Microsoft 365 mi Google Workspace mi? Kur ve geçiş maliyeti seçimi bozabilir

Masaüstü Excel ve Word dosyaları günlük işin merkezindeyse Microsoft 365 İş Standart daha uygun seçimdir. Ekip ağırlıkla tarayıcıda ortak düzenleme yapıyorsa Google Workspace Business Standard daha uygun olabilir. Türkiye’de lisans fiyatını tek başına karşılaştırmak yeterli değildir: dolar kuru, KDV ve yeni düzene geçmek için harcanacak emek toplam maliyeti değiştirir.

Microsoft 365 İş Standart planı yıllık abonelikte kullanıcı başına ayda 14 ABD dolarıdır; vergiler hariç bu fiyat masaüstü Word, Excel, PowerPoint ve Outlook’u, ayrıca kullanıcı başına 1 TB depolamayı kapsar. Google Workspace Türkiye sayfası Business Standard için bir yıllık taahhütle kullanıcı başına aylık 142,40 TL gösterir; plan aylık faturalandırılır ve kullanıcı başına 2 TB katkıyla kuruluşun ortak depolama havuzunu büyütür. Böylece aynı kullanıcı sayısı için karşılaştırılan iki fiyat farklı para birimleri ve farklı depolama düzenleri taşır.

Dosyanın nasıl kullanıldığı lisans fiyatından önce gelir

Microsoft seçiminin temel gerekçesi yalnızca Office dosyasını açabilmek değildir; dosyanın masaüstü uygulamasındaki işlevlerine bağımlılıktır. Makro kullanan bir çalışma kitabı, belirli bir Word şablonu ya da müşteriye düzeni değişmeden gönderilmesi gereken sunum, dönüşüm sırasında ek iş çıkarabilir. Google tarafında ise Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar üzerinde birlikte yazmak ve sürümleri ortak alanda yönetmek iş akışının merkezindedir. Bu fark, aynı lisans ücretini ödeyen iki ekibin neden farklı ürünlerden yarar sağlayabileceğini açıklar.

Uyumluluk kararını dosya uzantısına göre vermek yerine kritik görevleri ayırmak daha anlamlıdır. Örneğin bir ekip için koşullu bir denemede en karmaşık Excel kitabı, sık kullanılan sözleşme şablonu ve müşteriye giden sunum seçilebilir. Formüllerin çalışması, sayfa düzeni, yorumlar ve dışarı gönderilen dosyanın görünümü ayrı ayrı incelenir. Bir dosyanın açılması, içindeki bütün işlevlerin ve yerleşimin aynı kalacağı anlamına gelmez; gerekli düzeltme saatleri de geçiş maliyetinin parçasıdır.

Depolama ve yapay zekâ hakları nasıl ayrışıyor?

Google’ın Business Standard alanı kuruluş içinde havuzlanır: az alan kullananlarla çok alan kullananların ihtiyaçları ortak kapasite içinde karşılanır. Microsoft İş Standart’ın belirttiği 1 TB ise kullanıcı başına OneDrive alanıdır; ekip dosyaları için SharePoint de bulunur. Bu yüzden kişi sayısını terabaytla çarpıp iki sonucu eşdeğer saymak yanıltıcı olabilir. Ortak arşivin nerede tutulacağı, paylaşım izinleri ve büyük dosyaların kimde biriktiği depolama kararını etkiler.

Yapay zekâda da iki planın adından eşit haklar çıkmaz. Google Business Standard, Gemini’yi Gmail, Dokümanlar ve Meet gibi hizmetlerde listeler. Microsoft İş Standart güvenli yapay zekâ sohbeti sunarken Word, Excel ve diğer uygulamalarda iş içeriğine dayalı Copilot özellikleri, Copilot İş içeren daha pahalı paketle ayrılır. Bu nedenle yapay zekâ ihtiyacı varsa yalnızca “Copilot” veya “Gemini” ifadesine bakmak yerine hangi çalışanın hangi uygulamada hangi özelliği kullanacağını belirlemek gerekir. Ek lisans gerekiyorsa tutarı bütçeye ayrıca girer.

Beş, yirmi ve yüz kişi için iki yıllık maliyet

Aşağıdaki karşılaştırma teklif değil, varsayımları açık bir bütçe modeli. Her iki tarafta Business Standard seçildi; kullanıcı sayısı ve liste fiyatı 24 ay boyunca sabit, dolar kuru 45 TL kabul edildi. Lisans tutarlarına yüzde 20 KDV eklendi. Gelir İdaresi’nin KDV oranları kararı, indirimli listeler dışındaki vergiye tabi işlemler için genel oranı yüzde 20 olarak verir. Buradaki vergi uygulaması brüt nakit çıkışını göstermek içindir; faturanın niteliği ve indirilecek KDV işletmenin durumuna göre değerlendirilir.

Geçiş süresi için de ölçülmüş bir sektör ortalaması kullanılmadı. Office biçimindeki dosyalarla çalışan koşullu bir ekipte Microsoft’a geçişe 8 saat sabit kurulum ve kişi başına 2 saat taşıma ile eğitim ayrıldı. Google’a geçiş için 12 saat sabit kurulum ve kişi başına 3 saat taşıma ile eğitim varsayıldı. İç emeğin saatlik değeri 400 TL alındı; bu emek tutarına lisans KDV’si eklenmedi. Farklı bir başlangıç ortamında iki tarafın geçiş saatleri tersine dönebilir.

• 5 kişi: Microsoft 365 İş Standart için 90.720 TL brüt lisans ve 7.200 TL emek, toplam 97.920 TL. Google Workspace Business Standard için 20.505,60 TL brüt lisans ve 10.800 TL emek, toplam 31.305,60 TL.
• 20 kişi: Microsoft için 362.880 TL brüt lisans ve 19.200 TL emek, toplam 382.080 TL. Google için 82.022,40 TL brüt lisans ve 28.800 TL emek, toplam 110.822,40 TL.
• 100 kişi: Microsoft için 1.814.400 TL brüt lisans ve 83.200 TL emek, toplam 1.897.600 TL. Google için 410.112 TL brüt lisans ve 124.800 TL emek, toplam 534.912 TL.

Bu modelde Google her üç ekip büyüklüğünde de daha düşük toplam verir; bu sonuç uygulamaların her görevde birbirinin yerini tutacağını göstermez. Microsoft lisansında varsayılan dolar kurunun 1 TL yükselmesi, iki yılda kullanıcı başına brüt tutarı 403,20 TL artırır. Google’ın TL liste fiyatının yenilemede sabit kalacağı da varsayılamaz. Bayi teklifi, sözleşmedeki ödeme kuru, ek yapay zekâ lisansı ve gerçek geçiş saatleri değiştiğinde aynı hesap bu girdilerle yeniden yapılmalıdır.

Çevrimdışı iş ve veri taşıma kararı

Bağlantı kesildiğinde hangi dosyanın üzerinde çalışılması gerektiği seçim için belirleyicidir. Yerel Excel kitabındaki işlevler veya masaüstü Word düzeni zorunluysa Microsoft yönü ağır basar. Google Dokümanlar, E-Tablolar ve Slaytlar da çevrimdışı kullanılabilir; ancak Google’ın çevrimdışı çalışma yönergesi Chrome veya Edge, önceden etkinleştirilen çevrimdışı erişim, gerekli uzantı ve cihazda yeterli alan koşullarını belirtir. İnternet kesildikten sonra bu hazırlıkları yapmak mümkün olmayacağı için gerekli dosyaların erişimi önceden sınanmalıdır.

Geçiş yükü mevcut sistemin yönüne de bağlıdır. Google Workspace’ten Microsoft 365’e e-posta, kişi ve takvim taşınırken Microsoft’un geçiş yönergesi toplu taşıma aracını, kullanıcı ve alan adı hazırlıklarını, iki ortamın bir süre birlikte çalışmasını açıklar. Bu araç, dosya uyumluluğunu, paylaşım izinlerini veya çalışan eğitimini kendiliğinden çözmez. Küçük ekipte tek seferlik bir düzeltme olarak görünen iş, aynı dosya ve izin sorunu çok sayıda kullanıcıda yinelendiğinde bütçede ayrı bir kaleme dönüşür.

Karar sırası bu nedenle nettir: Önce vazgeçilmez masaüstü işlevlerini ve çevrimdışı görevleri belirleyin; ardından posta, dosya ve izin taşımasının saatlerini tahmin edin. Tarayıcıdaki ortak çalışma yeterliyse örnek bütçede Google’ın fiyat üstünlüğü belirgindir. Masaüstü Office işlevleri zorunluysa Microsoft’un daha yüksek lisans bedeli, dönüşümle kaybedilecek işi önleyebilir. İki yıllık seçimde belirleyici olan, ekibin gerçekten kullandığı işlevlerle o işlevlere geçmenin toplam bedelidir.

Ayrıca okuyun:

• Gemini 3.8 Flash maliyeti: arama ücreti token hesabını bozabilir
• BiGG 1,35 milyon TL veriyor: Şirketi erken kurmak başvuruyu bozabilir
• Microsoft Entra MCP trafiğini duvarın arkasına alıyor; TLS denetimi şart