Здравствуйте, друзья!
Фриланс многих манит мнимой свободой — от начальства, коллектива, трудового распорядка.
Однако, это кажущееся благо легко может превратиться в наказание, если не уметь распоряжаться временем, расставлять приоритеты и управлять трудовой деятельностью. С развитием удаленной карьеры обязательно придет время, когда нужно будет работать с несколькими заказами одновременно.
Фрилансеры часто взваливают на себя побольше заданий, чтобы приумножить финансовое состояние. Итогом такого положения дел часто становится выгорание, срыв сроков и репутационные потери.
Чтобы подобного не случилось, необходимо уметь распоряжаться временем и ресурсами, научиться планировать и управлять несколькими проектами одновременно.
Как победить многозадачность?
Начните с организации. Да, это звучит страшно для творческого человека, но является жизненно необходимым для удаленного работника. Именно организация и отслеживание всех процессов является ключом к независимому профессиональному трудовому процессу.
Для начала определите нынешнюю личную рабочую эффективность, прикиньте максимальное количество клиентов, с которыми вы можете сотрудничать одновременно.
Естественно, в каждой отрасли это будут отличные цифры, учитывая специфику работы. Web-дизайнер справится с одним-двумя проектами, длящимися несколько месяцев, тогда как маркетолог способен вести гораздо больше проектов, ведь они менее затратны по времени и объему.
Новичкам под силу обслуживать несколько заказчиков, а профессионалам — от 5 и больше. Но, главное, учитывать собственную работоспособность, а также требовательность каждого отдельного клиента. Далее следует понять, сколько времени занимает у вас выполнение стандартных профессиональных задач. Используйте опыт прошлых сотрудничеств, проанализируйте рабочий процесс и его составляющие. Выделите основные этапы и задачи проектов, над которыми вы трудитесь в рамках профессии.
После вдумчивого разбирательства с личными трудо-часами, можно брать в работу два проекта или больше. А чтобы эффективно ими управлять, учтите важные моменты, которые помогут в этом нелегком деле. В отдельной статье рассмотрим что это такое: Истинная и ложная многозадачность: почему мы продолжаем мультитаскать и что с этим делать
Как эффективно управлять несколькими проектами?
Давайте разберемся, что нужно для того, чтобы выполнять много заказов и не терять спокойствия, не выгорать и не срывать сроков.
Следите за временем
Для фрилансеров время — один из ценнейших ресурсов, поэтому критично важно научиться им управлять.
Зная, сколько часов вы затрачиваете на конкретные действия, нужно уметь не выходить за эти рамки, а может и попробовать трудиться более эффективно.
Контролировать время помогут специальные программы, которых сегодня в сети предостаточно.
Установите их на компьютер, и посмотрите, как много минут вы теряете за день, отвлекаясь на разные дела.
Разбивайте проекты на задачи
Хороший способ спланировать работу, ничего не упуская, составить схему трудового процесса. Разбейте каждый заказ, над которым предстоит деятельность в ближайшем будущем, на отдельные задачи, и согласуйте время их выполнения.
Потом расставьте приоритеты по срокам и важности.
Таким образом, вы получаете визуальное представление о количестве вещей, которые вам нужно выполнить. Управляя несколькими заказами, сложно запоминать каждую мелочь, поэтому следует пользоваться контрольными списками задач.
Они не только позволяют ничего не упустить, но и помогают сохранить мотивацию и работать более продуктивно.
Для этих целей можно использовать готовые программы-планировщики, часто представленные в виде виртуальных досок, на которых видны все стадии выполнения задач. С их помощью легко контролировать незавершенные задания, которые часто появляются, когда фрилансер отвлекается на другие дела. Важно выполнять все согласно плану, иначе невозможно сохранить профессиональную продуктивность.
Группируйте свою работу
Многие фрилансеры предпочитают трудиться над одним проектом, выполняя по нему все задания, а после переходить к следующему.
Однако, более эффективным является группирование работы, что избавляет от усталости и положительно влияет на продуктивность.
Если вы занимаетесь копирайтингом, то это может выглядеть следующим образом. Час вы тратите на просмотр сообщений от заказчиков, и отвечаете на них. Потом трудитесь над изучением информации и составлением структуры статей, которые вам предстоит написать.
И наиболее продуктивное время посвящаете написанию одного текста. Группируя похожие задачи вместе, вы не теряете время на постоянное переключение между ними. Стоит знать, что согласно исследованию среднее время, которое требуется для сосредоточения после прерывания, составляет около 23 минут. Посчитайте, сколько времени вы теряете за день, отвлекаясь даже на несколько секунд.
Используйте вспомогательные инструменты
О них уже говорилось выше, это современные программы, которые позволяют управлять проектами более эффективно и качественно.
Записывая по старинке все в блокнот или в электронную таблицу, вы воруете у себя время. Если вы успешный фрилансер, и от заказов нет отбоя, следует по максимуму автоматизироваться.
Тем более, что предложений предостаточно, нужно лишь выбрать оптимальные для себя:
- управление проектами (Trello, Asana);
- календарь (Google Calendar);
- заметки (Evernote);
- учет времени (TimeDoctor);
- интеллект-карты (MindMup).
Все это помогает оставаться продуктивным и выполнять все запланированные задачи без отговорок и срывов сроков.
Что делать, если не успеваешь?
Каждый профессионал своего дела, трудясь удаленно, приходит к точке, когда заказов становится слишком много. Когда вы востребованный специалист, многие хотят с вами сотрудничать. Но как все успеть, не отказываясь и не теряя деньги?
Здесь только один выход — аутсорс помощник.
Если вы чувствуете перегруженность обилием задач, возможно, пора подумать о привлечении дополнительной пары рук.
Найти фрилансера, который поможет с текущими заданиями, не вызовет дополнительных трудностей, ведь вы отлично знаете процесс найма изнутри.
Подрядчику можно доверить выполнение второстепенных заданий, которые все равно занимают время. Главное, научиться делегировать обязанности, правильно ставить задачи и отслеживать их выполнение. И в данном случае, несомненно, помогут навыки управления проектами. Масштабирование внештатного бизнеса сегодня обычная практика, которая радует превосходными результатами.
Если вы чувствуете в себе силы выступить также в роли удаленного работодателя, обязательно попробуйте силы в новом амплуа. Любой опыт всегда полезен.
Вместо послесловия
Каждый фрилансер мечтает сотрудничать с широким кругом клиентов и обеспечивать себе достойный доход.
Однако, не все справляются с активным наплывом заказов. У многих работа с несколькими проектами одновременно занимает слишком много времени и сил, лишая сна, еды и отдыха. Этого не стоит допускать.
Воспользуйтесь вышеописанными советами, чтобы эффективно управлять проектами, развивать деловые взаимоотношения с клиентами и становиться успешным и востребованным фрилансером. Чего вам и желаем!
До новых встреч!
