Kryptera filen före mejlet – skicka lösenordet en annan väg

Packa den känsliga filen i ett lösenordsskyddat 7z-arkiv med AES-256 innan du mejlar den eller delar en länk. Helsingfors universitets anvisning rekommenderar också att filnamnen inuti arkivet krypteras och att lösenordet lämnas via exempelvis sms eller telefon. Den som bara får tag på bilagan eller länken behöver då fortfarande lösenordet för att öppna innehållet.

Kontrollera mottagaren, skapa arkivet i 7-Zip och provöppna det innan du skickar det. Windows inbyggda filkryptering är knuten till ett annat sätt att ge åtkomst: en krypterad fil på din dator blir inte automatiskt ett portabelt arkiv som mottagaren kan öppna med ett lösenord.

Kontrollera vad och till vem du skickar

Se först till att mottagaren har rätt till innehållet och att mejladressen eller delningsytan verkligen tillhör rätt person. Bestäm samtidigt hur lösenordet ska lämnas. Ett arkiv hjälper om bara filen sprids; den som får både arkivet och lösenordet kan läsa innehållet.

Granska filerna innan de packas. Kommentarer, tidigare versioner och annan information som finns kvar i ett dokument följer med när mottagaren packar upp det. Om sådana uppgifter inte ska lämnas ut behöver du rensa dold information i originalet före krypteringen. Kontrollera också att du valt den version som faktiskt ska skickas.

Fråga mottagaren om hen kan öppna 7z-formatet. Välj dessutom ett neutralt namn på själva arkivfilen. Inställningen för krypterade filnamn skyddar namnen inuti arkivet, men det yttre namnet syns fortfarande i bilagan eller länken.

Skapa arkivet i 7-Zip

Markera filen eller filerna i 7-Zip och välj att lägga till dem i ett arkiv. Du kan också nå arkivfunktionen via högerklicksmenyn i Windows. Menytexter och placering kan variera, så kontrollera valen i arkivdialogen innan du skapar filen.

1. Ge arkivet ett neutralt namn utan personnamn, ärendenummer eller andra uppgifter som avslöjar innehållet.
2. Välj 7z som arkivformat. Kontrollera formatfältet även om programmet redan föreslår ett alternativ.
3. Skriv ett långt, unikt lösenord och bekräfta det i det andra lösenordsfältet. Ett lättgissat lösenord försvagar skyddet även när krypteringsmetoden är stark.
4. Välj AES-256 som krypteringsmetod och aktivera Encrypt file names för att dölja namnen på filerna i arkivet.
5. Skapa arkivet och kontrollera att resultatet är en fil med ändelsen .7z. Det är den filen du sedan ska bifoga eller dela, inte det okrypterade originalet.

Det yttre arkivnamnet och de inre filnamnen behöver hanteras var för sig. Ett neutralt yttre namn säger mindre för den som ser mejlet. Krypterade inre namn hindrar den som kommer över arkivet från att läsa dess filförteckning utan lösenord.

Provöppna den färdiga filen

Öppna den skapade .7z-filen och ange lösenordet. Packa upp den i en tillfällig mapp och kontrollera att rätt dokument finns där och går att läsa. Att arkivfilen har skapats räcker inte som kontroll: fel version kan ha valts, en fil kan saknas eller lösenordet kan ha skrivits fel.

Försök sedan visa arkivets innehåll utan att ange lösenordet. Om filnamnen går att läsa behöver du skapa om arkivet med kryptering av filnamn aktiverad. Radera de okrypterade provkopiorna från den tillfälliga mappen när kontrollen är klar, så att du inte lämnar en extra läsbar uppsättning filer där.

Ändrar du originaldokumentet efter provöppningen måste du skapa och kontrollera ett nytt arkiv. Annars innehåller bilagan fortfarande den tidigare versionen. Kontrollera till sist arkivfilens namn och mottagaradressen en gång till mot det du avsåg att skicka.

Skicka lösenordet i en annan kanal

Bifoga den kontrollerade .7z-filen eller dela en länk till just den filen. Lämna därefter lösenordet till mottagaren via den separata kontaktväg ni kom överens om, exempelvis ett telefonsamtal eller sms. Lägg det inte i mejlets ämnesrad, meddelandetext eller ett andra mejl till samma brevlåda.

Uppdelningen gör skillnad när någon kommer åt endast mejlet eller delningslänken: där finns då inte också uppgiften som öppnar arkivet. Den förutsätter att lösenordet når rätt person, så kontrollen av mottagaren är fortfarande avgörande. Skicka gärna lösenordet först när du har försäkrat dig om att arkivet hamnade på rätt adress eller delningsyta.

Mottagaren sparar arkivet, öppnar det med ett program som stöder 7z och anger lösenordet. En bekräftelse på att filerna gick att öppna är särskilt användbar innan du tar bort din enda fungerande kopia. Om något inte fungerar kan ni reda ut problemet i den separata kanalen utan att lägga lösenordet i mejltråden.

Varför Windows filkryptering inte ersätter arkivet

Windows har ett inbyggt val för att kryptera filer och mappar via Egenskaper, Avancerat och kryssrutan för att skydda innehållet. Microsofts instruktion anger också att den funktionen saknas i Windows Home. Det är en funktion för filkryptering i Windows, inte stegen för att skapa ett 7z-arkiv med ett lösenord som kan lämnas till mottagaren.

Åtkomsten till filer som krypterats med Windows Encrypting File System, EFS, hänger ihop med krypteringscertifikat. Microsofts anvisning om EFS-migrering beskriver hur både krypterade filer och tillhörande certifikat måste hanteras vid flytt till en annan dator. Att kopiera eller mejla en EFS-krypterad fil ger därför inte mottagaren samma enkla åtkomst som att få ett arkiv och dess lösenord.

För den här delningen behöver mottagaren den kontrollerade arkivfilen, ett program som kan öppna 7z och lösenordet via den andra kanalen. Då kan filen överföras som ett sammanhållet krypterat paket, med filnamnen inuti dolda tills mottagaren öppnar det.

Läs också:

• Rensa dolda data före delning – Word och PDF kräver olika verktyg
• Proton Mail eller Gmail: kryptering stoppar inte all metadata
• Wix eller Squarespace: fri design möter en enklare väg till snygg sajt