Оформляете удалённого сотрудника: компенсацию техники нельзя забыть

Для дистанционного найма в России заключите трудовой договор с условием об удалённой работе. Если действующий сотрудник переходит на такой режим по соглашению сторон, оформите дополнительное соглашение. В документе определите формат работы, а правила связи, отчётности и использования оборудования закрепите там же или в применимом локальном акте.

До начала работы решите, кто предоставляет необходимые средства. Когда сотрудник с согласия или ведома работодателя использует в его интересах собственную либо арендованную технику, ему полагаются компенсация за её использование и возмещение связанных расходов. Поэтому перечень средств, выплаты и порядок их расчёта нужно согласовать вместе с остальными условиями удалённой работы.

Выберите вид дистанционной работы

Сначала определите, будет сотрудник работать удалённо постоянно, временно без перерыва или чередовать удалённые периоды с работой на стационарном месте. Статья 312.1 ТК РФ ограничивает непрерывную временную дистанционную работу сроком не более шести месяцев; для периодического чередования такого предела в этой норме нет. Постоянный режим действует в течение срока трудового договора.

В договоре или соглашении запишите выбранный вид работы. Для непрерывного временного режима укажите даты его начала и окончания; для чередования — дни, периоды либо понятный способ их определения. Само условие об удалённой работе не заменяет график: оно отвечает на вопрос, где выполняется работа, а режим времени — когда сотрудник работает и взаимодействует с работодателем.

Отдельное правило действует при временном переводе по инициативе работодателя в предусмотренных законом исключительных обстоятельствах, например при чрезвычайной ситуации. Такой перевод оформляют локальным актом; дополнительное соглашение к трудовому договору для него не требуется. Если же стороны обычно договариваются о переходе на удалённый режим, используют трудовой договор или дополнительное соглашение.

Соберите договор и применимые локальные правила

В трудовом договоре сохраняются обычные условия о трудовой функции, оплате и начале работы. Для дистанционного режима удобнее отдельно пройти по полям, которые определяют ежедневное взаимодействие. Общие правила можно вынести в локальный акт, а индивидуальные условия — прежде всего выбранный вид работы и согласованные выплаты — ясно указать в договоре или соглашении.

1. Формат: постоянная или временная удалённая работа, срок непрерывного режима либо порядок чередования со стационарной работой.
2. Время и связь: рабочий график или способ его определения, периоды взаимодействия, каналы для заданий и сообщений, порядок подтверждения их получения.
3. Результат и отчётность: кому, каким способом и в какие сроки передают результат; нужен ли регулярный отчёт или его направляют по запросу.
4. Средства и расходы: что предоставляет работодатель, чем вправе пользоваться сотрудник, как рассчитывают компенсацию, какие расходы возмещают и когда выплачивают деньги.
5. Работа на стационарном месте: для временного режима — условия вызова работодателем и выхода по инициативе сотрудника, способ и срок уведомления.

Дополнительное соглашение строится по той же логике, но меняет только названные в нём условия действующего договора. Если график связи или порядок выплат содержится в локальном акте, укажите, какой акт применяется, и ознакомьте с ним сотрудника. Договор, соглашение и локальные правила должны одинаково определять, например, период доступности и способ передачи отчёта.

Определите подписание и электронное взаимодействие

Трудовой договор и дополнительное соглашение можно подписать на бумаге либо заключить обменом электронными документами. Для электронного подписания этих документов работодателю нужна усиленная квалифицированная подпись, работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная; такой порядок изложен в памятке Роструда. Способ ознакомления сотрудника с непосредственно связанными с работой локальными актами тоже следует определить при оформлении.

Для текущих заданий, отчётов и уведомлений стороны могут согласовать иной электронный способ взаимодействия, позволяющий зафиксировать получение документов. Назовите конкретные служебные адреса или каналы, укажите, кто подтверждает получение и в какой срок. Это особенно важно для запроса, от которого отсчитывается срок ответа работника: из согласованной процедуры должно быть понятно, когда сообщение поступило адресату.

Зафиксируйте оборудование и выплаты

Работодатель обеспечивает дистанционного сотрудника необходимыми для его работы оборудованием, программными средствами и средствами защиты информации. Если сотрудник с согласия или ведома работодателя использует собственные либо арендованные средства в интересах работодателя, статья 312.6 ТК РФ предусматривает компенсацию за их использование и возмещение связанных расходов. Размер, порядок и сроки выплаты определяют коллективным договором, локальным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением.

Перечислите средства так, чтобы было ясно, за что платят: например, личный компьютер, необходимые программы и средства связи. Разделите компенсацию за использование личной техники и возмещение расходов, связанных с её использованием. Для домашнего интернета укажите, какую рабочую часть затрат покрывает работодатель, как её рассчитывают и какие подтверждения сотрудник передаёт. Если компания выдаёт компьютер, его передачу оформляют отдельно от разрешения пользоваться личным устройством.

Налоговый норматив не ограничивает сумму, которую стороны вправе согласовать для работника. Разъяснение ФНС описывает освобождение от НДФЛ и страховых взносов для документально подтверждённых расходов либо для выплаты в пределах 35 рублей за каждый день дистанционной работы без такого подтверждения. Если согласованная компенсация выше норматива и расходы документально не подтверждены, налоговые последствия превышения нужно учитывать отдельно.

Пропишите отчётность, вызов и прекращение договора

Порядок отчётности должен соответствовать работе сотрудника: установите регулярность, адресата, формат и срок передачи результата либо предусмотрите отчёт по запросу. Если режим рабочего времени не определён договором, соглашением, коллективным договором или локальным актом, дистанционный работник устанавливает его по своему усмотрению. Время взаимодействия с работодателем входит в рабочее время, поэтому обязательные периоды связи согласуйте вместе с графиком.

Для временного режима заранее опишите вызов на стационарное место: кто направляет уведомление, по какому каналу, за какой срок и как сотрудник может выйти туда по собственной инициативе. Для постоянно дистанционного работника применимые документы должны определять порядок предоставления отпусков. Эти условия помогают отличить запланированное чередование мест работы от разового вызова.

Помимо общих оснований увольнения, статья 312.8 ТК РФ допускает расторжение договора по инициативе работодателя, если сотрудник без уважительной причины не взаимодействует по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса; согласованный порядок взаимодействия может устанавливать более длительный срок. Для постоянно дистанционного работника предусмотрено также прекращение договора при изменении местности выполнения работы, если из-за этого невозможно продолжать её на прежних условиях. Поэтому способ направления и подтверждения рабочих запросов имеет значение не только для отчётности, но и при прекращении трудовых отношений.

Читайте также:

• USDA обязали вернуть удалёнку и возместить сотрудникам расходы
• Домашний интернет для удалёнки компенсирует работодатель — сумму нужно согласовать
• ГПХ или трудовой договор: что выбрать удалённому исполнителю в России и Казахстане