynder Basic ved 25 dollar om måneden og har en grænse på to robotter; priserne for Standard og Enterprise kræver kontakt til salg. En grænse for antal robotter er ikke en dokumenteret totalpris for robotkapacitet. UiPath viser også mere omfattende orkestrering og styring på de højere niveauer, så et sammenligneligt budget kræver et tilbud med den nødvendige kapacitet og de relevante rettigheder.

Til begge platforme kommer arbejdet med at bygge, teste, overvåge og vedligeholde automatiseringerne. Ved uovervåget drift skal virksomheden desuden medregne maskiner eller hosting, konti og adgang til de programmer, robotterne bruger. Et regnestykke er kun sammenligneligt, hvis det bygger på samme opgaver, samme krav til samtidighed og samme driftsansvar.

Scenarie 1: Én medarbejders automatisering

Antag, at én medarbejder automatiserer egne opgaver mellem Outlook, SharePoint og andre tjenester, virksomheden allerede bruger. Hvis opgaven kræver Premium-funktionerne, er den viste Power Automate-pris 15 dollar om måneden, eller 180 dollar over tolv måneder ved den oplyste årlige betalingsmodel. En Process-licens skal ikke lægges oveni for en personlig cloudautomatisering eller en overvåget skrivebordskørsel.

Premium er heller ikke automatisk nødvendig til enhver enkel arbejdsgang i Microsoft 365: De funktioner og forbindelser, medarbejderen faktisk bruger, afgør licensbehovet. UiPaths Basic-pris på 25 dollar om måneden kan tilsvarende ikke sammenholdes krone for krone med Premium, fordi planerne har forskellige rettigheder. I dette scenarie tæller udviklingstid og efterfølgende rettelser ofte mere i beslutningen end forskellen mellem de annoncerede indgangspriser.

Valget er derfor konkret: Kan medarbejderen løse opgaven med forbindelserne i det eksisterende Microsoft-miljø, har Power Automate en naturlig fordel. Kræver opgaven derimod en skrivebordsrobot, som skal betjene et besværligt program, må virksomheden vurdere, hvilket værktøj den kan bygge og vedligeholde processen i. Det er et spørgsmål om opgavens form, ikke om hvilken indgangspris der er lavest.

Scenarie 2: Én uovervåget robot

Antag nu, at en proces skal åbne et ældre skrivebordsprogram og arbejde uden en medarbejder ved maskinen. Med Power Automate Process er den illustrative licensudgift 150 dollar om måneden plus virksomhedens egen maskine. Hvis den samme Premium-licenserede medarbejder bygger flowet og står for den nødvendige forbindelse, bliver summen af de to viste licenser 165 dollar om måneden, før maskine, adgang til målsystemet og vedligeholdelse.

Microsofts licensregler angiver, at en Premium-bruger skal registrere maskinen, før den kan få Process-kapacitet, og at en Process-licens på en maskine kan køre ét skrivebordsflow ad gangen. Reglerne stiller også krav til licensen for den bruger, hvis forbindelse udløser kørslen. Hvis udvikler og forbindelsesbruger er forskellige personer, kan eksemplets ene Premium-licens derfor være utilstrækkelig.

Med Hosted Process og samme ene Premium-bruger bliver det illustrative licensbeløb 230 dollar om måneden. Forskellen er 65 dollar i forhold til Process-eksemplet, men Hosted Process omfatter den virtuelle robotmaskine, som virksomheden ellers selv skal stille til rådighed og drive. Den reelle besparelse afhænger af virksomhedens omkostning til den egen maskine; begge løsninger kræver stadig vedligeholdelse af flow og adgang til målsystemet.

Hvis den uovervågede proces åbner og redigerer Office-programmer til Windows, opstår en særskilt udgift. Microsofts krav til uovervåget Office-brug siger, at kontoen, der udfører opgaven, skal have en Microsoft 365 Apps for enterprise-licens til uovervåget brug, og at hver sådan licens gælder for ét fysisk eller virtuelt driftsmiljø. Kravet knytter sig til Office-brugen og skal derfor medregnes, uanset hvilken RPA-platform der styrer arbejdet.

For UiPath kan en tilsvarende sum først beregnes, når tilbuddet angiver robotkapacitet, brugerrettigheder, driftsmiljø og support til netop denne proces. Basic-planens offentliggjorte fra-pris alene siger ikke, hvad den færdige uovervågede løsning koster.

Scenarie 3: En portefølje med samtidige kørsler

Antag en portefølje, hvor fem skrivebordsopgaver skal kunne køre samtidigt, og én Premium-licenseret medarbejder både udvikler dem og opfylder kravet til forbindelsesbruger. Fem Process-licenser plus denne Premium-licens giver et illustrativt Microsoft-beløb på 765 dollar om måneden, før maskiner og drift. Fem Hosted Process-licenser plus samme Premium-licens giver 1.090 dollar om måneden, før øvrige afhængigheder.

Det afgørende ord er samtidigt. Fem forskellige processer kræver ikke nødvendigvis fem robotter, hvis deres kørsler kan lægges på forskellige tidspunkter. Skal de derimod alle nå samme korte frist, skal platformen have kapacitet til parallelle kørsler. Køretid, ventetid og spidsbelastning bestemmer dermed, hvor mange botlicenser og maskiner regnestykket skal rumme.

UiPaths Basic-grænse på to robotter betyder, at dette eksempel med fem samtidige robotter ligger uden for den plans grænse. Et tilbud på et højere niveau skal specificere samme samtidige kapacitet som Microsoft-eksemplet samt rettigheder til orkestrering, adgangsstyring og support. Først derefter kan licensudgifterne sammenholdes med maskiner, drift og den tid, det tager at ændre processerne, når ældre brugerflader bliver opdateret.

Integrationer og styring afgør resten

Power Automate har en oplagt plads, når arbejdsprocesserne allerede følger Microsoft 365 og Power Platform. UiPath kan have større værdi, når mange robotter skal betjene forskellige ældre programmer og styres som en samlet portefølje. Begge platforme kræver dog ejerskab til adgangsrettigheder, fejl og ændringer i de systemer, automatiseringerne afhænger af.

Den billigste viste licens er derfor ikke nødvendigvis den billigste løsning. For personlig automatisering i et Microsoft-miljø peger både integrationerne og det enkle licensbehov ofte mod Power Automate. Ved større uovervåget drift kan robotternes samtidighed, maskinerne og den nødvendige styring flytte totalprisen væsentligt; her afhænger valget mellem Power Automate og UiPath af et kapacitetsestimat og et konkret UiPath-tilbud.

Læs også:

• Gemini eller Microsoft 365 Copilot? Flytningen kan koste mere end AI'en
• Dropbox eller OneDrive? Office-pakken kan afgøre mere end synkhastigheden
• Planday eller Deputy? Dansk lønintegration kan slå billig automatik