Microsoft 365 hay Google Workspace: ứng dụng desktop đổi lựa chọn

Doanh nghiệp nhỏ thường phải chạy macro VBA trong Excel nên ưu tiên Microsoft 365 Business Standard với ứng dụng cài trên máy. Hướng dẫn Excel trên web của Microsoft nêu rằng phiên bản trình duyệt có thể mở tệp chứa macro nhưng không thể tạo, chạy hoặc chỉnh sửa macro. Nếu nhóm chủ yếu cùng soạn tài liệu trên trình duyệt, Google Workspace có thể phù hợp hơn.

Điểm quyết định là cách nhóm làm việc với tệp, sau đó mới đến giá thuê bao. Cả hai hệ sinh thái đều có gói đáp ứng email tên miền, lưu trữ và họp trực tuyến; khoản cần cộng thêm khi đổi bên là thời gian chuyển tệp, đào tạo nhân viên và thiết lập lại quyền quản trị. So sánh gói Microsoft chỉ có ứng dụng web với gói Google mà không xét nhu cầu Excel desktop sẽ bỏ qua khác biệt quan trọng nhất đối với nhóm dùng tệp Office phức tạp.

Hóa đơn giấy phép cho đội 10 và 50 người

Phép tính dùng giá USD mỗi người mỗi tháng theo cam kết năm, trước thuế và không áp dụng ưu đãi cho khách hàng mới. Bảng gói Business của Google ghi Workspace Business Starter ở mức 7 USD và Business Standard ở mức 14 USD. Starter có email doanh nghiệp, Meet, Docs, Sheets, Gemini để trò chuyện và 30 GB bộ nhớ gộp tính theo mỗi người; Standard nâng mức bộ nhớ gộp lên 2 TB mỗi người, thêm ghi hình cuộc họp và Gemini trong Gmail, Docs, Meet. Bộ nhớ gộp là dung lượng để cả tổ chức dùng chung, không phải hạn mức Drive cố định của từng nhân viên.

Bảng giá Microsoft 365 Business ghi Business Basic có Teams ở mức 3,50 USD, bản không Teams ở mức 2,70 USD; gói ghép Business Standard với Copilot Business lần lượt là 23,50 USD và 20,30 USD mỗi người mỗi tháng. Basic có email doanh nghiệp, 1 TB lưu trữ đám mây mỗi người cùng Word, Excel và PowerPoint trên web hoặc thiết bị di động. Copilot Chat trong gói đủ điều kiện khác với Copilot sử dụng ngữ cảnh công việc ngay trong Word, Excel và các ứng dụng: nhu cầu thứ hai cần giấy phép Copilot phù hợp. Một số trải nghiệm AI nâng cao còn có thể phát sinh phí theo mức sử dụng.

Với ứng dụng Office cài trên máy, trang Business Standard của Microsoft ghi 11,20 USD mỗi người mỗi tháng khi có Teams và 8,63 USD khi không có Teams. Cả hai phiên bản đều có ứng dụng desktop, email doanh nghiệp và 1 TB lưu trữ mỗi người. Business Premium có Teams ở mức 22 USD và bổ sung quản lý thiết bị, bảo vệ nâng cao; doanh nghiệp không cần lên bậc này chỉ để có Excel desktop.

Đội 10 người: Workspace Starter tương đương 70 USD/tháng, Workspace Standard 140 USD. Microsoft Business Basic là 35 USD có Teams hoặc 27 USD không Teams; Business Standard là 112 USD hoặc 86,30 USD. Business Standard ghép Copilot Business là 235 USD hoặc 203 USD.
Đội 50 người: Workspace Starter tương đương 350 USD/tháng, Workspace Standard 700 USD. Microsoft Business Basic là 175 USD có Teams hoặc 135 USD không Teams; Business Standard là 560 USD hoặc 431,50 USD. Business Standard ghép Copilot Business là 1.175 USD hoặc 1.015 USD.

Đây là chi phí giấy phép quy đổi theo tháng, không nhất thiết là số tiền được thu từng tháng: kỳ thanh toán phụ thuộc điều kiện đăng ký. Giá cuối cùng tại Việt Nam còn chịu ảnh hưởng của thuế, tỷ giá và điều kiện gia hạn. Bản Microsoft không có Teams cũng không đáp ứng nhu cầu họp qua Teams; nếu phải mua thêm dịch vụ họp, khoản đó cần nằm trong cùng phép so với gói Google đã có Meet.

Tệp Excel và làm việc ngoại tuyến

Với nhóm phải duy trì tệp Excel có macro, Business Standard là mốc so sánh hợp lý hơn Business Basic vì người xử lý tệp cần ứng dụng desktop. Một tệp chỉ chứa macro vẫn có thể được mở trên Excel web, nhưng công đoạn chạy hay sửa macro phải thực hiện trong Excel cài trên máy. Nhóm thường xuyên nhận và giao tệp Office theo quy trình này sẽ phải tính cả công kiểm tra tệp nếu chuyển sang cách làm việc bằng Sheets.

Nhu cầu ngoại tuyến có sắc thái khác. Hướng dẫn ngoại tuyến của Google cho phép tạo, xem và sửa Docs, Sheets, Slides khi mất mạng, với điều kiện đã bật quyền truy cập và chuẩn bị tệp trên thiết bị bằng trình duyệt được hỗ trợ. Khả năng đó hữu ích cho người hay di chuyển, nhưng cần được thiết lập trước khi mất kết nối. Nó cũng không thay thế khả năng chạy macro VBA của Excel desktop.

Ma trận công việc: khác biệt nằm ở đâu?

Excel phức tạp: Người phải chạy hoặc chỉnh sửa macro cần Excel desktop, vì vậy Business Standard là bậc Microsoft cần đưa vào dự toán. Với người chỉ đọc tệp hay sửa bảng tính thông thường, nhu cầu cấp phép có thể khác; không cần mặc định rằng mọi vị trí đều làm cùng một việc.
Đồng tác giả: Docs và Sheets phù hợp khi nhóm tạo, chia sẻ và sửa tài liệu trực tiếp trên trình duyệt. Microsoft cũng hỗ trợ cùng sửa tệp lưu trên dịch vụ đám mây. Câu hỏi thực tế là đầu ra của nhóm có phải giữ quy trình và định dạng tệp Office hiện có hay có thể chuyển sang tài liệu Google.
Email tên miền, họp và lưu trữ: Workspace Starter đã có Gmail doanh nghiệp và Meet; Microsoft Business Basic có email doanh nghiệp nhưng phải chọn đúng phiên bản nếu cần Teams. Kho lưu trữ cũng khác cách tính: Google cấp dung lượng gộp cho tổ chức, còn mức OneDrive nêu trong các gói Microsoft được tính cho từng người dùng.
Quản trị thiết bị: Các bậc cơ bản có quản lý tài khoản và thiết lập bảo mật. Khi cần chính sách thiết bị và bảo vệ nâng cao, mốc so sánh chuyển sang Microsoft Business Premium và Google Workspace Business Plus. Khoản nâng bậc này phục vụ yêu cầu quản trị, tách khỏi quyết định có cần ứng dụng desktop hay không.

AI nằm trong gói nào?

Ghi một ô “có AI” cho cả hai bên sẽ che mất quyền sử dụng thực tế. Workspace Starter có ứng dụng Gemini để trò chuyện, còn Standard mở rộng Gemini vào các công cụ làm việc như Gmail, Docs và Meet. Phía Microsoft, Copilot Chat trong gói đủ điều kiện không đồng nghĩa với Copilot dùng dữ liệu công việc ngay trong Word hay Excel; dự toán cho nhu cầu đó phải xét gói ghép hoặc giấy phép bổ trợ.

Giá gói ghép Copilot trong phép tính trên là mức hiển thị cho cấu hình đã chọn, không phải phí AI chung áp vào mọi nhân viên. Một nhóm chỉ cần trợ lý trong tài liệu cho vài vị trí sẽ có hóa đơn khác với nhóm cấp quyền cho toàn bộ nhân sự. Doanh nghiệp cũng nên xét riêng chức năng họp: chọn bản không Teams làm giảm phí Microsoft, nhưng không còn cùng bộ công cụ họp với cấu hình có Teams.

Chi phí chuyển hệ sinh thái

Phí giấy phép lặp lại, còn đào tạo và chuyển đổi chủ yếu phát sinh khi đổi cách làm việc. Cách lập ngân sách đơn giản là lấy số người cần học quy trình mới nhân với thời gian đào tạo và chi phí lao động nội bộ mỗi giờ. Ví dụ giả định: nếu mỗi người học 2 giờ và thời gian được quy đổi thành 100.000 đồng/giờ, đội 10 người tốn 2 triệu đồng, đội 50 người tốn 10 triệu đồng. Đây là giả định để tính chi phí, không phải giá đào tạo do nhà cung cấp công bố.

Phép tính đó chưa gồm thời gian chuyển email, thiết lập quyền truy cập và kiểm tra các tệp quan trọng sau khi chuyển. Nhóm đang dùng nhiều mẫu Excel có macro sẽ cần dự trù công kiểm tra khác nhóm vốn làm việc chủ yếu trong Docs. Giữ khoản chuyển đổi bằng đồng Việt Nam tách khỏi phí giấy phép niêm yết bằng USD giúp thấy rõ chi phí một lần và chi phí tiếp tục phát sinh theo thời gian.

Đọc thêm: