Slack hay Microsoft Teams: lịch sử chat và họp video quyết định lựa chọn

Với doanh nghiệp nhỏ phối hợp chủ yếu qua tin nhắn và dùng nhiều dịch vụ độc lập, Slack là lựa chọn hợp lý nếu các ứng dụng đó cần cùng xuất hiện trong luồng trao đổi. Microsoft Teams thường hợp hơn khi email, lịch và tài liệu đã nằm trong Microsoft 365, hoặc khi nhóm thường tổ chức cuộc họp video có nhiều khách tham dự.

Hai nhu cầu có thể làm thay đổi quyết định là tìm lại trao đổi cũ và họp đông người. Slack Free giới hạn phần lịch sử có thể truy cập; nâng lên Pro giải quyết nhu cầu tra cứu nhưng tạo thêm phí thuê bao. Teams có lợi thế về quy mô cuộc họp, song doanh nghiệp đang dùng Microsoft 365 cần xác định gói hiện tại có kèm Teams trước khi so giá mua thêm.

Chi phí thuê bao cho nhóm 10 và 50 người

Bảng giá Slack niêm yết Pro ở mức 7,25 USD/người/tháng khi thanh toán theo năm, kèm lịch sử tin nhắn không giới hạn, tích hợp ứng dụng không giới hạn và Huddles theo nhóm. Slack Free cho phép dùng tối đa 10 ứng dụng và chỉ hỗ trợ Huddles giữa hai người. Vì vậy, khoản tiền mua Pro có thể xuất phát từ nhu cầu tìm lại quyết định cũ hoặc cộng tác theo nhóm, ngay cả khi công ty không cần thêm chỗ cho cuộc gọi.

Trên bảng giá Teams dành cho doanh nghiệp, Teams Essentials là 4 USD/người/tháng và Microsoft 365 Business Basic có Teams là 7 USD/người/tháng khi cam kết năm. Essentials tập trung vào chat, cuộc gọi, họp và lưu trữ đám mây; Business Basic có thêm email doanh nghiệp, Word, Excel, PowerPoint và Outlook trên web, di động cùng OneDrive. Microsoft cũng bán các phiên bản Microsoft 365 không kèm Teams, nên tên gói đang sử dụng chưa đủ để kết luận doanh nghiệp đã có quyền dùng dịch vụ này.

Giả sử tất cả thành viên dùng cùng một gói trong cả năm, nhóm 10 người trả tương đương 72,50 USD mỗi tháng cho Slack Pro, 40 USD cho Teams Essentials hoặc 70 USD cho Business Basic có Teams. Với nhóm 50 người, các khoản tương ứng là 362,50 USD, 200 USD và 350 USD mỗi tháng. Đây là phép nhân từ giá niêm yết bằng USD trên các trang quốc tế, chưa gồm thuế, tỷ giá và điều kiện bán tại Việt Nam.

Phí thuê bao cũng chưa phải toàn bộ chi phí lựa chọn. Nếu mua Slack nhưng vẫn giữ công cụ họp, email và lưu trữ riêng, doanh nghiệp phải cộng các khoản đó vào ngân sách. Nếu đã trả tiền cho Microsoft 365 có Teams, mua thêm Slack nghĩa là trả cho một luồng cộng tác thứ hai và dành thời gian chuyển thói quen làm việc. Khi quyết định còn liên quan đến bộ ứng dụng văn phòng, tổng chi phí bộ ứng dụng là phần cần tính cùng với phí chat và họp.

Lịch sử chat ảnh hưởng đến việc tra cứu quyết định cũ ra sao?

Giới hạn của Slack Free cho người dùng truy cập tin nhắn và tệp trong 90 ngày gần nhất; dữ liệu trong không gian làm việc cũ hơn một năm sẽ bị xóa. Hai mốc này khác nhau: một tin nhắn có thể tạm thời không xem được trước khi đến thời điểm bị xóa. Nâng cấp có thể hiện lại dữ liệu còn được giữ, nhưng không khôi phục phần đã xóa.

Điều đó đáng chú ý với nhóm chốt yêu cầu, báo giá hoặc thay đổi phạm vi dự án ngay trong kênh chat. Nếu một quyết định chỉ nằm trong trao đổi từ nhiều tháng trước, Slack Free không phù hợp làm nơi tra cứu lâu dài; Slack Pro giải quyết giới hạn truy cập lịch sử theo điều kiện của gói trả phí. Cách nhóm lưu kết luận vẫn quan trọng: một thông điệp rõ ràng trong kênh dự án dễ tìm hơn quyết định nằm rải rác trong các cuộc trò chuyện riêng.

Các gói Teams trả phí được Microsoft niêm yết với nhắn tin, tệp đính kèm và tìm kiếm không giới hạn. Điều này giúp nhóm tra cứu trong luồng công việc đang diễn ra, nhưng doanh nghiệp vẫn cần phân biệt khả năng tìm kiếm của sản phẩm với chính sách lưu giữ dữ liệu do mình thiết lập. Nếu hồ sơ dự án phải được lưu theo quy trình riêng, chat nên dẫn đến tài liệu hoặc bản ghi quyết định được quản lý ở nơi phù hợp.

Họp video: số người tham dự không phải số người bật camera

Hướng dẫn Huddles nêu gói Free cho tối đa hai người tham gia; gói trả phí nhận tối đa 50 người, trong đó tối đa 25 người có thể bật video cùng lúc. Huddles bắt đầu ngay từ kênh hoặc tin nhắn trực tiếp, phù hợp khi đồng nghiệp cần giải quyết nhanh một vấn đề đang trao đổi. Một nhóm đông hơn giới hạn bật video vẫn có thể tham gia bằng âm thanh, nhưng trải nghiệm sẽ khác cuộc họp mà mọi người đều cần xuất hiện trên camera.

Teams Essentials và Business Basic có Teams hỗ trợ cuộc họp tối đa 300 người theo bảng gói của Microsoft. Đây là sức chứa người tham dự cuộc họp, không phải chỉ tiêu tương đương với số camera bật đồng thời của Slack Huddles. Doanh nghiệp có 10 nhân viên vẫn có thể cần một buổi giới thiệu cho nhiều khách hàng; ngược lại, công ty 50 người mà phần lớn cuộc gọi chỉ gồm vài đồng nghiệp có thể không dùng hết sức chứa của Teams.

Nếu họp video là hoạt động chính, Teams có thêm lịch họp và các tính năng cuộc họp trong cùng dịch vụ; nếu họp chỉ là phần nối tiếp của một cuộc trao đổi trong kênh, Huddles có thể thuận tiện hơn. Câu hỏi có ích là cuộc họp thường có bao nhiêu người ngoài công ty, cần mời trước hay phát sinh tức thời, và liệu người tham dự có cần cùng bật video. Những tình huống đó cho thấy giới hạn nào thực sự ảnh hưởng đến công việc.

Tích hợp ứng dụng và cộng tác với đối tác

Đánh giá của Fit Small Business xếp Slack thuận lợi hơn về tích hợp bên thứ ba, còn Teams có lợi thế khi doanh nghiệp đã làm việc trong Microsoft 365. Với nhóm dùng các công cụ khác nhau để quản lý dự án, lưu tệp và chăm sóc khách hàng, Slack có thể gom thông báo vào kênh liên quan. Giá trị thực tế phụ thuộc vào những kết nối nhóm sẽ dùng thường xuyên, không phải tổng số ứng dụng có trong danh mục.

Slack Connect cho phép nhóm dùng gói trả phí trao đổi với tổ chức bên ngoài trong kênh chung; gói Free giới hạn kiểu cộng tác này ở tin nhắn trực tiếp giữa hai người. Các gói Microsoft 365 có Teams cũng liệt kê quyền truy cập của khách. Nếu hai công ty xử lý công việc liên tục trong cùng một luồng trao đổi, kênh chung có thể hữu ích; nếu quan hệ chủ yếu là họp định kỳ và chia sẻ tệp, quyền truy cập của khách cùng lịch mời họp có thể đáp ứng đủ nhu cầu.

Chi phí vận hành còn nằm ở việc quản lý quyền truy cập. Mỗi ứng dụng kết nối hoặc đối tác được mời vào không gian làm việc cần có người phụ trách và phạm vi dữ liệu phù hợp. Một nền tảng tích hợp được nhiều dịch vụ chỉ tiết kiệm thời gian khi thông báo đến đúng kênh, người nhận biết phải xử lý gì và kết nối tiếp tục hoạt động ổn định.

Ma trận lựa chọn theo cách doanh nghiệp đang làm việc

• Đã dùng Microsoft 365 có Teams: ưu tiên Teams khi lịch, email và tài liệu là trung tâm công việc; cân nhắc mua thêm Slack nếu việc kết nối các dịch vụ độc lập tạo ra lợi ích rõ ràng.
• Dùng nhiều dịch vụ từ các nhà cung cấp khác nhau: nghiêng về Slack khi quyết định hình thành trong kênh chat và nhóm thường xuyên phối hợp với đối tác; tính đến Pro nếu cần tra cứu lịch sử dài hạn.
• Thường họp với nhiều khách hoặc cần nhiều người cùng bật video: nghiêng về Teams; đối chiếu quy mô cuộc họp thực tế với giới hạn người tham gia và camera của Huddles.
• Chủ yếu nhắn tin và gọi nhanh giữa ít người: gói miễn phí có thể đủ cho trao đổi hằng ngày, miễn là doanh nghiệp có nơi lưu các quyết định cần tìm lại sau này.

Lựa chọn hợp lý nhất đi theo nơi công việc đã diễn ra: trong các kênh chat nối nhiều ứng dụng, hay trong email, lịch, tài liệu và cuộc họp của Microsoft 365. Khi nhu cầu tra cứu trao đổi cũ hoặc quy mô họp thay đổi, chi phí của gói phù hợp cũng thay đổi theo.

Đọc thêm:

• Google Workspace hay Microsoft 365: rẻ hơn chưa chắc giảm tổng chi phí
• iCIMS đưa tuyển dụng vào Microsoft Teams, nhưng tác nhân xếp lịch chưa có ngay
• GitHub Actions sẽ xóa lịch sử theo mốc mặc định 90 ngày từ 1/10