Basecamp hay Microsoft Planner: nhóm đông có thể đảo ngược hóa đơn

Basecamp đáng cân nhắc khi nhiều nhân viên và khách hàng cùng tham gia dự án: các gói trả phí tính theo tài khoản nên số người tăng không nhất thiết làm hóa đơn tăng. Microsoft Planner lại có lợi thế nếu nhóm đã dùng Microsoft 365 và chỉ cần giao việc cơ bản, vì khi đó có thể không phát sinh phí công cụ mới.

Nếu người lập kế hoạch cần Gantt, phụ thuộc giữa các tác vụ hoặc xem khối lượng việc theo người, Planner Plan 1 là phương án phù hợp hơn. Phép so chi phí khi ấy phụ thuộc vào số người thực sự cần tính năng cao cấp, số khách cần vào Basecamp và giới hạn dự án của gói Basecamp được chọn.

Chi phí thay đổi thế nào ở nhóm 5, 20 và 50 người?

Bảng giá Basecamp ghi gói Free cho tối đa 5 người, 1 dự án và 1 GB lưu trữ. Freelancer có giá 25 USD/tháng khi thanh toán hằng năm, cho tối đa 20 người, 3 dự án đang hoạt động và 5 GB; Studio giá 59 USD/tháng, không giới hạn người dùng nhưng giới hạn 10 dự án đang hoạt động và 25 GB. Pro giá 99 USD/tháng với 25 dự án đang hoạt động, còn Unlimited giá 299 USD/tháng và không giới hạn số dự án. Khách hàng, cộng tác viên và người dùng nội bộ đều được tính vào giới hạn người của Freelancer.

Tại Việt Nam, bảng gói Planner của Microsoft ghi Planner cơ bản được bao gồm trong Microsoft 365; Planner Plan 1 giá 10 USD/người/tháng và Planner và Gói Project 3 giá 30 USD/người/tháng, đều theo hợp đồng thanh toán hằng năm và chưa gồm thuế. Planner cơ bản có các dạng xem Lưới, Bảng, Lịch biểu và Biểu đồ. Plan 1 bổ sung Dòng thời gian (Gantt), tạo phụ thuộc tác vụ và dạng xem Mọi người; Plan 3 thêm đường cơ sở, đường dẫn quan trọng và dạng xem Phân công.

Trong ví dụ có điều kiện, nếu cả 5 người đều cần Plan 1, phí Planner tương đương 50 USD/tháng. Basecamp có thể là 0 USD nếu chỉ cần một dự án và đáp ứng giới hạn gói Free, hoặc 25 USD với Freelancer nếu cần nhiều dự án hơn. Với 20 người đều dùng Plan 1, phép nhân cho ra 200 USD/tháng, so với 25 USD của Freelancer khi tài khoản vẫn nằm trong giới hạn người, dự án và lưu trữ.

Ở nhóm 50 người, Plan 1 cho tất cả tương đương 500 USD/tháng; Studio là 59 USD/tháng nếu 10 dự án đang hoạt động và 25 GB đủ dùng. Các con số này là giá quy đổi theo tháng từ gói trả hằng năm, chưa tính thuế, tỷ giá hay điều khoản mua riêng. Chúng cũng không đại diện cho hai bộ tính năng tương đương: Planner cơ bản đã nằm trong giấy phép Microsoft 365 phù hợp có thể khiến phần chi thêm cho quản lý tác vụ bằng không.

Ngưỡng giá cho thấy vì sao tổng quân số dễ gây hiểu nhầm. So riêng phí niêm yết, ba giấy phép Plan 1 đã vượt Freelancer, sáu giấy phép vượt Studio và mười giấy phép vượt Pro. Nhưng nếu nhóm dùng Planner cơ bản cho đa số thành viên, chỉ những người cần dạng xem và quyền lập kế hoạch cao cấp mới cần được tính vào khoản mua thêm.

Giao việc hằng ngày: hai cách tổ chức khác nhau

Basecamp đặt danh sách việc, bảng thông báo, trò chuyện, lịch và tệp trong từng dự án. Cách sắp xếp này hợp với công việc mà trao đổi và quyết định cần nằm cạnh việc đang thực hiện: người tham gia có thể lần theo yêu cầu, người phụ trách và phản hồi trong cùng một nơi. Đổi lại, số dự án hoạt động đồng thời và dung lượng lưu trữ trở thành giới hạn đáng xem trước khi chọn gói.

Planner cơ bản hợp với nhóm đã làm việc trong Microsoft Teams và Microsoft 365. Tác vụ có thể được theo dõi qua bảng, lưới, lịch biểu hoặc biểu đồ mà không cần mọi người mua quyền Gantt. Nếu công việc chủ yếu là giao nhiệm vụ, cập nhật hạn và đánh dấu hoàn thành, khoản phí Basecamp chỉ có ý nghĩa khi cách tập hợp trao đổi và tài liệu theo dự án đem lại lợi ích đủ lớn cho nhóm.

Khác biệt này càng rõ khi quy trình thay đổi. Một nhóm làm ít dự án nhưng có nhiều người tham gia thường dễ tận dụng phí theo tài khoản của Basecamp. Một nhóm đã có Microsoft 365, ít cần cộng tác với khách và chỉ yêu cầu bảng tác vụ có thể dùng Planner cơ bản; mua Plan 1 cho toàn bộ nhân viên trong trường hợp đó sẽ phóng đại chi phí cần thiết.

Khách hàng tham gia dự án làm đổi phép chọn ra sao?

Basecamp phù hợp hơn khi phản hồi của khách là một phần thường xuyên của công việc. Trong ví dụ dự án khách hàng của Basecamp, mỗi khách có một dự án riêng, với tệp, phản hồi và phê duyệt cạnh các việc đang làm; khách chỉ thấy nội dung được chia sẻ. Ví dụ về Fieldwork Design Studio cho thấy bản phác thảo nhận diện nằm trong Docs & Files, hướng thiết kế mới được đưa lên Message Board, còn việc cần làm và lịch trình được giữ trong cùng dự án.

Planner cũng có thể mời người ngoài tổ chức. Hướng dẫn quản trị Planner của Microsoft nêu rằng khách được mời có quyền hạn chế nhưng có thể tạo, sửa tác vụ và thực hiện một số thao tác khác trong kế hoạch. Nếu khách chỉ cần tham gia danh sách việc, khả năng đó có thể đủ. Với quy trình nhiều vòng góp ý và phê duyệt theo từng khách, cấu trúc dự án và quyền chia sẻ có chọn lọc của Basecamp có giá trị riêng.

Phí theo tài khoản cũng cần được đọc cùng quy tắc đếm người. Một tài khoản Freelancer đã đủ 20 thành viên nội bộ phải đổi gói nếu muốn thêm khách; Studio không tăng phí theo số người được mời. Vì vậy, nhóm dịch vụ nên tính cả khách hàng và cộng tác viên dự kiến tham gia, rồi mới đối chiếu tổng người với số dự án hoạt động đồng thời.

Gantt, phụ thuộc và nguồn lực đáng trả phí khi nào?

Plan 1 có ích khi lịch trình cần thể hiện việc nào phải hoàn thành trước khi việc khác bắt đầu. Dạng xem Dòng thời gian cho thấy các công việc trên trục thời gian, còn dạng xem Mọi người giúp nhìn phân công và cân đối khối lượng. Đây là nhu cầu khác với việc chỉ ghi hạn hoàn thành trong một danh sách tác vụ.

Mức độ quản trị nguồn lực cũng quyết định gói cần mua. Plan 1 có dạng xem Mọi người và phụ thuộc tác vụ; Plan 3 mới có dạng xem Phân công để theo dõi công sức theo nguồn lực, cùng đường cơ sở và đường dẫn quan trọng. Nếu dự toán chỉ dùng giá Plan 1 nhưng yêu cầu thực tế là các chức năng của Plan 3, cả phép so giá lẫn quyết định về tính năng đều sẽ sai.

Đánh giá của TechRadar nhận xét Basecamp mạnh về cộng tác và lưu phản hồi, phê duyệt của khách, còn Planner có chiều sâu về lập lịch và phân bổ nguồn lực. Khi đưa nhận xét đó vào quyết định mua, cần gắn từng nhu cầu với đúng cấp giấy phép Microsoft: người dùng Planner cơ bản không có các dạng xem cao cấp chỉ vì họ được tham gia một kế hoạch trả phí.

Chọn theo quyền cần dùng và giới hạn dự án

Với nhóm đã có Microsoft 365 phù hợp, hãy lấy Planner cơ bản làm mốc chi phí ban đầu. Chỉ tính thêm Plan 1 cho người cần trực tiếp dùng Gantt, phụ thuộc tác vụ hoặc dạng xem Mọi người; nếu công việc đòi hỏi đường găng và theo dõi công sức chi tiết, đưa Plan 3 vào phép tính. Người chỉ cập nhật tác vụ trong kế hoạch cao cấp có thể tiếp tục dùng quyền Planner cơ bản, nhưng không được truy cập các dạng xem cao cấp.

Với Basecamp, tổng người tham gia phải gồm cả khách và cộng tác viên, trong khi gói cần đủ chỗ cho dự án hoạt động và tệp. Nhóm đông, nhiều vòng phản hồi với khách và số dự án nằm trong giới hạn Studio có thể trả ít hơn đáng kể so với việc cấp Plan 1 cho tất cả. Nếu công việc chỉ cần Planner cơ bản đã có sẵn, lợi thế chi phí chuyển về phía Microsoft 365; còn khi kế hoạch đòi hỏi Gantt và quản trị nguồn lực, giá phải được cân cùng quyền sử dụng thực tế.

Đọc thêm:

• Shopify hay WooCommerce: phí giao dịch có thể đảo ngược lựa chọn
• FPT.eContract hay Viettel vContract: phí ký có thể đảo ngược bảng giá
• Artlist hay Epidemic Sound: giá giống nhau, quyền dùng cho khách hàng thì không