Odchod z Notionu: súkromné stránky možno previesť len do 30 dní

Ak chcete zachovať súkromné pracovné stránky odchádzajúceho člena Notionu, samotný export priestoru nestačí. Podľa pravidiel Notion pre prevod obsahu ich môže vlastník priestoru na pláne Enterprise previesť na súčasného člena, iba ak bývalý člen odišiel pred menej než 30 dňami, mal súkromné stránky a tie ešte neboli prevedené.

Rozhodujúci je prístup účtu, ktorý export spúšťa. Návod Breeze k exportu uvádza, že úplný export vynechá stránky, ktoré tento účet nevidí, vrátane súkromných stránok iných ľudí. Pred odstránením člena preto treba sprístupniť potrebnú prácu nástupcovi; po odstránení môže vlastník priestoru na Enterprise osobitne previesť zostávajúci súkromný obsah.

Pred odstránením: rozdeľte obsah podľa prístupu

Začnite stránkami, ktoré má po odchode človeka používať tím. Rozlišujte stránky dostupné v tímovom priestore, stránky zdieľané len s vybranými kolegami a obsah v súkromnej časti účtu odchádzajúceho člena. To, že človek stránku vytvoril alebo že správca pozná jej odkaz, ešte neurčuje, či ju nástupca otvorí zo svojho účtu.

1. Požiadajte odchádzajúceho člena, aby označil pracovné stránky vo svojej súkromnej časti a stránky zdieľané len s konkrétnymi ľuďmi. Pri každej zaznamenajte, komu má po odchode slúžiť.
2. Ešte počas členstva sprístupnite potrebné stránky nástupcovi alebo ich presuňte do vhodného spoločného priestoru. Rozhodnutie urobte podľa toho, kto má obsah ďalej používať, nie podľa toho, kde sa práve nachádza.
3. Nech nástupca otvorí kľúčové stránky zo svojho účtu. Prejdite aj potrebné podstránky a databázy: otvorenie nadradenej stránky samo osebe nepotvrdzuje, že má prístup ku každej časti pracovného obsahu.
4. Odstráňte člena až po odlíšení stránok, ktoré sú už odovzdané, od súkromných stránok, ktoré zostali bez príjemcu. Tento zoznam neskôr pomôže skontrolovať výsledok prevodu alebo exportu.

Pri zdieľaných stránkach sa nespoliehajte na následný prevod súkromného obsahu. Návod Northsand k odovzdaniu stránok upozorňuje, že stránka zdieľaná s iným používateľom nepatrí do tohto prevodu ani vtedy, keď má príjemca iba právo čítať. Jej pokračujúcu dostupnosť preto riešte cez prístupové práva a overte ju priamo v účte nástupcu.

Čo zachytí úplný export

Export vytvorí kópiu obsahu dostupného exportujúcemu účtu; nie je súpisom všetkých stránok, ktoré existujú u ostatných členov. V nastaveniach Notionu sa spúšťa cez Settings, General a Export all workspace content. Obsah možno získať ako HTML alebo Markdown, databázy aj ako CSV, spolu s nahranými súbormi. Balík obsahuje index.html, ktorý pomáha prejsť exportované stránky.

Ak v balíku chýba známa pracovná stránka, najprv overte, či k nej mal exportujúci účet prístup. Na Enterprise môže správca cez vyhľadávanie obsahu udeliť prístup ku konkrétnej stránke sebe alebo inému človeku a potom spustiť nový export. Takáto zmena nedoplní stránku do balíka, ktorý už bol vytvorený. Výsledok môžu ovplyvniť aj nastavenia tímového priestoru.

Porovnajte obsahový index exportu so zoznamom stránok pripravených na odovzdanie. Exportovaná stránka je čitateľná kópia, no jej prítomnosť v balíku sama neudelí nástupcovi prístup v Notione. Exportovaný priestor sa tiež nedá okamžite obnoviť jednoduchým opätovným nahraním, preto pri pokračovaní práce rozhoduje prístup k živým stránkam.

Po odstránení: preveďte neodovzdané súkromné stránky

Na pláne Enterprise musí prevod spustiť vlastník priestoru. V Settings otvorí Members a kartu Recently left, pri bývalom členovi vyberie súčasného člena ako príjemcu a potvrdí Transfer private pages. Bývalý člen už nesmie byť členom priestoru a jeho súkromné stránky nesmú byť prevedené na niekoho iného.

Prevedené stránky sa majú príjemcovi zobraziť v súkromnej časti bočného panela pod novou nadradenou stránkou. Ide o súkromný obsah bývalého člena, nie o všetky stránky, ktoré kedy vytvoril. Keď je prevod dokončený, bývalý člen, ktorému už boli prevedené všetky súkromné stránky, zmizne zo zoznamu Recently left. Rovnaké podmienky oprávnenosti platia aj pri Content Transfer API.

Príjemca by mal novú nadradenú stránku otvoriť a porovnať jej obsah so zoznamom potrebných pracovných stránok. Ak má na stránkach ďalej pracovať tím, musí ich príjemca následne vhodne zdieľať alebo umiestniť do spoločného priestoru. Úspešný prevod do jeho súkromnej časti totiž ešte neznamená, že stránky vidia ostatní kolegovia.

Ak plán Enterprise nemáte

Na inom pláne nepočítajte s prevodom súkromných stránok bývalého člena cez tento postup. Najistejšou cestou je odovzdať pracovné stránky ešte pred odstránením členstva a nechať nástupcu potvrdiť, že ich zo svojho účtu skutočne otvorí. Export môže slúžiť ako samostatná archivovaná kópia dostupného obsahu, ale nepridá do nej cudzie súkromné stránky, ku ktorým exportujúci účet nemá prístup.

Ak bol človek už odstránený, možnosť jeho návratu riešte oddelene od odovzdania práce nástupcovi. Po opätovnom pridaní možno obnoviť obsah a členstvá pôvodného človeka podľa podmienok Notionu; tým sa však stránky automaticky nepresunú k novému zodpovednému členovi. Aj v tomto prípade je poslednou kontrolou otvorenie potrebných živých stránok z účtu nástupcu.

Prečítajte si aj:

• Brave či Firefox: súkromie bez nastavovania má iného víťaza než flexibilita
• pCloud či Tresorit: rýchlosť a súkromie nemajú jedného víťaza
• Notion Calendar či Morgen: Outlook už nerozhoduje, úlohy a cena áno