Rensa dolda data före delning – Word och PDF kräver olika verktyg

För att rensa metadata och annan dold information ur Word, spara först en kopia och kör Dokumentkontroll i Word på kopian. Gå igenom resultaten innan du tar bort något: kontrollen kan hitta dokumentegenskaper, kommentarer, spårade ändringar och dold text. Behåll originalet, eftersom borttagen information inte alltid går att återställa.

Om du ska dela en PDF behöver du kontrollera den färdiga PDF-filen separat. Acrobat Pros PDF-sanering kan ta bort metadata, kommentarer, dolda lager och annat dolt innehåll. Spara den sanerade filen som den version du faktiskt ska skicka eller publicera, och granska även det som syns på sidorna.

Skilj filuppgifter från annat dolt innehåll

Metadata beskriver filen och kan omfatta författare, ämne, titel och namnet på den som senast sparade dokumentet. Uppgifterna behöver inte synas på sidan för att följa med filen. I ett Word-dokument kan det även finnas användarnamn, mallnamn, e-posthuvuden och uppgifter om en dokumentserver.

Kommentarer och ändringsspårning hör i stället till granskningen av innehållet. De kan avslöja tidigare formuleringar, synpunkter och vilka personer som deltagit i arbetet. Anpassade XML-data kan finnas i filen utan att visas i dokumentet, medan text som formaterats som dold är en annan kategori. Att rensa ett författarnamn ur egenskaperna besvarar därför inte frågan om allt känsligt innehåll är borta.

Det är också skillnad mellan sådant som finns kvar i den redigerbara Word-filen och sådant som finns i den exporterade PDF-filen. När PDF-filen har skapats är det den filens innehåll som mottagaren får. En kontroll av Word-kopian ger alltså inte besked om vilka dolda uppgifter den färdiga PDF-filen innehåller.

Kör Dokumentkontroll på en Word-kopia

Gör Word-kontrollen innan du skapar PDF-filen för delning. Då kan du granska uppgifter som hör till det redigerbara dokumentet och ta ställning till kommentarer och revisioner medan de fortfarande är lätta att hantera. Arbeta i en separat kopia så att arbetsversionen finns kvar om du behöver återgå till den.

1. Öppna Word-dokumentet och välj Arkiv > Spara som. Ge kopian ett eget filnamn.
2. Öppna kopian och gå till Arkiv > Information > Felsök > Kontrollera dokument. Markera kategorierna du vill undersöka och välj Kontrollera.
3. Läs resultatet kategori för kategori. Titta särskilt på kommentarer och revisioner, dokumentegenskaper och personlig information, dold text, osynligt innehåll samt anpassade XML-data.
4. Välj Ta bort alla vid de kategorier som ska rensas. Välj sedan Granska igen och spara kopian.

Bedöm varje kategori innan du väljer Ta bort alla. Sidhuvuden, sidfötter och vattenstämplar kan vara avsedda att finnas kvar i den publicerade versionen. Samtidigt kan en anteckning i ett sidhuvud eller ett gammalt utkast i dold text vara olämpligt att lämna ut. Resultatlistan visar var du behöver fatta ett beslut; den avgör inte vilket innehåll som ska publiceras.

Dokumentkontroll hittar text som har formaterats med Words funktion för dold text. Den hittar däremot inte text som dolts på andra sätt, exempelvis vit text mot vit bakgrund, eller ett objekt som täcks av ett annat objekt. Gå därför igenom dokumentets sidor även efter en kontroll som inte visar några fynd. Kontrollera särskilt områden där objekt ligger ovanpå varandra eller där textfärgen kan göra innehåll svårt att se.

Sanera den färdiga PDF-filen

Skapa PDF-filen från den genomgångna Word-kopian och öppna sedan just den fil som ska skickas eller publiceras. En PDF kan innehålla egna metadata, kommentarer och dolda lager. Därför hör saneringen hemma efter den sista exporten, även om Word-kopian redan har kontrollerats.

1. Öppna PDF-filen i Acrobat Pro. Välj Alla verktyg > Redigera bort i en PDF-fil och därefter Sanitize document i den vänstra panelen.
2. Välj Remove all om allt dolt innehåll ska tas bort. Om vissa uppgifter ska behållas, välj Selectively remove och markera de aktuella kategorierna under Hidden Information.
3. Välj Ta bort vid selektiv rensning. Ange ett nytt filnamn och spara PDF-filen; det valda innehållet tas bort permanent när filen sparas.

De två valen fyller olika behov. Remove all är avsett för att ta bort allt dolt innehåll som saneringen omfattar, medan Selectively remove låter dig välja vilka kategorier som ska rensas. Om dokumentet ändras och exporteras på nytt behöver den nya PDF-filen saneras på nytt. Den tidigare sanerade filen säger inget om innehållet i en senare export.

Sanering av dolt innehåll är heller ingen bedömning av vad som syns på PDF-sidorna. Ett namn i brödtexten, en kontaktuppgift i sidfoten eller en synlig kommentar i en bild måste upptäckas vid genomläsningen. Spara därför den rensade PDF-filen under ett tydligt eget namn, så att det är den granskade versionen som delas.

Granska kommentarer, ändringar och slutfil

Om även Word-filen ska delas, gå igenom kommentarer och spårade ändringar i den sparade kopian. Microsofts vägledning om spårade ändringar anger att ändringarna måste accepteras eller avvisas för att tas bort; vyn Ingen markering döljer dem bara tillfälligt. Ta ställning till kvarvarande kommentarer och kör Dokumentkontroll igen efter ändringarna.

Öppna därefter den PDF som faktiskt ska delas och läs den från början till slut. Se efter om namn, kontaktuppgifter, sidhuvuden, sidfötter eller vattenstämplar fortfarande avslöjar något som inte ska publiceras. Kontrollera också att innehåll som ska finnas kvar inte har försvunnit när du rensade Word-kopian eller PDF-filen. Dela först den version som du har sparat och granskat efter båda rensningsstegen.

Läs också:

• MCP och A2A löser olika problem – en agent kan behöva båda
• Ett lyckat agenttest räcker inte – mät utfallet och upprepningen
• Prompt injection stoppas inte av ett filter – lås agentens verktyg