Clockify hay Harvest: xuất hóa đơn có thể đáng hơn gói miễn phí

Clockify là lựa chọn hợp lý khi freelancer hoặc nhóm dịch vụ ưu tiên theo dõi thời gian với chi phí thấp, nhất là khi đã lập hóa đơn ở nơi khác. Harvest đáng cân nhắc nếu nhóm thường xuyên chuyển giờ làm thành hóa đơn, gửi cho khách và dùng được tích hợp thanh toán. Giá trị của quy trình đó phụ thuộc vào cách nhóm thực sự nhận tiền.

Với người làm độc lập, Harvest Free đã có chức năng lập hóa đơn nhưng giới hạn số dự án. Khi nhóm lớn lên, cần cộng phí ghế với yêu cầu phê duyệt bảng giờ, báo cáo lợi nhuận và khoản tính thêm theo mức sử dụng. Ba hóa đơn giả định dưới đây đặt những chi phí ấy cạnh nhau, thay vì chỉ so giá khởi điểm.

Gói miễn phí đủ cho công việc nào?

Bảng giá Clockify ghi gói Free cho tối đa năm người theo dõi thời gian; lập hóa đơn và phê duyệt bảng giờ nằm ở Standard, giá 5,49 USD mỗi ghế mỗi tháng khi trả trước theo năm. Pro có giá 7,99 USD mỗi ghế mỗi tháng theo cùng kỳ thanh toán, thêm dự báo, ngân sách và theo dõi chi phí nhân công cùng lợi nhuận. Vì thế, một nhóm vẫn nằm trong giới hạn người dùng miễn phí phải trả phí nếu muốn lập hóa đơn ngay trong Clockify.

Bảng giá Harvest ghi Free có một ghế, hai dự án, theo dõi thời gian, chi phí và lập hóa đơn. Teams khởi điểm 9 USD mỗi ghế mỗi tháng khi trả theo năm, thêm báo cáo nhóm và tích hợp kế toán, thanh toán; Enterprise khởi điểm 14 USD, thêm phê duyệt bảng giờ và báo cáo lợi nhuận. Đây là giá thuê bao cơ bản, chưa phải tổng chi phí của mọi tài khoản trả phí.

Sự khác biệt quan trọng với freelancer là đầu ra cần có. Người chỉ cần ghi giờ cho nhiều dự án có thể dùng Clockify Free rồi lập hóa đơn bằng công cụ sẵn có. Người muốn tạo hóa đơn từ giờ đã ghi có thể bắt đầu với Harvest Free nếu số dự án đang hoạt động nằm trong giới hạn. Đối với nhóm dịch vụ, việc có đủ chỗ cho mọi người ở một gói miễn phí chưa giải quyết được nhu cầu duyệt giờ trước khi tính tiền cho khách.

Ba hóa đơn mẫu: phí ghế tăng cùng quy mô ra sao?

Các hóa đơn sau là ví dụ giả định; giờ làm và đơn giá chỉ dùng để tính số tiền yêu cầu khách trả. Phí phần mềm là mức giá niêm yết theo năm, quy đổi ra một tháng. Hướng dẫn tính phí Harvest nêu rằng gói Flex cộng phí theo mức sử dụng vượt phần được bao gồm, dựa trên dự án, khách hàng, công việc có hoạt động và việc lập hóa đơn; khoản này bắt đầu xuất hiện từ kỳ gia hạn trả phí thứ hai của tài khoản mới. Các phép tính dưới đây vì thế chỉ cho biết phí ghế cơ bản, chưa gồm khoản sử dụng phát sinh, thuế hoặc phí nhận tiền.

• Freelancer: Giả sử một người tính 20 giờ ở mức 30 USD mỗi giờ và lập hóa đơn 600 USD. Nếu chỉ có tối đa hai dự án đang hoạt động, phí ghế Harvest Free là 0 USD. Để lập hóa đơn trong Clockify, một ghế Standard có mức quy đổi 5,49 USD mỗi tháng. Harvest có lợi thế rõ về phí phần mềm trong tình huống này; mức lợi đó nhỏ đi nếu freelancer vốn đã có cách lập hóa đơn và thu tiền thuận tiện.
• Nhóm năm người: Giả sử nhóm tính 100 giờ ở mức 40 USD mỗi giờ, tạo hóa đơn 4.000 USD. Năm ghế Clockify Standard tương đương 27,45 USD mỗi tháng, còn năm ghế Harvest Teams có mức cơ bản 45 USD. Nếu quản lý phải phê duyệt bảng giờ trong Harvest, nhóm cần Enterprise với mức cơ bản 70 USD; Clockify đã có phê duyệt ở Standard. Chênh lệch thuê bao cần được cân cùng thời gian nhóm dành cho lập hóa đơn và đối soát thanh toán.
• Agency 12 người: Giả sử agency tính 300 giờ ở mức 50 USD mỗi giờ, lập hóa đơn 15.000 USD. Để có theo dõi chi phí nhân công và lợi nhuận, 12 ghế Clockify Pro tương đương 95,88 USD mỗi tháng. Mức cơ bản cho 12 ghế Harvest Enterprise là 168 USD, trước phí Flex phát sinh nếu vượt phần được bao gồm. Tổng trên hóa đơn là số tiền yêu cầu khách trả, chưa phải lợi nhuận dự án hay tiền đã nhận.

Hóa đơn mẫu cũng cho thấy vì sao không thể lấy số tiền tính cho khách để suy ra công cụ nào rẻ hơn. Một hóa đơn lớn không tự làm tăng phí ghế, nhưng hoạt động dự án và lập hóa đơn có thể ảnh hưởng phí Flex của Harvest. Ngược lại, thêm người được mời vào Clockify trả phí có thể làm tăng số ghế cần mua dù người đó chưa ghi giờ. Để so tổng chi phí, nhóm cần dự kiến cả quy mô nhân sự lẫn lượng công việc đi qua hệ thống.

Phê duyệt và lợi nhuận nằm ở bậc giá nào?

Nếu quản lý phải xác nhận giờ trước khi xuất hóa đơn, Clockify Standard và Harvest Enterprise mới là hai bậc giá đáp ứng trực tiếp yêu cầu đó. So Harvest Teams với Clockify Standard chỉ theo phí ghế sẽ bỏ qua bước phê duyệt. Với nhóm không có quy trình ký duyệt, phần chênh lệch cho Enterprise có thể khó bù lại bằng tính năng họ không sử dụng.

Phân tích lợi nhuận cần thêm dữ liệu về chi phí làm việc, chứ không chỉ tổng giờ có thể tính cho khách. Clockify Pro cho phép đặt chi phí nhân công cạnh mức tính cho khách và có dự báo dự án dựa trên ước tính, giờ đã ghi cùng phân công. Harvest Enterprise có báo cáo lợi nhuận theo khách hàng, dự án, công việc và nhóm. Hai hệ thống đều giúp agency nhìn sâu hơn vào dự án tính trọn gói, nơi số giờ thực hiện có thể tăng mà số tiền khách phải trả giữ nguyên.

Cũng cần phân biệt ước tính dự án với lập kế hoạch nguồn lực. Harvest có chức năng ước tính giờ và chi phí dự án; khả năng kết nối Harvest Forecast phục vụ lập kế hoạch nguồn lực liên quan đến một sản phẩm riêng. Việc thấy mục tích hợp trong bảng tính năng không đủ để cộng quyền sử dụng Harvest Forecast vào giá ghế Harvest. Bản dùng thử Harvest cho phép đánh giá phần lớn tính năng Enterprise, trừ đăng nhập một lần bằng SAML, trước khi quyết định bậc thuê bao.

Từ hóa đơn đến tiền nhận được

Clockify Standard có thể tạo hóa đơn từ giờ và chi phí đã ghi, tải PDF và theo dõi trạng thái hóa đơn. Quy trình hóa đơn Harvest chuyển bảng giờ thành hóa đơn, cho gửi hóa đơn và nhắc thanh toán, tích hợp Stripe hoặc PayPal để khách trả trực tuyến, rồi đồng bộ hóa đơn và khoản thanh toán với QuickBooks Online hoặc Xero. Đó là lý do quy trình xuất hóa đơn có thể đáng trả thêm phí thuê bao: các bước gửi, theo dõi và ghi nhận tiền có thể nối với dữ liệu giờ làm.

Với người bán đặt tại Việt Nam, khả năng dùng cổng nhận tiền là điều kiện quyết định. Việt Nam không có trong danh sách thị trường Stripe hỗ trợ thanh toán; khách ở nước ngoài dùng Stripe không đồng nghĩa một doanh nghiệp đặt tại Việt Nam có thể mở tài khoản Stripe trong nước để nhận khoản trả qua tích hợp. Harvest còn có đường PayPal, nhưng điều kiện tài khoản và phí thực nhận phụ thuộc vào trường hợp của người bán. Vì vậy, nút thanh toán trên hóa đơn chỉ có giá trị thực tế khi nhóm dùng được cổng tương ứng.

Nếu khách thường chuyển khoản theo thỏa thuận và nhóm đã đối soát trong hệ thống kế toán riêng, lợi ích của luồng thanh toán tích hợp sẽ thấp hơn. Nếu mỗi kỳ nhóm phải chuyển nhiều bảng giờ thành hóa đơn, gửi nhắc nợ rồi cập nhật tình trạng thanh toán, thời gian xử lý ấy là một phần của chi phí vận hành. Freelancer ít dự án có thể hưởng lợi từ hóa đơn của Harvest Free; nhóm cần phê duyệt với phí ghế thấp hơn có lý do chọn Clockify Standard; agency cần báo cáo lợi nhuận và nhận tiền qua cổng phù hợp nên so Clockify Pro với toàn bộ chi phí Harvest Enterprise, gồm cả phần sử dụng Flex.

Đọc thêm:

• Biên lợi nhuận gộp dương vẫn có thể che một đơn hàng không đáng bán
• Toggl Track hay Clockify: ghế trống vẫn có thể bị tính tiền
• Upwork hay Freelancer.com: đơn nhỏ có thể mất hơn 10% vì phí tối thiểu