Лучшие системы управления проектами: бесплатные и платные программы

Здравствуйте!

Разработать и выпустить на рынок сложный продукт точно в срок и не выходя за рамки выделенного бюджета довольно трудно. И неважно, что это за продукт — новый двигатель для запуска космических кораблей или же мобильное приложение.

Всех, кто трудится над проектом, придется контролировать. В противном случае исполнители начинают срывать сроки, перекладывать свои задачи на других, необоснованно требовать прибавки к гонорару. Дело может дойти до того, что инвесторы прикроют проект, посчитав его нерентабельным. 

Чтобы этого не произошло, компании внедряют проектный менеджмент (управление проектами). Это деятельность, направленная на достижение цели или целей в заданных временных, ресурсных, рисковых, финансовых и других рамках. 

Яркий пример неэффективного проектного менеджмента — Google Glass. Создатели поторопились выпустить на рынок дорогой и сырой продукт, не рассчитав все риски. В результате проект провалился.

В этом материале вы узнаете про один из инструментов проектного менеджмента — системы управления проектами. Они помогут команде специалистов достигать поставленных целей, оптимизировать рабочие процессы на всех этапах создания и продвижения продукта.

Читайте также: Что такое Agile-методология управления

Что такое системы управления проектами и зачем они нужны

Системы управления проектами (СУП) — это программы и онлайн-сервисы, которые помогают планировать задачи, составлять расписания, распределять ресурсы, отслеживать эффективность работы каждого специалиста и всей команды.

Раньше все СУП по набору функций разделяли на два типа: 

1. Системы календарного планирования и контроля (СКПК). Это отдельные программы, в которых можно ставить задачи для команды и конкретных специалистов, составлять календарные планы и графики, планировать расходы, формировать отчеты по мере достижения поставленных целей. Первые СКПК относили к системам начального уровня, однако в последние годы их возможности заметно расширились.
2. Профессиональные системы управления проектами. Это специальные комплексы, состоящие из утилит и модулей, предназначенных для решения разных, в том числе и специфических, задач. Например, с помощью инструментов ПСУП можно моделировать и анализировать риски, вычленять из команды специалистов, которые лучше справятся с поставленными задачами, определять сроки реализации проекта при разных финансовых вложениях.

На словах работа систем управления проектами представляется сложной и непонятной, но на деле все иначе. Продемонстрирую на примере. 

Как работают системы календарного планирования и контроля (СКПК)

Если вы работали в команде над масштабным проектом, то наверняка знаете о таком сервисе, как Trello. Он относится к облачным системам календарного планирования и контроля. Чтобы организовать работу в Trello, вам нужно создать доску, на которой будет визуализирован весь проект — от его этапов и конкретных задач до сроков реализации каждой задачи и специалистов, которые отвечают за их выполнение.

Например, колонками разбивают весь проект на основные этапы, а конкретные задачи заносят в карточки, которые по мере решения перетаскивают из одной колонки в другую.

Если над проектом работает команда специалистов, даете им доступ к этой доске в Trello — они будут видеть тот же интерфейс, что и вы. Подключившихся к доске пользователей можно прикреплять к карточкам (задачам).

Чтобы члены команды не терялись в таком объеме информации, карточкам присваивают метки. Например, для разработчиков вы создаете метку одного цвета и крепите ее к карточкам, в которых изложены именно их задачи. По такому же принципу размечаете задачи для остальных специалистов. 

Если за выполнение одной задачи отвечает сразу несколько членов команды, то в настройках этой карточки вы указываете соответствующие метки и добавляете чек-лист. Когда специалист выполняет свою задачу, он отмечает соответствующий чекбокс в этом списке:

Чтобы контролировать сроки выполнения всех задач в проекте, для каждой карточки задаете дедлайны на календаре.

От человеческого фактора никто не застрахован. Из-за большой нагрузки специалист может забыть о задаче и сорвать сроки. Чтобы этого не произошло, помимо дедлайна, вы задаете карточке напоминание и указываете, когда оно должно сработать. В указанный день и время специалист получит письмо на email, в котором будет ссылка на карточку, к которой он прикреплен, и информация о том, когда ему нужно закрыть задачу.

Статья в тему: Обзор лучших CRM

Как работают профессиональные системы управления проектами

По такому же принципу работают и в профессиональных системах управления проектами. Однако есть несколько нюансов.

Чаще такие СУП представляют собой не облачные сервисы, а программы, которые поддерживают интеграцию с другим корпоративным ПО.

А даже если и не поддерживают, то это можно исправить. 

В профессиональных СУП есть модули, в которых проектные менеджеры могут прогнозировать и моделировать риски, рассчитывать сроки реализации проекта при изменении ряда условий, задаваемых переменными. Например, определить вероятность сдачи проекта при сокращении бюджета на 30%, замене нескольких сотрудников или исключении ряда задач. 

Каждый специалист видит «свой» интерфейс СУП. На нем отображаются задачи, которые входят в круг его обязанностей, и общий прогресс работы над проектом. Сотрудник не отвлекается на то, что делать не должен, соответственно, экономит время и нервы, работает продуктивнее. Такой подход положительно сказывается на работе всей команды. 

Вы можете представлять на доске в Trello и других СПУ проекты любой сложности, но не стоит списывать со счетов тот самый человеческий фактор. У многих специалистов есть проблемы с дисциплиной и самоорганизацией.

Они будут пропускать письма с уведомлениями о дедлайнах и появлением новых задач, которые входят в их круг обязанностей.

Такие риски минимизирует проект-менеджер.

Он не только вносит на доску новые задачи и контролирует выполнение уже имеющихся, но и постоянно взаимодействует со всеми специалистами лично. Только так можно добиться слаженной работы команды без срывов сроков и оправданий в стиле «Я не видел этой задачи», «Я не знал, что мне нужно было сделать макет еще вчера» и «Мне вообще никто ничего не говорил».

Критерии выбора сервиса

При беглом подсчете на отечественном и зарубежном рынке проектного менеджмента найдется более сотни систем управления проектами. Они отличаются ценой, набором инструментов, удобством интерфейса и другими параметрами.

Выбрать лучший сервис или программу в таком разнообразии сложно, но реально:

Цена. Первый параметр, на который стоит обратить внимание. Одни системы управления проектами распространяются бесплатно (полностью или с ограничениями), другие — только по лицензии. Стоимость лицензии может доходит до 800–1000$. Если вы не располагаете большим бюджетом, выбирайте бесплатные сервисы и программы. У них будет урезанный набор инструментов, но для реализации небольшого проекта его обычно хватает. Для сложных и масштабных продуктов лучше сразу подобрать платную профессиональную СУП. 

Удобство интерфейса. Интерфейс сервиса должен быть удобным и понятным для всех членов команды. В противном случае время, которое специалисты могли бы посвятить выполнению поставленных задач, уйдет на изучение интерфейса, возможностей сервиса. Это приведет к затягиванию сроков сдачи самого проекта. 

Набор инструментов. Создайте список инструментов, которые точно понадобятся вам в работе над проектом. Например, создание календарных планов, группировка задач с возможностью комментирования, фильтры по заданным параметрам, учет рабочего времени, моделирование рисков и аналитика, экспорт и импорт данных. Когда список будет готов, вам останется лишь ознакомиться с возможностями сервисов и выбрать тот, что максимально подходит под ваши задачи.

Удобство коммуникации. Крайне желательно, чтобы в системе управления проектами был удобный чат для всех сотрудников, это особенно важно при организации удалённой работы сотрудников. Если специалисты будут обсуждать задачи по почте, в соцсетях и мессенджерах, высок риск, что важная информация потеряется или же вообще не дойдет до адресата. Более того, вам, как проектному менеджеру, придется читать десятки переписок, сортировать данные и передавать их по цепочке дальше. На это уйдет огромное количество времени и сил.

Теперь, когда вы примерно поняли, как выбирать ПО, перейдем к самим сервисам и программам.

---

ТОП-10 систем управления проектами

Стартапам и компаниям, которые не берутся за масштабные и невероятно сложные проекты, можно обойтись бесплатной системой управления проектами.

В остальных случаях целесообразнее присмотреться к платному ПО с расширенным набором инструментов. Ознакомьтесь с лучшими системами управления проектами, их особенностями, плюсами и минусами, чтобы начать работать с ними в ближайшее время.

Бесплатные

В этом блоке собраны полностью бесплатные сервисы и платные системы управления проектами, в которых есть бесплатный тариф.

Trello

Одна из самых популярных систем управления проектами с облачным хранилищем данных. Позволяет ставить задачи небольшим группам и следить за ходом выполнения проекта. Для работы в Trello понадобится только email и доступ в интернет. 

Есть платные подписки Business Class и Enterprise с неограниченным числом досок команды и количеством улучшений, увеличенным размером вложений в карточках, набором инструментов для автоматизации процессов.

Плюсы:

1. интуитивно понятный интерфейс;
2. неограниченное количество карточек, колонок и персональных досок;
3. до 10 досок команды;
4. возможность автоматизации повседневных задач;
5. создание меток и фильтрация карточек по этому параметру;
6. улучшения для досок (интеграция с другими сервисами);
7. уведомления по email о любых изменениях на досках;
8. печать и экспорт данных.

Минусы:

1. неудобная горизонтальная прокрутка — не подходит для маленьких экранов;
2. для реализации масштабных проектов базовых инструментов недостаточно — придется оплачивать подписку.

Битрикс24

Многофункциональный сервис, который можно использовать в качестве системы управления проектами. Позволяет ставить задачи и назначать ответственных за их выполнение, устанавливать дедлайны, отслеживать общий прогресс по проекту. Есть встроенный чат для быстрой коммуникации со всеми членами команды и детальная аналитика, которая поможет определить KPI каждого сотрудника.

У Битрикс24 есть бесплатная облачная и коробочная версия. Расширенный набор инструментов доступен после покупки лицензии.

Плюсы: 

1. интуитивно понятный интерфейс с удобной функцией постановки задач;
2. чек-листы, напоминания, уведомления, учет времени для всех задач;
3. модуль для планирования дел (встречи, звонки, письма);
4. готовые шаблоны под части повторяющиеся задачи для автоматизации процессов;
5. встроенный корпоративный чат с возможностью записи видеосообщений;
6. интеграции с CRM, почтовыми сервисами, программами для бухучета, веб-сервисами;
7. открытый код, в который можно внести любые правки;
8. импорт и экспорт данных;
9. мобильное приложение.

Минусы:

1. придется потратить время на изучение всех возможностей сервиса;
2. для работы над масштабными проектами лучше купить лицензию с расширенными набором инструментов.

Wrike

Система управления проектами облачного типа. Подходит для компаний любого размера и отрасли. В сервисе можно создавать задачи и календарные планы, следить за ходом реализации проекта, вести учет времени и планировать бюджет, составлять отчеты, общаться с коллегами. Есть интеграция с корпоративным ПО, почтой и другими сервисами, которые вы привыкли использовать в работе. 

Плюсы: 

1. доски с понятным интерфейсом и Drag&Drop-редактором;
2. доступ к файлам у всех членов команды в режиме реального времени;
3. лента новостей по проектам с возможностью применения фильтров;
4. интеграция с облачными сервисами и хранилищами данных;
5. мобильное приложение.

Минусы:

1. ограниченный набор возможностей в бесплатной версии;
2. нет инструментов для учета финансов;
3. для работы над масштабными проектами придется покупать подписку.

Worksection

Многофункциональный сервис для управления бизнесом и проектами. Поможет повысить эффективность работы малых и больших команд. В списке стандартных инструментов — проекты и задачи, распределение ролей, уведомления и напоминания, комментарии и наглядное отображение прогресса в процентах. Интерфейс сервиса прост и интуитивно понятен, поэтому у команды уйдет минимум времени на изучение инструментов.

Есть мобильное приложение для управления проектами в режиме 24/7 с любых устройств.

Плюсы: 

1. понятный интерфейс с минималистичным дизайном;
2. простой порядок постановки и контроля задач;
3. облачное хранилище данных;
4. интеграция с облачными сервисами, например, с Google Диском и Документами;
5. мобильное приложение.

Минусы:

1. ограничения в бесплатной версии (до 2 проектов и 5 пользователей);
2. нет планировщика дел — только задачи;
3. с навигацией в верхнем меню могут возникнуть сложности;
4. для работы больших команд придется оплачивать один из тарифов.

Asana

Англоязычный сервис для совместной работы над проектами. Подходит для малых групп и больших команд. Позволяет создавать задачи, детализировать и тегировать их, оставлять комментарии, лайки и чек-листы. Для масштабных проектов с большим количеством разноплановых задач можно создавать рабочие области.

Плюсы:

1. минималистичный и интуитивно понятный интерфейс;
2. возможность детализации задач;
3. галерея готовых шаблонов для разных отделов (команд) организации — маркетинг, HR, IT, дизайн;
4. горячие клавиши и удобный поиск;
5. интеграция с облачными сервисами и хранилищами данных.

Минусы:

1. отсутствует визуализация прогресса (в процентах или на диаграммах);
2. нет русскоязычной версии;
3. нельзя обмениваться файлами и переписываться с коллегами в рамках сервиса.

Платные

В этом блоке собраны лучшие платные системы управления проектами. У них расширенные наборы инструментов, которые будут незаменимы при разработке сложных и масштабных продуктов. 

Яндекс.Трекер

Система управления проектами с облачным хранением данных. Подходит для реализации проектов любой сложности. Позволяет создать единое рабочее пространство для всех отделов компании — от разработки до маркетинга, от дизайна до HR. Есть готовые шаблоны, импорт данных из других систем, интеграция со сторонними сервисами по API, мобильное приложение.

Стоимость: команды от 6 человек и больше — 93 руб/мес за каждого пользователя.

Плюсы:

• минималистичный и понятный интерфейс с удобной навигацией;
• возможность ставить неограниченное количество задач и детализировать их;
• удобная фильтрация по ряду параметров;
• возможность создания шаблонов для типовых задач;
• наглядные дашборды и доски Agile;
• инструменты для учета времени и трудозатрат;
• напоминания и уведомления;
• мобильное приложение.

Минусы:

• дорого обходится для больших команд;
• только облачная версия.

Мегаплан

Сервис для совместной работы над проектами и организации бизнес-процессов. Подходит для среднего и крупного бизнеса. Есть все необходимое для работы — от планировщика задач и дел до инструментов анализа воронки продаж.

Стоимость: облачная версия — 449 руб/мес при разовой покупке лицензии на 3 месяца; версия в коробке — 35 000 рублей за 10 лицензий.

Плюсы:

• минималистичный UX-интерфейс с Drag&Drop-редактором;
• удобная навигация в меню инструментов;
• живой рабочий стол;
• гибкие настройки для задач;
• наглядные отчеты и автоматическая подготовка документов на основе данных в сервисе;
• планировщик дел с готовыми шаблонами для увеличения количества продаж;
• инструменты для детального анализа воронки продаж;
• коробочная и облачная версия, мобильное приложение.

Минусы:

• дорого обходится для небольших проектов и команд;
• на изучение всех инструментов сервиса понадобится время.

Планфикс

Система управления проектами, которая подойдет как группе фрилансеров, так и большой команде из сотен специалистов. Огромный набор инструментов для постановки задач и управления сделками, возможность гибкой настройки сервиса без помощи программистов.

Стоимость: 2.5€ за каждого пользователя при оплате тарифа «Профессионал» на месяц (от 6 до 99 человек).

Плюсы:

1. все инструменты на одном экране;
2. гибкая настройка сервиса под конкретный проект;
3. интеграция с почтовыми сервисами, мессенджерами, облачными хранилищами данных;
4. статусы, фильтры и уведомления для задач;
5. учет рабочего времени, доходов и расходов;
6. выставление счетов и подготовка отчетов.

Минусы:

1. придется потратить много времени на изучение инструментов сервиса, его настройку под конкретный проект, ввод каждого нового сотрудника;
2. сложный интерфейс;
3. нельзя обмениваться сообщениями внутри сервиса.

Pyrus

Сервис для совместного управления задачами и проектами. Можно использовать как в рабочих, так и в личных целях. Есть встроенные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, согласования и контроля документооборота.

Стоимость: 279 руб/месяц за каждого пользователя.

Плюсы:

1. неограниченное количество задач;
2. моментальная постановка задач без заполнения десятка полей в карточках;
3. обсуждение и обмен файлами в рамках конкретной задачи;
4. гибкая настройка шаблонов и форм для автоматизации бизнес-процессов;
5. поиск задач по ряду атрибутов;
6. планировщик дел с контролем в режиме реального времени;
7. интеграция с облачными хранилищами данных, CRM и другим корпоративным ПО;
8. возможность активации офлайн-доступа;
9. мобильное приложение.

Минусы:

1. детализации задач порой не хватает;
2. нет инструментов для моделирования рисков, расходов и т. п.;

Gantter

Система управления проектами с автоматическим сохранением данных на Google Диске. Подходит для планирования, совместной работы и контроля проектов любого масштаба. 

Стоимость: 5$ в месяц за каждого пользователя.

Плюсы:

1. максимум инструментов для организации бизнес-процессов и управления отдельными проектами;
2. готовые настраиваемые шаблоны;
3. планировщик задач и дел;
4. диаграмма Ганта, инструменты для расчета рисков;
5. интеграция с Google Диском, автоматическое сохранение графиков в это облачное хранилище.

Минусы:

1. сложный для понимания интерфейс, который только с виду кажется простым;
2. на изучение инструментов сервиса уйдет много времени;
3. к задачам нельзя прикреплять вложенные файлы.

А в этой подборке лучших систем управления проектами есть сервис, который вы используете в работе? Почему выбрали именно его? Поделитесь в комментариях.

До новых встреч!