Stäng en Google Drive-länk – radering räcker inte alltid

För att sluta dela en fil i Google Drive öppnar du filens delningsinställningar och tar bort en namngiven mottagare eller ändrar Allmän åtkomst till Begränsad om alla med länken kan öppna filen. Vill du hindra redigerare från att dela vidare finns en separat inställning under Dela.

Kontrollera också om personen får åtkomst genom en delad mapp. Att flytta en fil till papperskorgen avslutar inte nödvändigtvis åtkomsten till originalet direkt, och en kopia som någon redan har skapat är en separat fil. Vilken åtgärd du behöver beror därför på om du vill stoppa en person, stänga en öppen länk eller ta bort originalfilen.

Ta reda på varifrån åtkomsten kommer

Högerklicka på filen i Drive och välj Filinformation följt av Information. Panelen visar vem som äger filen och vilka som har åtkomst. Om du får ändra behörigheterna kan du välja Hantera åtkomst. Granska både personer och grupper, och se efter om filen ligger i en mapp som delas med andra.

Enligt Googles regler för delade mappar ärver filer mappens behörigheter: du kan normalt inte ge en person lägre åtkomst till en enskild fil än personen redan har till mappen. Försöker du ta bort åtkomsten till filen kan Drive därför uppmana dig att ändra den överordnade mappen. Den ändringen påverkar också andra filer och undermappar där.

Om bara den aktuella filen behöver en snävare krets kan du flytta den till en särskild mapp med begränsad åtkomst. Kontrollera sedan filens egna behörigheter. En person som fått högre åtkomst direkt till filen kan behålla den även om behörigheten till den gamla mappen sänks. Den skillnaden är lätt att missa när samma namn förekommer både i filens och mappens delning.

Ta bort en viss mottagare

Om en namngiven person inte längre ska kunna öppna filen, öppna eller markera filen och välj Dela. Leta upp personen, öppna menyn bredvid namnet, välj Ta bort åtkomst och spara. Gäller ändringen en hel mapp gör du den i mappens delningsruta i stället.

Öppna därefter Dela igen och kontrollera personens åtkomst. Om den kommer från mappen behöver mappens behörighet ändras, vilket också kan påverka andra som använder den. Har filen samtidigt allmän åtkomst för alla med länken kan den borttagna personen fortfarande öppna filen genom den vägen. Att ta bort ett namn ur listan stänger alltså inte en öppen länk.

Äger du inte filen kan du ta bort den från din egen Drive, men det återkallar inte andras åtkomst till ägarens fil. Då behöver ägaren, eller någon som får ändra delningsbehörigheterna, göra ändringen. Kontrollera vem som äger filen innan du tolkar knappen Ta bort som ett sätt att stoppa delningen.

Stäng åtkomsten för alla med länken

Om Allmän åtkomst är inställd på Alla med länken, öppna Dela, välj menyn under Allmän åtkomst och ändra till Begränsad. Avsluta med Klar. Den gamla adressen kan fortfarande ligga kvar i mejl och meddelanden, men den ger inte längre allmän åtkomst till filen.

Begränsad betyder att personer måste ha åtkomst för att kunna öppna filen. Det tar inte automatiskt bort personer som fått behörighet direkt. Granska därför mottagarlistan i samma delningsruta och kontrollera mappen om filen ligger i en delad mapp. Om någon uttryckligen ska förlora åtkomsten behöver även den behörigheten tas bort.

Har du använt funktionen för att publicera filen på webben behöver du också sluta publicera den. Publicering och vanlig länkdelning är skilda inställningar. En ändring under Allmän åtkomst är därför inte hela åtgärden för en fil som du tidigare har publicerat.

Hindra redigerare från att dela vidare

Som filägare kan du stoppa redigerare från att ändra filens behörigheter eller dela den direkt med fler. Öppna filen, välj Dela och sedan Inställningar. Avmarkera Redigeringsbehöriga kan ändra behörigheter och dela, och välj Klar. Redigeraren behåller sin befintliga redigeringsåtkomst; inställningen styr möjligheten att dela just filen vidare.

Om filen ligger i en delad mapp måste du granska mappen separat. En person som får dela mappen kan ge andra åtkomst till dess innehåll även när vidare delning av den enskilda filen har spärrats. Behöver filen ha andra villkor än resten av mappen är en särskild mapp med begränsad åtkomst den tydligare lösningen.

Under Dela och Inställningar finns också val för vilka roller som får ladda ned, kopiera och skriva ut. De kan begränsa vad mottagare gör via Drive och Googles dokumentappar medan de har åtkomst. De kan däremot inte dra tillbaka en kopia som redan har skapats eller hindra någon från att sprida innehållet på andra sätt. Ställ därför in dem innan du ger nya personer åtkomst om möjligheten att kopiera är avgörande.

Radera originalfilen permanent

Om originalfilen inte längre ska vara tillgänglig för någon av mottagarna kan du radera den permanent, förutsatt att du äger den. Enligt Googles anvisningar för radering kan personer som filen delats med fortsätta få åtkomst medan den ligger i papperskorgen; när ägaren raderar den permanent förlorar de åtkomsten till originalet. Att bara flytta filen till papperskorgen ger alltså inte samma resultat.

1. Flytta den ägda filen till papperskorgen i Drive.
2. Öppna Papperskorgen och välj den aktuella filen.
3. Välj Radera permanent och kontrollera att du har valt rätt fil innan du bekräftar.

Permanent radering tar bort originalet även för personer som du kanske hade velat låta fortsätta använda det. Om filen ska leva vidare hos någon annan är det i stället åtkomsten eller ägandet som behöver hanteras. En fil som någon annan äger kan du bara ta bort från din egen Drive; ägarens original och andra mottagares åtkomst finns kvar.

En separat kopia påverkas inte av att originalet raderas. Det gäller också innehåll som redan har laddats ned eller sparats på annat håll. Därför är permanent radering ett sätt att avsluta åtkomsten till den ägda originalfilen, medan kopieringsinställningar och delningsbehörigheter avgör vilka möjligheter mottagarna har innan dess.

Läs också:

• Gamla GitHub-runners stoppas – version 2.329.0 räcker inte alltid
• Google Calendar eller Outlook: månadsslutet avslöjar skillnaden
• Radera Google-aktivitet automatiskt – webbhistoriken kan ändå ligga kvar