Google Forms zastaví registráciu pri limite, súbeh ho môže prekročiť

Google Forms vie bez doplnku alebo skriptu automaticky zastaviť prijímanie odpovedí po dosiahnutí zvoleného počtu alebo v určený deň a čas. Oznámenie Google Workspace uvádza, že nastavenie je dostupné pre osobné účty aj zákazníkov Google Workspace a po zverejnení formulára ho treba zapnúť.

Číselný limit však nie je neprekročiteľnou kapacitou miest. Návod Google na správu odpovedí upozorňuje, že pri odoslaní v presne rovnakom okamihu môže formulár prijať odpovede aj nad nastavený strop. Pri registrácii s pevnou kapacitou preto po uzavretí skontrolujte skutočný počet prijatých prihlášok, až potom potvrďte miesta.

Čo má limit počítať

Automatické uzavretie nastavíte na zverejnenom formulári. Pred zdieľaním odkazu dokončite otázky, určte, kto môže odpovedať, a formulár zverejnite. Odkaz na nezverejnený formulár respondentom neumožní poslať odpoveď. Funkcia uzavretia je predvolene vypnutá, takže samotné zverejnenie ešte nenastaví kapacitný strop.

Google Forms počíta odoslané odpovede, nie osoby uvedené v odpovediach. Ak môže prihláška zahŕňať aj sprievod, jeden záznam môže predstavovať viac obsadených miest. Pre podujatie s kapacitou vyjadrenou počtom ľudí preto nastavte otázky tak, aby bolo možné účastníkov spočítať, a rátajte s tým, že uzavretie podľa počtu odpovedí tento súčet nevykoná. Rovnaké rozlíšenie je dôležité, ak jedna prihláška rezervuje viac miest pre skupinu.

Ako nastaviť uzavretie podľa počtu alebo času

V otvorenom zverejnenom formulári kliknite vpravo hore na „Zverejnené“. V časti prijímania odpovedí otvorte nastavenie dátumu uzavretia alebo limitu odpovedí. Názvy položiek sa môžu líšiť podľa jazyka rozhrania, ale nastavenie sa nachádza pri prijímaní odpovedí na publikovanom formulári.

1. Ak rozhoduje kapacita, vyberte uzavretie po určitom počte odpovedí a zadajte najvyšší požadovaný počet.
2. Ak má zber skončiť v termíne, vyberte uzavretie v určený deň, nastavte dátum a čas a potvrďte výber.
3. Skontrolujte zvolenú podmienku aj hodnotu a zmeny uložte. Neskôr ich môžete upraviť cez správu prijímania odpovedí.

Pri formulári, ktorý už obsahuje odpovede, musí byť zadaný číselný limit vyšší než ich aktuálny počet. Limit sa vzťahuje na celkový počet odpovedí v tomto formulári; neoznačuje počet ďalších prihlášok, ktoré chcete prijať od chvíle nastavenia. Ak znovu používate starší formulár, pred zadaním stropu sa preto pozrite do časti „Odpovede“. Pri registrácii, ktorú má zastaviť dátum, si navyše skontrolujte zvolený čas, nielen deň.

Správa pre ľudí, ktorí prídu po uzavretí

Zverejnený formulár môže zostať dostupný cez odkaz aj po zastavení prijímania odpovedí. Návštevník vtedy uvidí oznámenie o uzavretí namiesto možnosti odoslať prihlášku. Pri nastavovaní podmienky uzavretia možno predvolený text nahradiť vlastnou správou a uložiť ju spolu s nastavením.

Pre podujatie môže správa znieť napríklad: „Registrácia je uzavretá. Informácie o prípadných voľných miestach zverejníme na stránke podujatia.“ Druhú vetu použite len vtedy, ak voľné miesta naozaj plánujete oznamovať. Správa po uzavretí je určená ďalším návštevníkom formulára; sama osebe nepotvrdzuje účasť ľuďom, ktorí prihlášku odoslali skôr. Ak chcete rozlišovať medzi prijatou odpoveďou a prideleným miestom, napíšte to záujemcom už v registračných pokynoch.

Skúška s dvoma súčasnými odpoveďami

Možné prekročenie stropu si môžete názorne preveriť na samostatnej testovacej kópii, aby skúšobné prihlášky nezasiahli do ostrej registrácie. Na prázdnom testovacom formulári nastavte limit jednej odpovede a zverejnite ho pre ľudí, ktorí budú skúšku vykonávať. Odkaz otvorte na dvoch zariadeniach, vyplňte obe prihlášky a dohodnite sa na čo najbližšom okamihu odoslania.

V časti „Odpovede“ potom skontrolujte počet prijatých záznamov. Ak prídu obe odpovede, skúška ukáže, ako sa môže prekročenie prejaviť. Ak príde iba jedna, výsledok nie je zárukou pre neskorší nával: dve ručné odoslania nemuseli do služby doraziť presne súčasne. Napokon znovu otvorte odkaz pre respondentov a skontrolujte, či sa po uzavretí zobrazuje pripravená správa.

Pri podujatí, kde počet miest nemožno prekročiť, oddeľte prijatie formulárovej odpovede od potvrdenia účasti. Záznamy po uzavretí porovnajte s pravidlami registrácie a s počtom miest, ktoré jednotlivé prihlášky žiadajú. Až potom rozhodnite, komu miesto potvrdíte. Skúška pomáha pochopiť správanie formulára, no neurčuje poradie ani výsledok budúcich súčasných odoslaní.

Export pred odstránením odpovedí

Ak potrebujete po skúške alebo po skončení registrácie odpovede vymazať, najprv zastavte ich prijímanie. Inak môže medzi stiahnutím súboru a odstránením záznamov pribudnúť prihláška, ktorá sa do uloženej kópie nedostane. V časti „Odpovede“ otvorte ponuku s tromi bodkami a zvoľte stiahnutie odpovedí vo formáte CSV.

Súbor otvorte a skontrolujte, či obsahuje očakávané záznamy a údaje potrebné na vybavenie registrácií. Prehľad ovládania Google Forms uvádza v ponuke odpovedí stiahnutie CSV aj možnosť odstrániť všetky odpovede. Mazanie celého zberu preto vykonajte až po kontrole exportu; neslúži na výber prihlášok, ktorým pridelíte miesto.

Poradie riadkov v stiahnutom CSV nepovažujte automaticky za poradie prihlásenia. Ak na čase odoslania záleží, pracujte s časovými údajmi odpovedí a podľa potreby ich zoraďte po importe do tabuľky. Odstránením odpovedí z Google Forms sa neodstránia priložené nahrané súbory. Pri ďalšom kole registrácie potom nastavujte nový limit podľa počtu odpovedí, ktorý vo formulári skutočne zostal.

Prečítajte si aj:

• Google Forms či Microsoft Forms: nové limity menia voľbu pri veľkých zberoch
• Google zastavil odmeny za chyby: automatické hlásenia zahltili kontrolu
• Due diligence pred investíciou: chýbajúci podpis môže zastaviť celé kolo