Как оформить электронную трудовую: заявление нужно не всем, а бумагу нельзя выбрасывать

Электронную трудовую книжку не нужно самостоятельно создавать или регистрировать: это сведения о трудовой деятельности, которые работодатели передают в информационную систему Социального фонда России. Работнику с бумажной книжкой достаточно подать заявление работодателю, если он решил перейти только на цифровой учёт; при первом трудоустройстве после 31 декабря 2020 года электронный формат применяется автоматически. Такой порядок подтверждает актуальная страница СФР об электронной трудовой книжке.

Главное ограничение осталось прежним: переход с бумажной книжки на электронную необратим, но выданный бумажный документ нельзя считать ненужным. По умолчанию электронная история формировалась с 2020 года, поэтому более ранний стаж может подтверждаться записями в старой книжке, пока работник отдельно не перенесёт эти сведения в систему СФР.

Кому нужно подавать заявление

Если бумажная трудовая была оформлена до 2021 года и работодатель продолжает её вести, переход происходит по письменному заявлению работника. Унифицированная форма для него не установлена: в документе нужно однозначно указать просьбу предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Заявление подают работодателю по основному месту работы, в том числе при новом трудоустройстве.

После принятия заявления работодатель вносит в бумажную книжку запись о выборе электронного формата и выдаёт её владельцу. С этого момента новые кадровые события в ней больше не фиксируются. Вернуться к параллельному ведению бумажной версии нельзя, поэтому перед подачей заявления разумно проверить, что решение окончательное.

Тем, кто впервые заключил трудовой договор после 31 декабря 2020 года, ничего выбирать не требуется. Бумажную трудовую им не оформляют: сведения о приёме, постоянных переводах и увольнении изначально передаются работодателями в электронном виде. Это важное исправление распространённой ошибки: правило действует с 2021 года, а не с 2026-го.

Если человек сохранил бумажную книжку, цифровая история у него всё равно существует. Работодатель одновременно передаёт обязательные кадровые сведения в СФР и продолжает делать записи на бумаге. Таким образом, выбор касается ведения физического документа, а не наличия сведений в государственной информационной системе.

Как проверить результат перехода

После подачи заявления закажите выписку СТД-СФР через личный кабинет на портале «Госуслуги». Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и подходит для передачи новому работодателю. Бумажную выписку можно получить в клиентской службе СФР или МФЦ.

Работодатель также выдаёт сведения, но только за период работы у него. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса, работающий сотрудник вправе запросить их на бумаге либо в форме подписанного электронного документа; срок предоставления составляет не более трёх рабочих дней. При увольнении сведения должны быть выданы в день прекращения договора.

В выписке стоит проверить работодателя, должность или трудовую функцию, даты приёма и увольнения, постоянные переводы, а также основание прекращения договора. Отсутствие записи сразу после кадрового события не всегда означает ошибку: сначала работодатель передаёт отчётность, после чего сведения обрабатывает СФР. Однако длительное отсутствие записи требует обращения к организации, которая должна была её направить.

Почему бумажную книжку нужно сохранить

Выдача бумажной трудовой на руки не лишает её доказательной силы. Она остаётся документом, подтверждающим периоды работы до начала электронного учёта, особенно если старые работодатели закрылись или сведения о них не попали в индивидуальный лицевой счёт. Хранить нужно оригинал, а не только фотографии страниц.

Памятка СФР по состоянию на январь 2026 года уточняет, что записи до 2020 года можно включить в электронную книжку по заявлению в фонд; там же подтверждены невозможность обратного перехода на бумажное ведение и юридическая равнозначность заверенных электронной и бумажной выписок. Пока фонд не рассмотрел заявление и старые периоды не появились в выписке, бумажная книжка остаётся основным подтверждением этой части стажа.

Для дополнения истории понадобятся страницы бумажной трудовой, включая титульный лист и записи о работе. Если записей недостаточно или они оформлены неразборчиво, могут потребоваться трудовые договоры, приказы либо архивные справки. Поэтому уничтожать оригинал не следует даже после успешного переноса: он может понадобиться при последующем уточнении сведений.

Что делать с пропусками и ошибками

Порядок действий зависит от происхождения неточности. Если ошибочную или неполную запись после 2020 года передал действующий работодатель, работник подаёт ему письменное заявление об исправлении. Организация обязана скорректировать сведения и снова направить их в СФР; самостоятельно переписать запись через личный кабинет работник не может.

Если организация ликвидирована, вопрос решается через Социальный фонд с подтверждающими документами. Этот случай отличается от переноса всей истории до 2020 года: при переносе добавляют старые периоды из бумажной книжки, а при корректировке исправляют конкретные сведения, уже поступившие в систему или отсутствующие вопреки обязанности работодателя.

Перед обращением сравните выписку с трудовыми договорами, приказами и бумажной книжкой. В заявлении лучше назвать конкретного работодателя, период и неверный реквизит, а не просить проверить всю историю без указания проблемы. Это не установленная законом форма, а практический способ сделать предмет обращения понятным.

Как предъявить сведения при новой работе

Новому работодателю можно передать электронную выписку или её надлежащим образом заверенную бумажную версию. Обычная распечатка электронного файла без проверки подписи не равнозначна заверенному документу, поэтому надёжнее переслать исходный файл либо получить бумажный экземпляр в СФР или МФЦ. Работодатель не получает автоматического доступа ко всей трудовой истории кандидата.

Если периоды до 2020 года ещё не перенесены в систему, вместе с выпиской может потребоваться бумажная книжка. После включения старых записей в электронную историю их можно подтверждать выпиской, однако оригинал всё равно следует хранить. В итоге оформление сводится не к выпуску новой «книжки», а к выбору способа дальнейшего учёта, проверке выписки и сохранению документов, подтверждающих прежний стаж.

Читайте также:

• Как красиво оформить группу ВКонтакте: пошаговая инструкция