Lösenordsskydda en PDF – Mac gör det lokalt, webben kräver uppladdning

Du kan lösenordsskydda en PDF utan att köpa ett redigeringsprogram. På Mac visar Apples anvisning för Förhandsvisning hur du exporterar en skyddad kopia i den inbyggda appen, med ett lösenord som krävs för att öppna filen. Själva exporten sker på datorn och kräver ingen PDF-webbtjänst.

På Windows eller en annan dator med webbläsare kan du använda Acrobats kostnadsfria verktyg. I Adobes beskrivning av webbverktyget står att du väljer eller drar in PDF-filen, skriver ett lösenord och laddar ned den skyddade versionen; den uppladdade filen hanteras på Adobes servrar och raderas om du inte loggar in för att spara den, medan den lösenordsskyddade PDF-filen krypteras.

Välj metod efter var filen får behandlas

Ta ställning till uppladdningen innan du väljer verktyg. För ett avtal, ett intyg eller en annan fil med känsliga uppgifter kan en lokal export vara ett enklare val om du har en Mac och dokumentet inte får lämnas till en extern PDF-tjänst. Det färdiga öppningslösenordet ändrar inte var originalfilen behandlades när skyddet skapades.

Om filen tillhör en arbetsgivare eller någon annan bör du också följa de regler som gäller för just det dokumentet. Ett webbverktyg förutsätter att filen skickas till tjänsten, medan Förhandsvisning kan skapa kopian utan det steget. Ligger originalet redan i en synkroniserad mapp är det en separat fråga var den befintliga filen lagras; den lokala exporten tar inte bort en sådan molnkoppling.

Skydda en kopia i Förhandsvisning på Mac

Förhandsvisning ger dig både ett öppningslösenord och möjlighet att styra behörigheter för exempelvis utskrift, kopiering av text och anteckningar. Spara gärna den skyddade filen under ett nytt namn. Då är det lättare att skilja den från originalet, som annars kan förbli utan det nya skyddet.

1. Öppna PDF-filen i Förhandsvisning och välj Arkiv > Exportera.
2. Ge den exporterade filen ett nytt namn om du vill behålla originalet separat, och välj var kopian ska sparas.
3. Klicka på Behörigheter. Markera Kräv lösenord för att öppna dokument, skriv öppningslösenordet och bekräfta det.
4. Gå igenom rutorna för utskrift och ändringar. En markerad ruta tillåter åtgärden utan ägarens lösenord; en omarkerad ruta kräver det. Skriv sedan ett lösenord under Ägarens lösenord och bekräfta.
5. Klicka på Använd och sedan på Spara.

Ägarlösenordet kan vara samma som öppningslösenordet eller ett annat. Väljer du olika lösenord kan mottagaren få tillgång till innehållet utan att samtidigt få lösenordet för att ändra behörigheterna. De nya inställningarna börjar gälla nästa gång PDF-filen öppnas. Behöver du ändra dem senare finns Arkiv > Redigera behörigheter i Förhandsvisning.

Skydda en PDF i webbläsaren

Acrobats webbverktyg passar när du får ladda upp filen och vill skapa ett öppningslösenord utan att installera ett program. Arbetsflödet ger dig en skyddad PDF att ladda ned. Originalet som du valde på datorn får inte automatiskt samma lösenord, så håll isär filerna när du ska skicka vidare resultatet.

1. Öppna verktyget och klicka på Välj fil, eller dra PDF-filen till sidans uppladdningsyta.
2. Skriv ett lösenord och ange det igen i bekräftelsefältet. Välj ett långt lösenord utan namn, födelsedatum eller vanliga ord som är lätta att gissa.
3. Klicka på Ange lösenord.
4. Ladda ned den lösenordsskyddade PDF-filen när den är klar.

På sidan visas en bedömning av lösenordets styrka när du skriver det. Ett långt, svårgissat lösenord är särskilt viktigt om filen ska skickas vidare, eftersom den som får lösenordet kan öppna innehållet. Den nedladdade kopian är den fil du ska prova och därefter dela, inte den PDF du ursprungligen laddade upp.

Öppningslösenord och behörigheter har olika uppgifter

Ett öppningslösenord efterfrågas innan PDF-filen kan visas. Det är rätt inställning när avsikten är att hindra någon utan lösenord från att läsa innehållet. Både Förhandsvisning och det kostnadsfria webbverktyget kan skapa en sådan fil. Ett lösenord för behörigheter gäller i stället vad någon får göra med en PDF som går att öppna.

I Förhandsvisning kan ägarens lösenord krävas för utskrift eller ändringar när du lämnar respektive ruta omarkerad. Appen har också val för kopiering och anteckningar. Acrobats enkla webbflöde beskriver inställningen av ett öppningslösenord; mer avancerade begränsningar av redigering, utskrift och kopiering finns i Acrobat Pro. Välj därför öppningslösenord om läsåtkomsten är frågan, och gå igenom behörigheterna särskilt om mottagaren till exempel måste kunna skriva ut dokumentet.

Kontrollera kopian och dela lösenordet separat

Öppna den sparade eller nedladdade kopian på nytt innan du skickar den. Då ser du om just den filen frågar efter öppningslösenordet och om du har valt rätt version. På Mac kan du även kontrollera att de behörigheter du ställt in inte hindrar en åtgärd mottagaren behöver göra. Namnge gärna kopian tydligt, men lägg inte själva lösenordet i filnamnet.

Om PDF-filen skickas med e-post bör lösenordet gå en annan väg, till exempel via telefon. ICO:s råd om krypterade bilagor är att överföra nyckeln genom en separat kontaktväg och inte skriva den i samma mejl som bilagan. Då hamnar inte fil och lösenord tillsammans i ett och samma meddelande.

Läs också:

• TERASi tar in 11 miljoner euro – Nato-fonden gör sin första svenska investering