Dropbox Sign eller Docusign: seks utsendinger endrer prisen

Ved seks separate utsendinger i måneden er Docusign Personals grense på fem konvolutter passert. Personal koster 11 USD per måned med årsforpliktelse, mens Standard koster 30 USD per bruker per måned og inkluderer 100 konvolutter per bruker per år. For én avsender kan den sjette forsendelsen dermed gjøre den billigste betalte Docusign-planen for liten, selv om årsvolumet fortsatt er lavt.

Dropbox Sign Essentials til 15 USD per måned ved årsbetaling inkluderer ubegrensede signaturforespørsler. For en frilanser som sender mer enn fem separate forespørsler i måneden, er den derfor rimeligere enn Docusign Standard ut fra oppgitt abonnementspris. Hvis flere ansatte skal sende selv, eller signeringen må fungere i en bestemt arbeidsflyt, blir antall avsenderlisenser og planens funksjoner like viktige som grunnprisen.

En konvolutt er en forsendelse, ikke en signatur

Docusign bruker konvolutt som måleenhet. Den kan inneholde flere dokumenter, felt og underskrivere, men teller én gang mot kvoten når den sendes. Den teller også om mottakerne aldri fullfører signeringen. To avtaler som sendes samlet til de relevante mottakerne, kan dermed bruke én konvolutt; sendes de hver for seg, brukes to.

Hos Dropbox Sign er en signaturforespørsel den samlede transaksjonen. Dropbox’ forklaring av gratisplanen sier at flere dokumenter og underskrivere i én samlet sending teller som én forespørsel. Gratisplanen gir tre forespørsler som fornyes hver 30. dag fra registreringen, mens signering av egne dokumenter ikke bruker denne kvoten. I begge tjenester er derfor antall separate utsendinger mer relevant for regnestykket enn antall filer eller personer som skriver under.

Mottakeren er heller ikke en ekstra avsenderplass. Den som bare mottar og signerer, trenger ingen Dropbox Sign-konto og betaler ikke for signeringen. Docusign lar også mottakeren signere uten konto. En virksomhet med mange kunder som skriver under, kan derfor ha behov for bare én betalt avsender; kostnaden endres først når flere ansatte skal opprette og sende egne forespørsler.

Hva koster 3, 5, 10 og 30 utsendinger?

Scenariene forutsetter én avsender og én separat forespørsel eller konvolutt per utsending, med samme volum hver måned. Beløpene er oppgitte USD-priser for årsavtaler, før eventuell skatt; de er ikke norske sluttpriser. Docusign fakturerer de viste årsplanene månedlig med årsforpliktelse, mens Dropbox Sign oppgir årsbetaling for den viste Essentials-prisen. Kvotene følger dessuten ulike perioder: Personal har månedsgrense, mens Standard har årskvote.

3 utsendinger i måneden: Dropbox Signs gratisplan kan dekke volumet dersom utsendingene også holder seg innenfor den rullerende grensen på tre per 30 dager. Abonnementsprisen blir da 0 USD. Jevnt fordelte månedstall er likevel ikke alltid nok: tre utsendinger sent i én kalendermåned og tre tidlig i den neste kan falle innenfor samme fornyelsesperiode.
5 utsendinger i måneden: Docusign Personal dekker fem separate konvolutter for 11 USD per måned. Dropbox Signs gratisnivå er for lite, og Essentials koster 15 USD per måned. Blant disse betalte planene er Personal billigst dersom funksjonene ellers dekker behovet.
10 utsendinger i måneden: Dropbox Sign Essentials ligger fortsatt på 15 USD per måned. Docusign Personal dekker ikke volumet, mens Standard starter på 30 USD per bruker per måned. Ti konvolutter hver måned gir 120 i året, altså 20 flere enn Standards inkluderte årskvote for én bruker. Docusign kan fakturere overforbruk per konvolutt eller selge ekstra kapasitet på forhånd, så grunnprisen alene er ikke en fullstendig Docusign-kostnad her.
30 utsendinger i måneden: Essentials har fortsatt ingen oppgitt grense for signaturforespørsler i nettplanen. Hos Docusign blir dette 360 konvolutter i året, eller 260 over Standards inkluderte kvote for én bruker. En konkret totalsum krever prisen for ekstra konvolutter; den fremgår ikke som én fast sats av den offentlige prisoversikten.

Et volum på seks utsendinger hver måned gir 72 konvolutter i året. Det er innenfor Standard-kvoten, men over Personals grense i hver enkelt måned: problemet ved seks er dermed behovet for en dyrere plan, ikke overforbruk på Standard. Docusign beskriver også månedsabonnementer med inntil ti konvolutter per bruker per måned. Den kvoten må holdes adskilt fra årskvoten som priseksemplene over bygger på.

Flere avsendere endrer sammenligningen

Dropbox Sign Essentials er beregnet på én avsender. Standard starter ved to avsendere og koster 25 USD per bruker per måned ved årsbetaling, med en oppgitt minste årsbetaling på 600 USD. To avsendere gir dermed en abonnementskostnad tilsvarende 50 USD per måned. Planen legger til teamfunksjoner som administrasjon av brukere og dokumenttilgang, rapportering og delte arbeidsmåter.

Docusign Standard koster 30 USD per bruker per måned med årsforpliktelse. To avsendere gir en grunnpris på 60 USD per måned, og hver bruker får en inkludert årskvote på 100 konvolutter. Planen omfatter blant annet delte maler, kommentarer og delegert signering. Hvis én medarbeider sender det meste og en annen sender lite, er det verdt å merke seg at den oppgitte kvoten er per bruker; samlet antall konvolutter forteller ikke alene om hver avsender holder seg innenfor sin andel.

Antall ansatte er ikke det samme som antall avsendere. En kollega som bare skal signere en forespørsel, trenger ikke en egen avsenderlisens av den grunn. Men dersom begge skal opprette forespørsler, følge opp sine utsendinger og bruke teamets maler, må sammenligningen ta utgangspunkt i to avsenderplasser og de aktuelle teamplanene.

Integrasjonene kan avgjøre hvilket nivå som trengs

Dropbox Sign lister blant annet Google Drive, Microsoft Word og HubSpot blant integrasjonene på sine betalte planer. Dypere koblinger, blant annet mot Salesforce, er knyttet til andre planvilkår. Docusign inkluderer skylagringskoblinger som Google Drive, OneDrive, Dropbox og Box i Personal, mens enkelte arbeidsplasskoblinger først vises fra Standard. CRM-integrasjoner som Salesforce er oppført under tilpassede planer, ikke den ordinære Standard-prisen.

Zapiers sammenligning beskriver Dropbox Sign som enklere for grunnleggende signering og Docusign som mer omfattende for team; begge kan kobles til Zapier. Det er nyttig når en signert avtale skal videre til et annet system, men koblingen fjerner ikke abonnementets grense for utsendinger. For en liten virksomhet som er avhengig av en bestemt CRM-flyt, kan nødvendig integrasjonsnivå derfor koste mer enn forskjellen mellom de enkleste signeringsplanene.

Les også: