Здравствуйте!
Если вы считаете себя неорганизованным человеком, привыкли до последнего откладывать дела, а потом нервничать из-за подступающих дедлайнов и ругать себя за это, то сегодняшняя статья точно для вас. Мы расскажем, как научиться планировать свое время, жизнь и финансы, для чего это вообще нужно и каким образом можно перейти от хаоса к порядку.
О пользе планирования
Уверены, каждый из нас хотя бы раз жалел о том, что в сутках всего лишь 24 часа. Порой работы и дел накапливается так много, что совершенно не успеваешь уделять время другим важным задачам: общению с близкими, встречам с друзьями, хобби, спорту, чтению и т. д.
Увы, количество часов для всех одинаково. Более того, совсем недавно ученые предположили, что к 2028 году из‑за ускорения вращения Земли из года придется вычесть одну секунду. В плане дневного распорядка это некритично, но заставляет задуматься.
Итак, в нашем распоряжении пока именно 24 часа в сутках. Много это или мало? Все зависит от наших приоритетов: на что именно мы их потратим, как распорядимся и что сможем из них выжать.
Если вы не поленитесь провести эксперимент и проследите хотя бы в течение одного дня, на что тратите свои минуты, уверена, результаты вас неприятно удивят. Большинство из нас легкомысленно транжирят собственное время, расходуя его на скроллинг соцсетей, болтовню ни о чем, просмотр нелепых роликов и ток-шоу. А к вечеру мы снова оглядываемся на свой день и разочаровываемся, злимся, но так ничего и не пытаемся изменить.
Проблема организованности касается не только времени, но и других ценных ресурсов, например, сил и энергии, здоровья, денег. Неумение планировать режим дня приводит к хронической усталости и болезням, а отсутствие привычки планировать бюджет – к финансовым дырам и долгам.
Чтобы успевать больше, трудиться эффективнее, но не в ущерб другим важным сферам жизни, а также иметь контроль над личными финансами и внутренним состоянием, нужно уметь грамотно организовывать свою жизнь. Чему мы с вами и будем сегодня учиться.
Набор техник и методов, помогающих организовать свое время, называют тайм-менеджментом. Более подробно об этом вы можете прочесть в нашей отдельной публикации.
С чего начать
Нужно начать не с планирования, а с осознания некоторых моментов.
Во-первых, следует относиться к этому процессу не как к врагу, который заставляет вас делать все по часам и отказываться от удовольствий, а как к другу, помогающему вам выбраться из хаоса и привести свою жизнь в порядок.
Планирование – это полезный ассистент и верный помощник, который не будет вас наказывать за то, что вы что-то не успели, перенесли или делегировали. Он на вашей стороне.
Во-вторых, в списки ваших ежедневных планов нужно обязательно включать перерывы и отдых. Цель тайм-менеджмента не в том, чтобы сделать из вас рабочую машину, ориентированную исключительно на личную эффективность и продуктивность. Его цель – помочь вам успевать больше, учитывая при этом индивидуальные психологические особенности и потребности.
В-третьих, нужно сформулировать ведущую цель. Для чего именно вам нужно планирование? Например, кто-то хочет закрыть свои долги и для этого ему необходимо навести порядок в финансах и четко организовать трудовой день. Кто-то хочет выделить больше времени на семью, хобби, спорт. Видение большой цели помогает поддерживать мотивацию, держать фокус на том, ради чего все затеяно.
Как научиться планировать свое время
Как начать организовывать себя, если раньше никогда этого не делал? Расскажу об основных правилах и нюансах.
Начните не с плана на день, а с отчета
Первое, что рекомендуют все коучи и книги по тайм-менеджменту, – это сесть и расписать план на предстоящий день. А вы сделайте по-другому: напишите, чем занимались весь прошедший день. Пишите все, что заняло больше 15 минут или оказало существенное влияние на распорядок.
Например, вы поговорили по телефону 2 минуты, но этот звонок выбил вас из колеи на полчаса. Зафиксируйте это! Не стоит хитрить и что-то упускать. Так, если вы завтракали и параллельно 40 минут играли в мобильном приложении или смотрели ТикТок, не нужно писать “прием пищи”. Так и пишите, что сидели в телефоне.
Ведите такой дневник в течение недели, и вам станет понятно, куда уходит время, в какие часы вы наиболее продуктивны, а в какие вам требуется передышка.
Попробуйте спланировать день, неделю, месяц
Теперь можно взяться за планирование. В рамках месяца пишите более глобальные задачи. Например, сходить к стоматологу, съездить на дачу к родителям, доклеить обои в спальне, поставить прививку собаке и т. д.
Далее раскидайте эти дела на 4 недели. Запишитесь к доктору заранее, договоритесь с родителями о конкретных выходных, определите, в какой день вам было бы удобнее заняться ремонтом и т. д.
После этого составьте распорядок дня. Не жалейте времени. Сначала это может быть весьма трудной задачей, тем более если раньше вы всегда жили, что называется, как придется, по желанию и вдохновению.
При этом не стоит слишком усердно составлять план. Будьте готовы к тому, что впоследствии его придется корректировать, изменять, переписывать. И это нормально. Ведь как вы помните, план – это не жесткая система ограничений, а помощник.
Старайтесь планировать все, даже те дела, которые кажутся вам само собой разумеющимися. Мы говорим про проверку уроков с ребенком, приготовление еды, стирку, походы в магазин и т. п. Кстати, в магазин ходить нужно тоже с планом, вернее, со списком покупок. Так вы не потратите лишнего на эмоциях и сможете контролировать свой бюджет.
Рекомендуем также ознакомиться с полезными публикациями, которые помогут навести порядок в личных финансах:
- Что такое семейный бюджет и как правильно вести учет доходов и расходов
- Как составить таблицу доходов и расходов
Используйте помогающие технологии
Если вам удобнее записывать дела в блокнот от руки, пишите на здоровье. Но попробуйте еще и другие варианты. Процесс планирования должен быть максимально комфортным и простым.
Можно использовать заметки или календарь в телефоне, электронные таблицы в Гугле, а можно скачать мобильное приложение. Сейчас в Google Play и App Store есть масса программ-органайзеров, позволяющих планировать дела на разные сроки, ставить напоминания, выделять приоритетные задачи, прикреплять красивые иконки и т. д.
Многие такие планеры идут с расширенной платной версией, но для ведения дел вполне хватит и бесплатной.
А еще есть такой вариант: повесьте на холодильник или на другое видное место маркерную доску и отмечайте там план на каждый день. Правда, она не позволит вернуться к старым записям, каждый раз придется начинать все с чистого листа. Зато ваш список будет крупным планом и всегда на виду. Пробуйте разные способы и ищите то, что подойдет именно вам.
Не пытайтесь все успеть
Будьте готовы к моментам, когда все планы пойдут под откос. Не стоит мучиться чувством вины, будьте более гибкими, старайтесь делать важные и сложные дела с самого утра или в начале недели, чтобы иметь в запасе время на возможные форс-мажоры.
И еще: выделяйте 1–2 дня в неделю на жизнь без четкого плана. Придерживайтесь намеченных правил в будни, чтобы потом у вас появилась возможность не думать о делах и работе в выходные.
Самые эффективные техники и методы
Существует множество самых разных методов, которые помогают ставить цели, расставлять приоритеты, планировать и организовывать рабочее время.
Более 25 таких техник тайм-менеджмента мы собрали в отдельной публикации, где вы можете с ними внимательно ознакомиться.
Здесь мы приведем лишь наиболее простые и популярные из них:
- Помодоро, или техника помидора. Она получила свое название благодаря кухонному таймеру в виде помидора. Ее суть в том, чтобы чередовать сосредоточенную работу и короткие перерывы. Для этого нужно поставить таймер на 25 минут, в течение которых максимально погрузиться в работу. А затем отмерить 5 минут на отдых и расслабление. После этого нужно повторить цикл. После четырех таких циклов (получается 2 часа) следует получасовой перерыв. Помодоро помогает бороться с отвлечениями и повышает эффективность.
- Правило Парето. Оно гласит, что только 20 % усилий приносят 80 % результата. Если вы хотите делать меньше, но больше успевать, сосредоточьтесь на самых важных задачах, т. е. на 20 % всех своих дел. Для этого вам следует правильно расставить приоритеты. Подумайте, что для вас первостепенно, какие дела срочные, какие могут подождать, а какие можно и вовсе делегировать или отменить.
- Матрица Эйзенхауэра. Так называется квадрат для распределения дел, который как раз и помогает расставить приоритеты. С его помощью можно ранжировать задачи по степени срочности и важности по четырем категориям: важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные.
- Система 4D. Она имеет сходство с предыдущей техникой. Здесь тоже нужно распределить дела по четырем категориям: Do (сделать), Delegate (делегировать), Delete (удалить) и Delay (отложить).
- Метод Брайана Трейси. Известный гуру личной эффективности предложил свой метод, который назвал “поеданием лягушек на завтрак”. “Лягушки” – это самые скучные и неприятные дела, которые мы постоянно откладываем на потом, они копятся и психологически давят. Если выполнить их с самого утра, не придется все время возвращаться мыслями к ним и испытывать стресс по этому поводу.
- Техника “Бифштекс из слона”. Чем более крупной является задача, тем сложнее себя заставить к ней приступить. Масштабность пугает, ведь непонятно, с чего начать и хватит ли сил доделать. Но если разделить задачу на мелкие части, дело пойдет намного быстрее. Думаем, метафора ясна: жарить целого слона кажется делом неподъемным, но если разделить его на бифштексы, справиться будет проще.
- Техника временных блоков. Нередко, когда мы прописываем себе план дел на день, по итогу все равно не успеваем реализовать его до конца. Часто проблема кроется в том, что мы не учитываем время, которое необходимо на выполнение каждой задачи. Для чего-то достаточно 15 минут, а на что-то требуется не меньше 3 часов. Суть техники состоит в том, чтобы указывать в своем списке временные интервалы, в которые вы будете посвящать себя конкретному делу.
А тем, кому совсем сложно себя самоорганизовать и кто нуждается в особом “волшебном пинке” и контроле, рекомендуем записаться на курсы по тайм-менеджменту.
Заключение
Умение планировать и организовывать свое время является важнейшим навыком для современного человека. В бешеном ритме бывает крайне сложно соблюдать баланс между работой и семьей, делами и отдыхом, встречами с друзьями и хобби.
Чтобы больше успевать и не мучиться угрызениями совести из-за бесцельно прожитых будней и выходных, пользуйтесь приведенными в статье рекомендациями и приводите свою жизнь в порядок.
А еще вы можете поделиться своим опытом в комментариях и тем самым мотивировать других читателей. Ведь вместе учиться планированию легче и веселее.
