ใช้ e-Withholding Tax: ไม่ต้องออก 50 ทวิ แต่ธนาคารกลายเป็นด่านสำคัญ

การเริ่มใช้ e-Withholding Tax มีสองส่วน: เปิดบริการชำระเงินกับธนาคารที่รองรับ และเตรียมสิทธิเข้าตรวจข้อมูลในระบบกรมสรรพากร เมื่อจ่ายผ่านช่องทางที่เข้าเงื่อนไข ธนาคารจะรับข้อมูลพร้อมเงินภาษีเพื่อนำส่ง และผู้จ่ายได้รับ ยกเว้นการออกหนังสือรับรอง 50 ทวิ สำหรับรายการนั้น หลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ที่ธนาคารออกใช้เป็นหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่าย

ระบบเหมาะกับผู้จ่ายที่ต้องการผูกการจ่ายเงินกับการนำส่งภาษี แต่ประโยชน์ด้านเอกสารจะเกิดขึ้นต่อเมื่อคำสั่งจ่ายมีข้อมูลผู้รับ ประเภทเงินได้ และยอดภาษีถูกต้องตั้งแต่ต้น การมีบัญชี e-Filing อยู่แล้วไม่ได้ทำให้การโอนเงินตามปกติกลายเป็นรายการ e-Withholding Tax ผู้จ่ายจึงต้องตรวจทั้งช่องทางของธนาคารก่อนสั่งจ่าย และผลการนำส่งหลังทำรายการ

สมัครอย่างไร และต้องเตรียมสิทธิใดบ้าง

เริ่มจากถามธนาคารที่ใช้จ่ายเงินว่าเปิดบริการ e-Withholding Tax ผ่านช่องทางใด ต้องสมัครหรือปรับสิทธิผู้สร้างและผู้อนุมัติรายการอย่างไร และรับข้อมูลภาษีผ่านหน้าบริการหรือไฟล์รูปแบบใด เงื่อนไขแตกต่างกันตามผลิตภัณฑ์ธนาคาร: บริการของธนาคารกสิกรไทยกำหนดให้ทำรายการผ่าน K-Cash Connect Plus มีบัญชีกระแสรายวันหรือออมทรัพย์กับธนาคาร และเตรียมไฟล์ข้อมูลตามรูปแบบที่กำหนด เงื่อนไขนี้เป็นตัวอย่างของธนาคารแห่งหนึ่ง จึงควรขอรูปแบบข้อมูลและขั้นตอนสมัครจากธนาคารที่จะใช้จริง

อีกส่วนคือการเข้าใช้ข้อมูลภาษีที่กรมสรรพากร คู่มือเข้าใช้ระบบของกรมสรรพากรแยกขั้นตอนสำหรับนิติบุคคลและบุคคลธรรมดา ผู้มีบัญชี e-Filing ใช้ชื่อผู้ใช้หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีกับรหัสผ่านเดิม แล้วตรวจข้อมูลที่ระบบดึงมา นิติบุคคลต้องเตรียมข้อมูลติดต่อของผู้มีอำนาจ ส่วนบุคคลธรรมดาต้องใช้รหัสหลังบัตรประชาชนและยืนยันตัวตนตามขั้นตอนที่ระบบกำหนด รวมถึง OTP เมื่อเลือกวิธีนั้น หากยังไม่มีบัญชี e-Filing ระบบจะพาไปลงทะเบียนบัญชีก่อน

สิทธิเข้าดูข้อมูลกับสิทธิสั่งจ่ายเป็นคนละเรื่อง ฝ่ายบัญชีอาจเข้าค้นหลักฐานภาษีได้ แต่ยังส่งคำสั่งผ่านบริการโอนเงินที่ไม่รองรับภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้เช่นกัน ก่อนเริ่มใช้จริงจึงควรให้ผู้สร้างรายการ ผู้อนุมัติ และผู้กระทบยอดทราบว่าต้องใช้บริการใด และแต่ละคนเห็นข้อมูลภาษีส่วนไหนของรายการ

ข้อมูลที่ต้องตรวจก่อนส่งคำสั่งให้ธนาคาร

ธนาคารนำส่งตามข้อมูลที่ผู้จ่ายแจ้ง ผู้จ่ายจึงต้องตัดสินให้ถูกว่ารายจ่ายนั้นเป็นเงินได้ประเภทใด ใช้ฐานเงินและภาษีเท่าใด และผู้ถูกหักภาษีเป็นใคร รายการจ่ายให้คู่ค้ารายเดียวกันอาจมีลักษณะต่างกัน การคัดลอกประเภทเงินได้จากการจ่ายครั้งก่อนโดยไม่ดูรายจ่ายครั้งนี้จึงทำให้หลักฐานภาษีคลาดเคลื่อนได้

• ผู้จ่ายและผู้รับ: ตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของฝ่ายที่มีหน้าที่หักภาษี ชื่อหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ และบัญชีที่จะรับเงิน สำหรับธุรกรรมในประเทศ ควรตรวจเลขประจำตัวผู้ถูกหักให้ตรงกับทะเบียนคู่ค้า เพราะข้อมูลนี้ปรากฏในหลักฐานภาษี
• ลักษณะรายจ่าย: ระบุประเภทเงินได้จากธุรกรรมจริง พร้อมจำนวนเงินได้ที่ใช้รายงาน หากหนึ่งคำสั่งมีรายจ่ายต่างประเภท ให้ถามธนาคารว่าต้องแยกรายการในช่องทางที่ใช้อย่างไร
• ยอดภาษีและยอดโอน: เทียบจำนวนเงินได้ ภาษีที่หัก และยอดที่จะเข้าบัญชีผู้รับกับรายการอนุมัติจ่าย หากธุรกรรมมีข้อมูลภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องแจ้ง ให้ตรวจส่วนนั้นด้วย การดูยอดโอนสุทธิเพียงช่องเดียวไม่พอจะบอกว่าฐานเงินและภาษีถูกต้อง
• ช่องทางและข้อมูลติดต่อ: ตรวจว่าคำสั่งถูกสร้างในบริการ e-Withholding Tax และกรอกช่องทางติดต่อของผู้จ่ายกับผู้รับตามที่ธนาคารกำหนด เพื่อให้ส่งหลักฐานอิเล็กทรอนิกส์ได้ เก็บหมายเลขอ้างอิงที่ธนาคารออกไว้จับคู่กับรายการบัญชี

ผู้อนุมัติควรเห็นรายละเอียดภาษีประกอบยอดจ่ายก่อนปล่อยคำสั่ง เพราะข้อผิดพลาดในเลขผู้รับหรือประเภทเงินได้อาจไม่ปรากฏจากยอดโอน หากข้อมูลต้นทางไม่ครบ ให้แก้ก่อนส่งธนาคาร การย้อนตรวจหลังเงินถึงผู้รับต้องอาศัยทั้งผลจากธนาคารและข้อมูลภาษีที่นำส่งแล้ว

เงิน ข้อมูล และหลักฐานเดินทางผ่านใคร

กระบวนการมีผู้จ่าย ธนาคาร ผู้รับเงิน และกรมสรรพากร โดยแต่ละฝ่ายได้รับผลคนละส่วนของรายการ ผู้จ่ายส่งคำสั่งพร้อมข้อมูลภาษี ธนาคารจัดการชำระเงินแก่ผู้รับและนำส่งเงินภาษีกับข้อมูลให้กรมสรรพากร จากนั้นผู้จ่ายและผู้รับตรวจหลักฐานของตนได้ คำอธิบายบริการของธนาคารกรุงเทพแสดงทั้งบทบาทธนาคารในการนำส่งและช่องทางตรวจผลการโอนกับข้อมูลหักภาษี

1. ผู้จ่ายจัดประเภทเงินได้ คำนวณภาษี และสร้างคำสั่งในช่องทางธนาคารที่รองรับ พร้อมข้อมูลผู้รับและรายละเอียดภาษีของรายการ
2. ผู้มีอำนาจอนุมัติคำสั่งโดยเทียบยอดจ่ายกับยอดภาษี ธนาคารประมวลการจ่ายเงินและรับรายการภาษีเพื่อนำส่ง
3. ผู้จ่ายตรวจผลรายการจากธนาคารก่อนว่าเงินถูกโอนและคำสั่งภาษีสำเร็จหรือถูกปฏิเสธ แล้วเก็บหมายเลขอ้างอิงไว้กับรายการบัญชี
4. เมื่อข้อมูลปรากฏในระบบกรมสรรพากร ผู้จ่ายตรวจรายการที่ตนหักภาษี ผู้รับตรวจรายการที่ตนถูกหัก ทั้งสองฝ่ายเทียบผู้เสียภาษี วันจ่าย ประเภทเงินได้ จำนวนเงิน และภาษีกับธุรกรรมจริง

ข้อความว่าโอนเงินสำเร็จเป็นผลของการชำระเงิน ยังควรจับคู่กับข้อมูลภาษีที่ตรวจได้ภายหลัง หากผู้รับไม่พบรายการ ให้เริ่มจากสถานะคำสั่งและหมายเลขอ้างอิงของธนาคาร แล้วตรวจเลขประจำตัวผู้เสียภาษีกับช่วงเวลาที่ค้น หากธนาคารรับคำสั่งแล้วแต่ข้อมูลยังไม่ปรากฏตามรอบที่ธนาคารแจ้ง ให้ติดต่อธนาคารพร้อมรายละเอียดรายการเพื่อให้ตรวจการนำส่ง

ต่างจาก e-Filing และ SWC ตรงไหน

จุดต่างคือผู้ส่งข้อมูลภาษีและจังหวะที่ข้อมูลถูกส่ง ตารางเปรียบเทียบของกรมสรรพากรแยก e-Filing ปกติซึ่งผู้จ่ายคีย์หรืออัปโหลดข้อมูล โปรแกรม SWC ซึ่งระบบบัญชีส่งข้อมูลเข้ากรมสรรพากร และ e-Withholding Tax ซึ่งผู้จ่ายสั่งจ่ายผ่านธนาคารให้ธนาคารนำส่งข้อมูล ความต่างเรื่องหนังสือรับรองจึงขึ้นกับช่องทางที่รายการนั้นใช้

• e-Filing ปกติ: ผู้จ่ายจัดการยื่นข้อมูลผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากรและออกหนังสือรับรองให้ผู้รับ การจ่ายเงินกับการยื่นข้อมูลเป็นงานที่ผู้จ่ายต้องจับคู่เอง
• SWC: ระบบบัญชีส่งข้อมูลภาษีเข้ากรมสรรพากรโดยตรง ช่วยลดการคีย์ซ้ำเมื่อข้อมูลในโปรแกรมพร้อม แต่ผู้จ่ายยังต้องจัดการหนังสือรับรองให้ผู้รับ
• e-Withholding Tax: ธนาคารรับคำสั่งจ่ายพร้อมข้อมูลภาษีและนำส่งให้กรมสรรพากร รายการที่ดำเนินการตามเงื่อนไขใช้หลักฐานอิเล็กทรอนิกส์แทนหนังสือรับรองที่ผู้จ่ายต้องออก

กิจการที่ใช้หลายช่องทางควรระบุวิธีนำส่งไว้กับรายการจ่ายแต่ละครั้ง เพื่อให้ฝ่ายบัญชีรู้ว่าจะตรวจหลักฐานจากที่ใดและต้องออกหนังสือรับรองให้ผู้รับหรือไม่ การโอนเงินผ่านธนาคารเพียงอย่างเดียวไม่ได้บอกว่ารายการนั้นผ่าน e-Withholding Tax: ต้องดูบริการที่ใช้ส่งคำสั่งและผลการนำส่งของรายการนั้นด้วย

อ่านเพิ่มเติม:

• e-Withholding Tax เหลือ 1% แต่ธุรกิจต้องปรับไฟล์บัญชีก่อน