รายรับเกิน 1.8 ล้านบาท: เส้นตาย VAT เริ่มเมื่อได้เงิน ไม่ใช่ออกบิลเสมอไป

กิจการที่มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการซึ่งอยู่ในบังคับ VAT เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภายใน 30 วันนับแต่วันที่รายรับเกินเกณฑ์ ตามข้อหารือของกรมสรรพากรที่วินิจฉัยกรณีค่าบริการถูกพักชำระ วันที่ใช้คำนวณยอดในกรณีนั้นคือวันที่ได้รับเงิน ซึ่งอาจอยู่คนละปีกับวันที่เรียกเก็บค่าบริการ

จุดเริ่มนับจึงขึ้นอยู่กับรายการที่ทำให้ยอดเกินเกณฑ์และวันที่ความรับผิดทาง VAT เกิดขึ้น สำหรับบริการทั่วไป วันรับชำระเป็นหลัก แต่ใบกำกับภาษีหรือเหตุอื่นตามกฎหมายอาจทำให้เกิดความรับผิดก่อนรับเงิน ส่วนใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปเรียกเก็บเงินเพียงอย่างเดียวไม่ใช่หลักฐานว่าได้รับชำระแล้ว

นับรายรับส่วนใดเพื่อดูว่าเกินเกณฑ์

ให้ติดตามมูลค่าการขายสินค้าและบริการของกิจการที่อยู่ในบังคับ VAT ไม่ใช่กำไรหลังหักต้นทุนหรือค่าใช้จ่าย กิจการที่มีกำไรน้อยจึงอาจถึงเกณฑ์จดทะเบียนได้ หากยอดขายและค่าบริการที่ต้องนำมาพิจารณาสะสมจนเกินเกณฑ์

เริ่มจากจำแนกรายการก่อนรวมยอด เงินเข้าบัญชีทุกก้อนไม่จำเป็นต้องเป็นค่าขายหรือค่าบริการ เช่น เงินที่เจ้าของโอนให้กิจการใช้หมุนเวียน ขณะเดียวกันธุรกิจอาจมีรายการขายสินค้าที่ต้องพิจารณาก่อนเงินเข้าบัญชี การใช้ยอดเงินฝากธนาคารเป็นตัวเลขเดียวสำหรับตัดสินจึงอาจทำให้ระบุวันเกินเกณฑ์คลาดเคลื่อน

หากขายทั้งสินค้าและบริการ ควรนำรายการที่เข้าข่ายมาดูในยอดสะสมของกิจการเดียวกัน พร้อมบันทึกวันที่และมูลค่าของแต่ละรายการแยกไว้ ก่อนนำรายการใดมารวม ต้องพิจารณาด้วยว่าเป็นกิจการที่อยู่ในบังคับ VAT หรือได้รับยกเว้น การรวมเงินทุกประเภทโดยไม่จำแนกที่มาอาจทำให้ประเมินหน้าที่จดทะเบียนผิด

คำว่าเกินหมายถึงยอดที่สูงกว่าเกณฑ์ ไม่ใช่ยอดที่เท่ากันพอดี วันที่ต้องหาให้พบคือวันที่รายการหนึ่งทำให้ยอดสะสมขยับจากไม่เกินเกณฑ์ไปเป็นเกินเกณฑ์ วันปิดบัญชีสิ้นเดือนหรือวันที่เจ้าของกิจการเพิ่งพบยอดดังกล่าวไม่ได้เลื่อนจุดเริ่มนับ หากรายการที่ทำให้เกินเกิดขึ้นก่อนหน้านั้น

วันส่งมอบ วันรับเงิน และวันออกใบกำกับภาษีต่างกันอย่างไร

มาตรา 78 และ 78/1 แห่งประมวลรัษฎากรกำหนดให้การขายสินค้าทั่วไปเกิดความรับผิดทาง VAT เมื่อส่งมอบสินค้า และการให้บริการทั่วไปเกิดเมื่อได้รับชำระค่าบริการ ทั้งสองกรณีมีเหตุที่ทำให้ความรับผิดเกิดก่อนจุดหลักได้ จึงต้องดูเหตุการณ์ของรายการจริง ไม่ใช้วันที่ออกเอกสารชนิดเดียวแทนทุกกรณี

สำหรับสินค้า หากมีการโอนกรรมสิทธิ์ รับชำระราคา หรือออกใบกำกับภาษีก่อนส่งมอบ ความรับผิดอาจเกิดตามส่วนที่เกิดก่อน ร้านที่ส่งสินค้าแล้วให้ลูกค้าจ่ายเดือนถัดไปจึงต้องพิจารณาวันส่งมอบ แม้ยังไม่เห็นเงินเข้า ในทางกลับกัน การรับเงินก่อนส่งมอบก็เป็นเหตุที่ต้องบันทึกไว้ตามวันที่เกิด

สำหรับบริการ วันรับชำระเป็นหลักในกรณีทั่วไป แต่การออกใบกำกับภาษีหรือการใช้บริการก่อนรับเงินอาจทำให้ความรับผิดเกิดก่อนตามส่วนของเหตุที่เกิดขึ้น หากรับค่าบริการหลายงวด ให้ดูวันที่และมูลค่าของแต่ละงวดพร้อมเหตุที่เกี่ยวข้อง ไม่ยกราคาตลอดสัญญามาลงวันทำสัญญาเพียงเพราะตกลงค่าจ้างแล้ว

ต้องแยก ใบแจ้งหนี้ ออกจาก ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ใช้เรียกเก็บเงิน ส่วนใบกำกับภาษีเป็นหนึ่งในเหตุที่กฎหมายระบุไว้สำหรับการเกิดความรับผิด ก่อนเลือกวันเกินเกณฑ์จึงควรดูว่าเอกสารที่ออกเป็นชนิดใด และมีการรับเงิน ส่งมอบสินค้า หรือใช้บริการเกิดขึ้นก่อนหรือหลัง

วันที่ออกใบแจ้งหนี้ยังมีประโยชน์ต่อการเรียงลำดับเหตุการณ์ หากออกก่อนสิ้นปีและลูกค้าจ่ายหลังขึ้นปีใหม่ เอกสารจะบอกว่าเรียกเก็บเมื่อใด ส่วนหลักฐานรับเงินจะบอกว่าชำระเมื่อใด ต้องพิจารณาควบคู่กับใบกำกับภาษีและข้อเท็จจริงของรายการนั้น

สามไทม์ไลน์สำหรับหาวันที่ยอดเกิน

ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นกรณีสมมติของกิจการคนละแห่ง สมมติว่าทุกรายการอยู่ในบังคับ VAT และไม่มีเหตุอื่นที่ทำให้ความรับผิดเกิดก่อนวันที่ระบุ ตัวเลขยอดสะสมใช้แสดงวิธีระบุรายการที่ทำให้เกินเกณฑ์ ไม่ใช่ยอดของกิจการเดียวกันที่ต้องนำมาบวกต่อเนื่อง

ขายสินค้า: ส่งมอบก่อนลูกค้าจ่าย

สมมติร้านค้ามียอดสะสม 1,750,000 บาท วันที่ 10 กรกฎาคมส่งมอบสินค้าอีก 80,000 บาท โดยลูกค้าจะจ่ายเดือนถัดไป ยอดในตัวอย่างเพิ่มเป็น 1,830,000 บาทในวันที่ส่งมอบ วันนั้นจึงเป็นวันที่ใช้เริ่มนับกำหนดยื่น การรอเงินเข้าบัญชีไม่ได้เปลี่ยนวันที่ส่งมอบที่เกิดขึ้นแล้ว

หากร้านติดตามเฉพาะยอดเงินเข้า อาจมองไม่เห็นว่ารายการนี้ทำให้ยอดเกินแล้ว ควรจับคู่รายการขายกับหลักฐานส่งมอบ มูลค่าสินค้า และเงื่อนไขชำระเงิน หากมีเงินล่วงหน้าหรือใบกำกับภาษีที่ออกก่อนส่งมอบ ต้องเพิ่มเหตุการณ์นั้นลงในลำดับเวลาตามส่วนที่เกี่ยวข้อง

ให้บริการ: รับค่าบริการทันที

สมมติผู้ให้บริการมียอดสะสม 1,790,000 บาท วันที่ 18 สิงหาคมได้รับค่าบริการอีก 30,000 บาท โดยไม่มีการออกใบกำกับภาษีหรือเหตุอื่นก่อนรับเงิน ยอดจึงเพิ่มเป็น 1,820,000 บาทในวันที่ 18 สิงหาคม วันรับชำระเป็นวันที่ทำให้เกินเกณฑ์ในตัวอย่างนี้ แม้งานอาจเริ่มก่อนหน้านั้น

ถ้าลูกค้าจ่ายเพียงบางส่วนของค่าจ้าง ให้บันทึกจำนวนและวันที่ของส่วนที่ได้รับ แล้วตรวจว่ามีเหตุอื่นทำให้ความรับผิดของส่วนที่เหลือเกิดขึ้นแล้วหรือยัง การใช้ราคางานเต็มจำนวนทันทีเพียงเพราะมีข้อตกลงจ้าง อาจทำให้วันที่ยอดเกินผิดจากลำดับเหตุการณ์จริง

ให้บริการ: ค่าตอบแทนถูกพักจ่ายข้ามปี

สมมติผู้ให้บริการมียอดสะสม 1,720,000 บาทในเดือนธันวาคม และคาดว่าจะได้รับค่าบริการอีก 100,000 บาท แต่ผู้จ่ายพักชำระเพื่อตรวจสอบยอด ก่อนโอนเงินในเดือนมกราคมปีถัดไป หากไม่มีใบกำกับภาษีหรือเหตุอื่นที่ทำให้ความรับผิดเกิดก่อน เงินก้อนนี้ยังไม่ดันยอดของปีแรกให้เกิน 1.8 ล้านบาท ส่วนปีถัดไปต้องนำเงินที่ได้รับไปพิจารณาร่วมกับรายการของปีนั้น

กรณีนี้ทำให้ปีที่ทำงานกับปีที่ต้องพิจารณาค่าบริการอาจต่างกัน วันที่ทำงานเสร็จหรือวันที่ออกใบแจ้งหนี้บอกประวัติการเรียกเก็บ แต่ภายใต้เงื่อนไขของตัวอย่าง วันรับชำระเป็นวันที่ความรับผิดของบริการทั่วไปเกิดขึ้น หากออกใบกำกับภาษีก่อนรับเงิน ต้องเปลี่ยนการคำนวณตามเหตุที่เกิดก่อนนั้น

เมื่อเงินถูกพักจ่าย ควรเก็บข้อความหรือหนังสือแจ้งการพักชำระไว้คู่กับหลักฐานโอนเงินจริง หากมีหลายงวด ให้ระบุลูกค้า งาน และงวดที่เกี่ยวข้องกับเงินแต่ละก้อนด้วย วิธีนี้ช่วยอธิบายได้ว่าเงินที่รับในปีถัดไปเป็นค่าบริการรายการใด ไม่ใช่ยอดใหม่ที่ไม่มีที่มา

รู้วันเกินเกณฑ์แล้ว ยื่น ภ.พ.01 ทางไหน

วิธีจดทะเบียนของกรมสรรพากรเปิดให้ยื่นคำขอผ่านอินเทอร์เน็ตบนเว็บไซต์กรมสรรพากร หรือยื่นแบบกระดาษ ณ หน่วยจดทะเบียนตามที่ตั้งสถานประกอบการ หน้าเดียวกันมีทางไปยังรายละเอียดสถานที่และเอกสารที่ใช้จดทะเบียน ผู้ยื่นควรเลือกช่องทางและเตรียมข้อมูลกิจการหลังระบุวันเกินเกณฑ์ได้แล้ว

แบบ ภ.พ.01 เป็นคำขอจดทะเบียน ส่วนตารางคำนวณยอดสะสมและหลักฐานประกอบมีไว้แสดงที่มาของวันที่รายรับเกินเกณฑ์ การยื่นออนไลน์ไม่ได้ทำให้วันเริ่มนับเปลี่ยน และการยื่นกระดาษก็ต้องอ้างอิงวันที่รายการจริงทำให้ยอดเกินเช่นเดียวกัน

ก่อนกรอกคำขอ ให้ตรวจชื่อและสถานะผู้ประกอบการ ที่ตั้งสถานประกอบการ และข้อมูลผู้ดำเนินการยื่นให้ตรงกับหลักฐานที่ใช้ หากกิจการมีรูปแบบหรือสถานประกอบการหลายแห่ง รายการเอกสารและหน่วยจดทะเบียนที่เกี่ยวข้องอาจต่างกัน ควรใช้รายละเอียดที่เชื่อมจากหน้าวิธีจดทะเบียนสำหรับกรณีของตน

เช็กลิสต์เอกสารและหลักฐานวันที่รับเงิน

เอกสารประกอบคำขอขึ้นอยู่กับสถานะผู้ประกอบการและลักษณะสถานประกอบการ จึงไม่ควรหยิบชุดเอกสารของกิจการอื่นมาใช้ทั้งหมด รายการหลักที่ควรตรวจมีดังนี้

• แบบ ภ.พ.01 และข้อมูลผู้ประกอบการกับสถานประกอบการที่ใช้กรอกคำขอ
• หลักฐานการใช้สถานที่ เช่น สัญญาเช่าหรือหนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่ตามกรณี พร้อมแผนที่ตั้งและภาพถ่ายสถานประกอบการ
• หลักฐานแสดงฐานะนิติบุคคล หากผู้ขอจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล
• หนังสือมอบอำนาจและหลักฐานประจำตัวที่เกี่ยวข้อง หากให้ผู้อื่นยื่นแทน
• เอกสารเฉพาะสถานะอื่นตามรายการที่กรมสรรพากรกำหนด เช่น หลักฐานของกิจการร่วมค้าหรือตัวแทนผู้ประกอบการนอกราชอาณาจักร เมื่อเข้ากรณีนั้น

อีกชุดหนึ่งเป็นหลักฐานสำหรับอธิบายวันเกินเกณฑ์ ให้บันทึกรายการขายและค่าบริการตามลำดับวัน พร้อมมูลค่า ยอดสะสมก่อนรายการ และยอดสะสมหลังรายการ สำหรับสินค้า ให้จับคู่รายการขายกับวันส่งมอบ รวมทั้งวันรับเงินล่วงหน้าหรือวันออกใบกำกับภาษีถ้ามี สำหรับบริการ ให้จับคู่ข้อตกลง ใบแจ้งหนี้ หลักฐานรับชำระ และใบกำกับภาษีถ้ามี

รายการเงินเข้าบัญชีควรชี้ได้ว่าเป็นค่าบริการของลูกค้ารายใดและงวดใด โดยเฉพาะเมื่อมีการโอนรวมหลายงานหรือยอดโอนไม่ตรงกับใบแจ้งหนี้ หากค่าบริการถูกพักจ่ายข้ามปี ให้เก็บวันที่แจ้งพักชำระ วันที่อนุมัติยอด และวันที่โอนเงินจริงไว้ในลำดับเดียวกัน แล้วตรวจอีกครั้งว่าระหว่างรอเงินมีเหตุอื่นที่ทำให้ความรับผิดเกิดก่อนหรือไม่

อ่านเพิ่มเติม:

• รายรับเกิน 1.8 ล้านบาท: ธุรกิจต้องจด VAT เมื่อไร
• ขาย SaaS เข้าไทยเกิน 1.8 ล้านบาท—ผู้ให้บริการต่างประเทศมีเวลา 30 วัน