Google Workspace mı Microsoft 365 mi? 2 TB, masaüstü Office’e karşı

İşi tarayıcıda aynı dosyayı birlikte düzenlemek olan ekip için Google Workspace Business Standard güçlü bir seçimdir. Google’ın plan karşılaştırmasında Business Standard, kullanıcı başına 2 TB eklenen ortak depolama havuzuyla; Business Starter ise 30 GB katkıyla yer alır. Alanı çalışanlar arasında eşit dağılmayan bir ekip için bu model, herkese ayrı kota ayırmaktan farklı bir esneklik sağlar.

Word, Excel ve PowerPoint’in bilgisayara kurulu sürümleri günlük işin temeliyse Microsoft 365 Business Standard daha uygun başlangıç noktasıdır. Microsoft’un iş planları tablosu bu planda masaüstü uygulamalarını ve kullanıcı başına 1 TB bulut alanını gösterir; Business Premium ise gelişmiş tehdit koruması ve cihaz yönetimi ekler. Dolayısıyla seçim yalnızca depolama miktarına değil, dosyanın nasıl üretildiğine ve cihazların nasıl yönetileceğine bağlıdır.

Depolama: ortak havuz ile kullanıcı kotası arasındaki fark

Google Workspace Business Standard’da lisansların depolama katkısı kuruluşun ortak havuzunda birleşir. Varsayımsal on kişilik bir ekipte bu katkı toplam 20 TB eder; herkesin ayrı bir 2 TB bölmesine kapatıldığı anlamına gelmez. Bir çalışan büyük medya dosyaları tutarken diğerleri çoğunlukla yazışıyorsa ortak havuz yararlı olabilir. Buna karşılık toplam kullanım büyüdükçe aynı havuz bütün ekibin sınırı hâline gelir.

Microsoft 365’in kullanıcı başına OneDrive alanı başka bir soruya yanıt verir: dosya kimin hesabında tutulacak? Varsayımsal on kişilik ekipte kullanıcı kotalarının toplamı 10 TB olsa da bu sayı Google’daki tek havuzla aynı kullanım hakkını anlatmaz. Bir çalışanın kişisel alanındaki boşluk, başka bir çalışanın kotasına kendiliğinden eklenmez. Ekip dosyalarının kişisel OneDrive hesapları yerine ortak çalışma alanlarında tutulması da sahiplik ve ayrılan çalışanların dosyalarına erişim açısından ayrı bir düzenleme gerektirir.

Bu yüzden büyük toplam sayı tek başına seçim ölçütü değildir. Alanı en çok kullanan kişinin ihtiyacı, paylaşılan dosyaların konumu ve posta ile belge arşivinin büyümesi birlikte düşünülmelidir. Küçük dosyalarla çalışan bir ekipte depolama farkı günlük işi pek etkilemeyebilir; yoğun görsel ve video üretiminde ise lisansların sağladığı alanın nasıl paylaştırıldığı daha belirleyici olur.

Birlikte yazma alışkanlığı mı, Office dosyasının sürekliliği mi?

Google Docs, Sheets ve Slides üzerinde bağlantıyla paylaşılan bir dosyayı birlikte geliştiren ekip, tarayıcı merkezli akıştan yararlanır. Müşteriden gelen Excel çalışma kitaplarını, yerleşimi hassas Word belgelerini veya PowerPoint şablonlarını teslim eden ekipte ise masaüstü Office uygulamalarını sürdürmek daha az iş değişikliği gerektirebilir. TechRadar’ın iş e-postası değerlendirmesi de Microsoft 365’in Office ve Teams bütünleşmesini, Google Workspace’in Docs ve Meet ortak çalışma araçlarını ayrı güçlü yönler olarak ele alır.

Buradaki fark, bir paketin ortak çalışmaya izin verip vermemesi değildir. Fark, ekibin gün içinde hangi biçimi esas aldığıdır: paylaşılan çevrimiçi belge mi, yoksa teslim edilecek Office dosyası mı? Sürekli ek dosya gönderip son sürümü seçen bir ekipte paylaşım alışkanlığını değiştirmek zaman alır. Office şablonlarına bağlı bir ekipte ise başka bir düzenleyiciye geçmenin yükü, dosyayı açabilmekten çok düzenin ve kullanılan işlevlerin korunmasında ortaya çıkar.

Toplantı ve cihaz güvenliği hangi planı gerektirir?

Toplantı kaydı gerekiyorsa Google tarafında Starter ile Standard arasındaki fark depolamanın ötesine geçer. Google’ın Business sürümleri açıklaması, Business Standard için 150 katılımcıya kadar Meet toplantısını ve Drive’a kaydedilen toplantı kayıtlarını; Business Plus içinse Vault’u ve gelişmiş uç nokta yönetimini listeler. Yalnızca görüşme yapan bir ekiple kayıtları düzenli saklayan bir ekibin aynı plana ihtiyaç duyduğu varsayılmamalıdır.

Microsoft tarafında cihazları merkezi kurallarla yönetme ve gelişmiş tehdit koruması ihtiyacı Business Premium’u gündeme getirir. Google Workspace Business Plus da cihaz yönetimi için daha kapsamlı kontroller sunar. Ancak iki planın adındaki “Plus” ve “Premium” sözcükleri eşdeğer güvenlik araçları sundukları anlamına gelmez. Seçim, şirket cihazları ile kişisel cihazların nasıl yönetileceğine ve bu politikaları kimin uygulayacağına dayanmalıdır.

Teams kullanımı da plan adından tek başına çıkarılmamalıdır: Microsoft, iş paketlerinin Teams içeren ve içermeyen sürümlerini sunar. Toplantı ve sohbet mevcut düzenin önemli bir parçasıysa teklifin hangi sürümü kapsadığı belirleyicidir. Aynı şekilde kayıt, saklama ve cihaz yönetimi özelliklerini satın almak, bunlar için gerekli yönetici ayarlarını ve ekip içi sorumlulukları kendiliğinden oluşturmaz.

Varsayımsal on kişilik üç ekipte tercih

Tarayıcıda eşzamanlı çalışan ekip

Teklifleri, tabloları ve sunumları ortak bağlantılar üzerinden birlikte hazırlayan varsayımsal ekip için Google Workspace Business Standard makul tercihtir. Ortak depolama ve Meet kayıtları bu iş biçimine uyar. Dosya hacmi sınırlı, toplantı kaydı da gereksizse Starter yeterli olabilir; daha düşük depolama katkısı o durumda bilinçli bir ödün olur. Geçişin görünmeyen işi, eski e-postaları ve erişim izinlerini taşımak kadar dosyayı ek olarak dolaştırma alışkanlığını değiştirmektir.

Masaüstü Office dosyalarına bağlı ekip

Müşteriye teslim edilen Excel çalışma kitapları, Word şablonları ve PowerPoint sunumları masaüstü uygulamalarında hazırlanıyorsa Microsoft 365 Business Standard öne çıkar. Tarayıcı uygulamalarıyla daha ucuz görünen bir paket, aynı dosyaların son kontrolünü masaüstünde yapma ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Bu ekipte geçiş yükü; şablonların, paylaşım bağlantılarının, dosya sahipliğinin ve eski sürümlere erişimin yeni düzende nasıl sürdürüleceğidir. Teams gerekli olduğunda satın alınacak sürümün onu içerdiği ayrıca görülmelidir.

Merkezi cihaz yönetimi isteyen ekip

Şirket telefonlarına ve bilgisayarlarına merkezi politika uygulayan varsayımsal ekip, Microsoft 365 Business Premium ile Google Workspace Business Plus’ı değerlendirmelidir. Burada asıl soru daha fazla depolama almak değil, kullanılan cihazlar için gerekli güvenlik denetimini sağlamaktır. Ekip zaten masaüstü Office dosyalarıyla çalışıyorsa Premium’a geçiş mevcut uygulama düzenini koruyabilir; tarayıcı merkezli çalışıyorsa Plus daha az alışkanlık değişikliği gerektirebilir. Her iki durumda da cihaz kaydı, kullanıcı hesapları ve güvenlik kuralları için yönetici emeği gerekir.

Geçiş yükü lisans ücretinde görünmeyebilir

Google Workspace’e geçiş, bütün Office dosyalarını topluca dönüştürmeyi zorunlu kılmaz. Google’ın Office dosyaları yönergesi, Drive’a yüklenen dosyaların özgün Office biçiminde düzenlenip kaydedilebildiğini; eklentiler, Apps Script veya korumalı aralıklar gibi bazı Google özellikleri içinse Google biçimine dönüştürme gerektiğini açıklar. Bu ayrım önemlidir: dosyanın biçimini korumak ile bütün çalışma sürecini yeni araçlara taşımak farklı işlerdir.

Türkiye’de teklifleri karşılaştırırken ödeme para birimi, vergi, taahhüt süresi ve Teams’in pakete dâhil olup olmadığı aynı hesapta yer almalıdır. Ardından maliyet hesabına posta taşıma, dosya izinlerini yeniden kurma, şablonları uyarlama ve çalışanların alışkanlıklarını değiştirme süresi eklenir. Tarayıcıda ortak düzenleme baskınsa Google Workspace Business Standard; masaüstü Office çıktıları baskınsa Microsoft 365 Business Standard daha tutarlı seçimdir. Merkezi cihaz koruması gerekiyorsa karar, ilgili üst planların yönetim araçları ve onları işletecek ekip üzerinden verilir.

Ayrıca okuyun:

• Microsoft 365 mi Google Workspace mi? Kur ve geçiş maliyeti seçimi bozabilir
• Slack mi Microsoft Teams mi? Mesaj geçmişi ile toplantı ölçeği ayrışıyor
• Dropbox mı Google Drive mı? Ucuz depolama, yavaş eşitlemeye dönüşebilir