DocuSign eller Adobe Sign? PDF-behovet kan afgøre abonnementet

Acrobat Pro er det mest oplagte udgangspunkt, når samme medarbejder skal redigere PDF’er og indhente almindelige elektroniske underskrifter. DocuSign er mere nærliggende, når aftalerne allerede er færdige, og arbejdet især består i at sende dem ud, genbruge skabeloner og følge op.

Valget ændrer sig ved mange modtagere, integration til egne systemer eller ekstra kontrol af underskriverens identitet. Her skal Acrobat Pro holdes adskilt fra Acrobat Sign Solutions, mens DocuSigns grænser for sendte konvolutter skal med i regnestykket. Ellers risikerer en virksomhed at sammenligne en PDF-pakke med en mere omfattende signaturproces.

Få færdige aftaler: regn på afsendelserne

En virksomhed, der kun sender enkelte færdige kontrakter, har først og fremmest brug for en pålidelig måde at indhente og følge underskrifter på. Ifølge DocuSigns planoversigt omfatter Personal fem konvolutter om måneden, mens årsabonnementerne Standard og Business Pro omfatter op til 100 konvolutter pr. bruger om året. En konvolut kan rumme flere dokumenter og underskrivere, men tæller med, når den sendes, også hvis ingen ender med at underskrive. Forbrug over grænsen kan faktureres pr. ekstra konvolut.

Det gør antallet af udsendelser mere relevant end antallet af PDF-filer. Samler virksomheden flere bilag i én anmodning til samme aftaleforløb, er det stadig én konvolut; sender den særskilte aftaler til mange kunder, vokser forbruget tilsvarende. Personal er rettet mod én person, mens Standard giver et team mulighed for at dele skabeloner. Business Pro tilfører blandt andet masseudsendelse, men den funktion øger ikke i sig selv den inkluderede årlige konvolutgrænse.

PDF-arbejde: Standard, Pro og Sign Solutions løser forskellige opgaver

Hvis aftalen ofte skal rettes før underskrift, er Adobe-valget mere nuanceret end blot Acrobat Pro eller Acrobat Sign Solutions. Acrobat Standard til teams kan allerede redigere og konvertere PDF’er samt indhente underskrifter. Pro tilføjer blandt andet sammenligning af PDF-versioner, fjernelse af følsomme oplysninger og flere signaturværktøjer. Adobes danske erhvervspriser angiver 125 kr. om måneden pr. licens for Standard og 180 kr. for Pro, begge eksklusive moms ved årsabonnement faktureret månedligt.

Den forskel betyder noget, hvis medarbejderen både samler, konverterer og gennemgår filer, før de sendes videre. Er dokumentet derimod færdigt fra et andet system, er ekstra PDF-værktøjer ikke nødvendigvis værd at betale for. Acrobat Pro kan stadig anmode om underskrifter, spore status, sende påmindelser og genbruge skabeloner. Acrobat Sign Solutions er den særskilte løsning til virksomheder, der behøver mere avanceret underskriververifikation, automatiserede arbejdsgange, integration med forretningssystemer eller branchespecifikke krav; prisen kræver kontakt til Adobe.

Masseudsendelse: funktionen og volumen er to forskellige spørgsmål

En lejlighedsvis udsendelse til en mindre gruppe kan klares anderledes end en tilbagevendende proces med individuelle modtagerdata. I Adobes vejledning til Send in Bulk beskrives Acrobat Standard som uden adgang til funktionen, mens Acrobat Pro kan oprette op til 50 individuelle aftaler med manuelt indtastede modtagere. Pro understøtter ikke CSV-upload i denne arbejdsgang; Acrobat Sign Solutions giver mulighed for modtagerlister i CSV og flere indstillinger for de enkelte aftaler.

Hos DocuSign ligger Bulk Send i Business Pro, mens Standard ikke har funktionen. DocuSigns beskrivelse af Bulk Send gennemgår brugen af en skabelon og en importeret CSV-liste med modtageroplysninger. Det fjerner gentagen manuel oprettelse, men de særskilte underskriftsanmodninger skal stadig regnes med i konvolutforbruget. En stor udsendelse kan derfor kræve både adgang til Bulk Send og en højere aftalt volumen.

For en virksomhed med sæsonudsving er den travleste periode ofte mere oplysende end et månedligt gennemsnit. En plan kan have den ønskede funktion og alligevel udløse betaling for ekstra afsendelser, når kampagner eller årlige fornyelser samler sig. Her bør tilbuddet beskrive den forventede volumen og prisen ved overskridelse, så masseudsendelse ikke forveksles med ubegrænset brug.

Integration og identitetskontrol: præcisér kravet

En forbindelse til et velkendt kontorprogram er ikke det samme som at oprette aftaler automatisk fra virksomhedens eget kunde- eller personalesystem. Tom’s Guides gennemgang fremhæver DocuSigns skabeloner, rapportering og brede integrationer og vurderer også Adobe Acrobat Sign som et stærkt erhvervsvalg. Den brede vurdering siger dog ikke, hvilken konkret abonnementsplan der dækker en bestemt systemforbindelse.

DocuSigns udvidede planer kan tilpasses med blandt andet andre konvolutgrænser og mere organisationsstyring. Adobe placerer integration med eksisterende forretningssystemer og standardisering af arbejdsgange blandt formålene med Acrobat Sign Solutions. Hvis en underskrift skal udløse handlinger i et andet system, bør sammenligningen derfor omfatte den konkrete forbindelse, adgangsrettigheder og eventuelle særskilte omkostninger frem for alene leverandørernes lister over integrationer.

Det samme gælder identitet. En almindelig anmodning om elektronisk underskrift, levering via SMS og en egentlig kontrol af underskriverens identitet er forskellige ydelser. DocuSigns Standard-plan omtaler identitetsverifikation som et begrænset introduktionstilbud, mens Adobe fremhæver avanceret underskriververifikation i Acrobat Sign Solutions. En virksomhed med et fast krav til godkendelse må derfor få metoden, abonnementsniveauet og prisen for den nødvendige kontrol præciseret.

Det sammenlignelige abonnement er den samlede arbejdsgang

For få færdige aftaler er DocuSigns konvolutforbrug og behovet for fælles skabeloner de vigtigste skel mellem planerne. Når PDF’en også skal klargøres, bør Acrobat Standard og Pro vurderes hver for sig, før virksomheden betaler for Pro. Ved mange individuelle modtagere bliver både adgang til masseudsendelse og betaling for volumen afgørende. Systemintegration og særlige identitetskrav flytter sammenligningen over mod løsninger, hvor funktioner og pris skal fastlægges i et tilbud.

En brugbar prisberegning omfatter derfor licenser, forventede udsendelser, PDF-værktøjer, identitetskontroller og de forbindelser, der faktisk skal bruges. De offentliggjorte DocuSign-planer vises på en amerikansk prisside, mens Adobes danske side viser priser for Acrobat til teams. De to listepriser er ikke et fælles grundlag for en avanceret løsning: Acrobat Sign Solutions og tilpassede DocuSign-planer kræver et konkret tilbud til den ønskede arbejdsgang.

Læs også:

• Slack eller Teams? Microsoft 365 kan afgøre prisen før chatten
• Proton Mail eller Tuta? Mailklienten kan afgøre mere end krypteringen
• Dropbox eller OneDrive? Office-pakken kan afgøre mere end synkhastigheden