SSS PRN ng employer: bayad lang ay kulang kung mali ang e-CL

Para makabuo ng tamang Payment Reference Number (PRN) para sa SSS contributions, itugma muna ng regular employer ang electronic Contribution Collection List (e-CL) sa payroll: empleyado, SS number, applicable month at halagang babayaran. Sa patakaran ng SSS sa e-CL at PRN, maaaring suriin at i-edit ng employer ang listahan at bumuo ng bagong PRN; ang deadline ng regular employer ay ang huling araw ng buwan kasunod ng applicable month. Gamitin sa bayad ang PRN na kaugnay ng naiwastong listahan.

Pagkatapos magbayad, ihambing ang patunay ng transaksiyon sa contribution record. Ipinapakita ng resibo na may naiprosesong bayad, ngunit kailangan pa ring tiyaking ang bawat empleyado, buwan at halaga sa e-CL ang lumitaw sa kaniyang tala. Kung may nawawalang entry o kulang na hulog, tukuyin muna ang pagkakaiba bago ituring na tapos ang remittance.

Itugma ang employee list sa payroll

Simulan sa payroll ng applicable month, hindi sa listahan noong nakaraang bayaran. Hanapin ang mga bagong hire, umalis, bumalik sa trabaho at nagbago ang kabayaran. Itapat ang bawat taong dapat hulugan sa e-CL at suriin kung tama ang SS number. Kung may pangalan sa payroll na wala sa listahan, alamin ang dahilan bago buuin ang PRN; kung may entry namang wala nang katapat na sahod, suriin ang petsa at saklaw ng kaniyang huling kontribusyon.

Ang coverage ng empleyado ay nagsisimula sa unang araw ng trabaho, at ang buwanang kontribusyon ay sinisimulan sa unang buwan ng employment, ayon sa gabay ng SSS para sa empleyado. Kaya mahalaga ang petsa ng pagpasok ng bagong hire kahit hindi pa siya kasama sa lumang payroll file. Hingin at itugma rin ang kaniyang SS number upang ang kontribusyon ay maiugnay sa tamang miyembro.

Huwag umasa sa bilang ng mga pangalan lamang. Maaaring tama ang bilang sa e-CL kahit isang bagong empleyado ang napalitan ng taong hindi na dapat kasama sa buwang iyon. Ang mahalagang paghahambing ay bawat entry laban sa aktuwal na payroll at employment record, kasama ang buwan na saklaw ng bayad.

Suriin ang halagang nakatalaga sa bawat empleyado

Pagkatapos maayos ang mga pangalan, balikan ang gross monthly compensation na pinagbatayan ng payroll at ang katapat nitong Monthly Salary Credit sa iskedyul ng SSS. Ihiwalay sa pagsusuri ang salary deduction ng empleyado at ang bahagi ng employer; kasama rin sa dapat bayaran ang Employees’ Compensation at, kung naaangkop, ang mandatory provident fund. Sa iskedyul para sa business employers na epektibo Enero 2025, magkakahiwalay na ipinapakita ang mga bahaging ito at ang kabuuang kontribusyon sa bawat compensation range.

Ihambing ang halaga sa bawat linya ng e-CL sa kalkulasyon ng payroll, saka tingnan ang total. Maaaring magkapareho ang dalawang total kahit sobra ang inilaan sa isang tao at kulang naman sa iba. Masusuri lamang ang ganoong paglihis kung nakatapat ang SS number, applicable month, salary basis, employee share at employer share sa bawat empleyado.

Kung nagbago ang sahod o ang iskedyul na saklaw ng isang buwan, huwag awtomatikong kopyahin ang dating halaga. Gamitin ang iskedyul na naaangkop sa buwan ng kontribusyon at iwasto ang payroll computation at e-CL bago magbayad. Kapag may salary adjustment na dumating matapos maihanda ang listahan, tingnan kung binabago nito ang halagang nakatalaga sa empleyado o ang kabuuang babayaran.

Bumuo ng PRN mula sa naiwastong e-CL

Sa My.SSS Employer account, buksan ang bahagi para sa contribution PRN at repasuhin ang nakahandang collection list. Kung walang kailangang baguhin, gamitin ang PRN na kaugnay nito. Kung may nawawalang empleyado, maling buwan o halagang dapat itama, i-edit ang e-CL sa employer account at bumuo ng bagong PRN mula sa naiwastong listahan bago pumunta sa payment channel.

Itapat ang PRN sa eksaktong bersiyon ng e-CL na inaprubahan para bayaran. Ang PRN mula sa listahang hindi pa naitama ay hindi ang dapat gamitin para sa binagong payroll total. Kung may kasunod pang adjustment bago isumite ang bayad, balikan ang mga entry sa halip na basta palitan ang halaga sa payment screen.

Bago kumpirmahin ang transaksiyon, magsagawa ng huling paghahambing: tamang employer account, applicable month, mga empleyadong kasama, kabuuang halaga at PRN. Itabi ang kopya ng listahang pinagbatayan ng bayad. Makakatulong ito sa paghanap ng pagkakaiba kung ang na-post na kontribusyon ay hindi tumugma sa payroll pagkatapos ng remittance.

Ipasok ang PRN sa angkop na payment channel at sundin ang deadline

Maglaan ng oras sa payroll timetable para maitama ang e-CL at maproseso ang bayad bago ang takdang araw. Kung ang deadline ay tumapat sa Sabado, Linggo o holiday, pinapayagan ng SSS ang pagbabayad sa susunod na working day. Gayunman, mas may puwang para sa pagwawasto kung tapos na ang listahan at PRN bago pa sumapit ang araw ng bayaran.

Para sa regular employers, kasama sa talaan ng SSS sa mga payment channel ang ilang bank over-the-counter option, BancNet e-Gov at mga website ng partner bank. May petsang Disyembre 2024 ang talaan, kaya tiyakin ang kasalukuyang pagtanggap ng napiling channel bago magproseso. Sa over-the-counter payment, iharap ang PRN; sa mga online channel, ilagay ito bilang account o reference number ayon sa hinihingi ng sistema.

Basahin ang detalye sa confirmation screen o sa impormasyong ibinabalik ng payment facility bago aprubahan ang bayad. Kung hindi tugma ang PRN, applicable month o halagang ipinapakita sa naiwastong e-CL, ihinto muna ang transaksiyon at balikan ang collection list. Itabi ang patunay ng natuloy na bayad kasama ng kaugnay na PRN at payroll record.

Tiyaking na-post ang hulog at ayusin ang pagkakaiba

Pagkatapos maiproseso ang bayad, suriin ang contribution record para sa mga empleyadong kasama sa e-CL. Itugma ang na-post na buwan at halaga sa listahang binayaran, lalo na sa bagong hire at sa mga empleyadong may pagbabago sa sahod. Kapag may entry na hindi lumitaw o iba ang halagang nakatala, ihambing muna ang e-CL, PRN, payroll at patunay ng transaksiyon upang matukoy kung saan nagsimula ang pagkakaiba.

Kung naipadala ang bayad ngunit may nawawalang posting, ihanda ang mga tala para sa paglilinaw sa SSS. Iba ang usapin ng hindi pa lumilitaw na bayad sa usapin ng empleyadong hindi naisama o kulang ang halagang inilagay sa e-CL; makikita ang pagkakaibang iyon sa paghahambing ng listahan at payroll. Huwag ipagpalagay na nasakop ng isang resibo ang obligasyong wala sa listahang kaugnay ng binayarang PRN.

Obligasyon ng employer ang pag-remit ng employee at employer shares at ang pag-iingat ng tumpak na employment, payroll at payment records. Nakasaad sa mga tungkulin at pananagutan ng employer sa SSS ang 2% buwanang penalty sa hindi nabayarang kontribusyon mula sa takdang araw hanggang sa lubos itong mabayaran. Kung may kulang na remittance, tukuyin ang apektadong empleyado at buwan, saka ayusin ang natitirang obligasyon gamit ang tamang mga tala.

Basahin din:

• Sponsored post sa PH: ilantad ang bayad bago pa ang unang frame
• Posibleng EMB data breach: hindi pa kumpirmado kung tunay ang nakuhang records
• $221M climate-tech programa: hindi direktang grant ang buong pondo