Планирование: ключевые принципы

Здравствуйте!

Умение грамотно распоряжаться своим временем – одна из ценнейших способностей. Каждый человек, желающий быть успешным, должен уметь планировать дела и придерживаться составленного плана. Поэтому сегодня мы поговорим о планировании и о преимуществах, которые оно даёт, а также разберём ключевые принципы и методы, позволяющие любому человеку в совершенстве овладеть этим важным инструментом.

В чём суть планирования?

Планирование – это оптимальное распределение времени и прочих ресурсов для решения поставленных задач. Любая достаточно сложная работа нуждается в подготовке.

И чем она сложнее, тем тщательнее нужно продумывать план действий, иначе значительная часть ресурсов может быть потрачена впустую. При грамотном использовании планирование позволяет экономно расходовать такие ресурсы как:

• Время. Многим людям кажется, что планирование – это трата времени, которого им и так не хватает. Но статистика говорит, что именно этим людям обычно удаётся сэкономить до 2 часов времени ежедневно, затрачивая буквально по 10-15 минут на планирование.
• Энергия. Некоторые авторы утверждают, что энергия – это более ценный ресурс, чем время. Планирование позволяет учитывать и этот фактор, оптимально распределяя силы по разным задачам.
• Отношения. Значительная часть конфликтов с близкими людьми связана с тем, что человек тратит личное время на работу. И чаще всего причиной оказывается неумение планировать рабочие задачи.
• Деньги. Неправильное планирование финансов заставляет многих людей тратить больше денег, поскольку им приходится переплачивать за срочные покупки или брать кредиты на невыгодных условиях.
• Потенциал. Потенциал личности – уникальный ресурс, которым обладает каждый из нас. Но если не уделять внимания реализации своих талантов, весь потенциал может быть израсходован впустую.

Грамотное планирование подразумевает, что человек оптимально распределяет свои ресурсы по разным задачам и не расходует их на то, что не приносит никакой ценности в его жизнь. При этом нет ничего плохого в том, чтобы потратить определённое количество времени и денег на хороший отдых, хобби или увлечение. Главное – понимать, что это действительно нужно.

Почему важно планировать?

Использование планирования в работе и личной жизни даёт массу преимуществ. Рассмотрим несколько наиболее очевидных и существенных:

• Высокая продуктивность. Это наиболее очевидный пункт, ведь суть планирования состоит именно в том, чтобы грамотно распределить время и прочие ресурсы, добиваясь максимально возможной продуктивности.
• Возможность ничего не забыть. У каждого человека изредка бывает так, что он вспоминает о какой-то важной задаче в последний момент и в спешке пытается успеть её выполнить. Но если задача внесена в план, забыть о ней невозможно.
• Проактивность во всех сферах жизни. Человек, отказывающийся от планирования, использует реактивную модель поведения. Его действия являются реакцией на внешние события, а не наоборот. Гораздо более эффективной моделью поведения является проактивность, но в полной мере она доступна лишь тем, кто использует планирование во всех сферах жизни.
• Принятие лучших решений. Имея больше времени на обдумывание, человек принимает лучшие решения из доступных вариантов. Если же делать выбор в последний момент, велик шанс поспешить и прогадать.
• Качественный отдых. Невозможно быть эффективным, если не отдыхать и не восстанавливать силы. Человек, умеющий планировать своё время, всегда найдёт возможность хорошо отдохнуть.

Грамотное планирование гарантирует успешное начало и своевременное завершение любых дел, сохраняя человеку достаточно времени для качественного отдыха и полноценной личной жизни. Поэтому любой человек, желающий привнести положительные перемены в свою жизнь, должен в первую очередь обратить внимание именно на этот инструмент.

3 ключевых принципа планирования

Определившись с тем, что планирование – это важный и нужный инструмент, которым должен пользоваться каждый человек, рассмотрим 3 ключевых принципа, которые помогут им овладеть.

1. Планировать нужно в письменной форме

Нельзя считать планированием простое прокручивание плана действий в голове. Если вы всерьез решили планировать свои дела – заведите для этого ежедневник. Как только вы начнёте фиксировать в нём свои задачи, он сразу же обеспечит вам несколько преимуществ:

• Повышение ответственности. Ведение ежедневника повышает дисциплину. Пока цель не записана, её можно переносить, менять или вообще забыть о ней. Но записывая цель в ежедневник, приходится чётко формулировать её, определять конкретные критерии её достижения и назначать дедлайн, а значит, относиться к ней легкомысленно уже не получится.
• Возможность «разгрузить» мысли и перестать забывать о чём-либо. Это то преимущество, которое можно ощутить сразу же. Держать в голове кучу дел накладно – это мешает сосредоточенно думать, и всегда есть риск о чём-нибудь забыть. Но стоит записать дела в ежедневник, и мысли сразу же проясняются, а вероятность забыть о чём-либо стремится к нулю.
• Планирование помогает контролировать прогресс.План действий даёт чёткое понимание того, насколько близка цель, и помогает мотивировать себя, создавая ощущение прогресса с каждым выполненным делом.

Конечно, можно воспользоваться программными еженедельниками. Однако большинство авторов книг о самосовершенствовании даже сегодня сходится на том, что именно бумажный ежедневник позволяет человеку достичь максимальной продуктивности и реализовать свой потенциал.

2. Вычеркивайте завершённые дела

Некоторые люди начинают записывать дела, но игнорируют этот очень важный пункт. Вычёркивание завершённых дел даёт нам больше контроля, делает записи более наглядными, а также является дополнительным источником мотивации.

Секрет в том, что вычёркивание даёт ощущение того, что сделано нечто важное. А в такие моменты дофаминовая система поощрения награждает нас небольшой порцией дофамина. Поэтому очень важно вычеркивать каждое дело непосредственно после его завершения. Не нужно ждать, пока их накопится несколько, и лишь потом вычёркивать все сразу – это не даст такого ощущения контроля.

3. Расставляйте приоритеты

Не всегда можно точно оценить, сколько времени потребуется на решение определённой задачи. Поэтому нет ничего страшного в том, чтобы перенести часть задач на следующий день. К слову, многие авторы рекомендуют именно такой подход: вычёркивать задачи по мере выполнения, а оставшиеся не вычеркнутыми в конце дня перенести на следующий день. Исходя из этого, очень важно понимать, какие задачи наиболее важны и должны быть выполнены в первую очередь.

Ещё одним важным аспектом планирования является соблюдение дедлайнов. Все задачи, для которых можно достаточно точно прогнозировать время выполнения, должны иметь свой дедлайн. Если приоритет задачи не очень высок и никакой срочности нет, дедлайн можно устанавливать непосредственно в момент начала работы над ней. При этом важно, чтобы между задачами присутствовал небольшой «временной буфер», позволяющий компенсировать непредвиденные форс-мажоры.

Заниматься планированием необходимо ежедневно (включая все выходные и праздники). Очень важно не пропускать ни одного дня, независимо от физического или эмоционального состояния. Поначалу это может показаться затруднительным, однако через 2-3 недели данное занятие превратится в привычку, которая будет приносить ощутимую пользу.

Как правильно планировать: 3 эффективных метода

Конечно же, разные авторы представляют просто бесконечное множество различных методов. Но наиболее популярными и общепризнанными можно назвать три метода, которые мы сейчас подробно рассмотрим.

1. Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр также был очень одарённым человеком, неплохо разбиравшимся в личной эффективности. А ещё, в отличие от Франклина, он всё же был президентом США. Но сегодня его фамилия чаще упоминается в связи с так называемой матрицей Эйзенхауэра – популярным методом расстановки приоритетов.

Чтобы воспользоваться данным методом, необходимо расчертить лист бумаги на 4 части. В результате получится 4 поля или квадранта, по которым нужно распределить запланированные дела с учётом их важности и срочности (они должны быть озаглавлены соответствующим образом.

• A — важно и срочно. Как очевидно из названия поля, это важные и срочные дела, которые необходимо сделать как можно быстрее. К примеру, это может быть проект, у которого заканчивается срок исполнения.
• B — важно, но не срочно. Это задачи, которые можно отложить, но нельзя отменить. К примеру, это могут быть дела, связанные с саморазвитием, самоактуализацией или какими-то мероприятиями в личных отношениях.
• C — неважно, но срочно. В этот квадрант можно записать различные рутинные задачи, а также дела, для которых близится дедлайн. Переполнение этого квадранта грозит цейтнотом, способным значительно снизить личную эффективность.
• D — неважно и не срочно. Это различные дела, которыми можно заниматься при наличии свободного времени: культурные мероприятия, просмотр фильмов, чтение художественной литературы, прогулки по парку и прочее.

Очевидно, что наибольшую ценность представляют дела из первого и второго квадранта. Им нужно уделять максимум внимания. Неважные, но срочные дела обычно также требуется выполнить, но их ценность обычно невысока. Многие авторы рекомендуют по максимуму делегировать дела из этого квадранта подчинённым, подрядчикам или другим людям.

2. Метод Парето

Как несложно догадаться, данный метод основан на принципе Парето, известном также как «правило 80/20». Это эмпирическое правило, согласно которому 80% усилий приходится прикладывать для получения 20% результата, и наоборот, оставшиеся 20% усилий дают ещё 80% результата. Цифры могут отличаться, и всё же принцип Парето действует всегда, и обмануть или обойти его нельзя. Зато его вполне можно использовать.

Грамотно расставляя приоритеты, можно выбрать 20% задач задач, которые обеспечат 80% результата и максимально приблизят вас к намеченной цели.

Оставшиеся задачи можно делегировать, но даже без этого справиться с ними будет гораздо проще, видя, насколько близка цель. Данный метод можно комбинировать с подходом, описанным выше. Матрица Эйзенхауэра позволит выбрать 20% самых важных и срочных задач.

Более подробно о Принципе Парето читайте в отдельной статье.

3. Метод Франклина

Вопреки распространённому заблуждению, Бенджамин Франклин никогда не был президентом США (на стодолларовой купюре он изображён, поскольку считается одним из отцов-основателей). Зато он был изобретателем и крайне продуктивным человеком, который знал очень много о личной эффективности. Созданный им метод планирования включает следующие шаги:

• Составить список самых важных ценностей (семья, свобода, развитие, комфорт, здоровье, достаток и прочее), расположив их по приоритету и выставив им оценки от 1 до 10, в зависимости от того, насколько сильно они вдохновляют (и вдохновляют ли вообще).
• Сформулировать главную жизненную цель так, чтобы она охватила самые важные и вдохновляющие ценности из списка, полученного на предыдущем шаге.
• Составить план для достижения жизненной цели. Его можно считать миссией, достижение которой равносильно успешной самореализации. Не надо делать его слишком подробным. Его отдельные пункты сами должны быть большими задачами, подразумевающими планирование.
• Составить долгосрочные (стратегические) планы решения отдельных задач, необходимых для достижения жизненной цели. Для каждой задачи должен быть установлен приблизительный срок выполнения.
• Составить краткосрочные (тактические) планы, необходимые для реализации долгосрочных. Они должны иметь приблизительные дедлайны и охватывать небольшой период времени – ближайшие недели и месяцы.
• Имея перед глазами долгосрочные и краткосрочные планы, можно приступить к составлению оперативных планов на ближайшие дни и недели. Эти планы и нужно заносить в свой ежедневник, устанавливая для них чёткие дедлайны.

Если каждый день уделять внимание реализации оперативных планов, согласовывая их с тактическими и стратегическими, очень скоро можно будет заметить, как жизненная цель становится ближе. А человек, отчётливо ощущающий приближение своей самореализации, автоматически становится счастливее во всех сферах жизни.

С чего начать?

Многие люди, даже осознавая важность планирования, не используют его. И основное препятствие – это отсутствие чёткого понимания, как сделать его частью своей жизни. Помочь в этом могут следующие шаги:

• Выбор метода. Нельзя игнорировать личные психологические и физиологические особенности, поэтому на первом шаге нужно выбрать, какой именно метод будет наиболее удобным с учётом ритма жизни, энергичности, усидчивости и способности концентрироваться.
• Выбор времени. Важно сразу выбрать определённое время для составления планов. К примеру, ежедневные дела можно планировать по вечерам в 21:00, план на следующую неделю уместно составлять в воскресенье, а на следующий месяц – в последний день предыдущего.
• Вырабатывание привычки. Выбрав метод планирования, который кажется наиболее удобным, необходимо применять его ежедневно, не пропуская ни одного дня. Именно так вырабатываются и закрепляются полезные привычки.

Хорошее начало – залог успеха. Многие люди, ориентируясь на данный принцип, стремятся сразу найти идеальную методику планирования дел. А пока такой методики нет, они вообще не составляют планов. И это главная ошибка.

В данном случае хорошее начало – это применение любой системы планирования. Она не обязана быть идеальной, главное – выработать и закрепить привычку. А если выбранная методика покажет своё несовершенство, ничто не мешает заменить её в любой момент.

Заключение

Планирование – это важный инструмент, значительно повышающий личную эффективность. Оно позволяет упорядочить не только дела, но и вообще все сферы жизни. Многие люди не спешат вводить планирование в свою жизнь, поскольку боятся, что станут заложниками планов, а их жизнь превратится в сплошную рутину.

В действительности же всё происходит наоборот. Грамотное планирование позволяет сделать жизнь более комфортной и спокойной, избавившись от лишних стрессов. А личное время, проведённое с близкими людьми, дарит больше приятных эмоций, когда голова не забита мыслями о незавершённых делах.