Moneybird of Exact Online: €15 tegenover €49

De prijzenpagina van Moneybird vermeldt voor Start €15 per maand bij jaarbetaling, met één gebruiker, maximaal 20 te verwerken banktransacties per maand en geen koppeling met een externe bankrekening. Voor een zelfstandige die binnen die grens blijft en banktransacties handmatig importeert, is Start de goedkopere keuze.

De prijzenpagina van Exact Online Boekhouden vermeldt voor Essentials €49 per maand, met één gebruiker, één administratie, één bankkoppeling en 25 verkoopfacturen per maand. Wie een externe bankrekening automatisch wil koppelen, moet bij Moneybird Groei naast Essentials leggen. Voor een team of meerdere administraties hangt de keuze vervolgens af van de benodigde gebruikersplekken en de grenzen van de licentie.

Welke prijs is vergelijkbaar?

Moneybird Groei kost €29 per maand bij jaarbetaling en biedt vijf gebruikers, vijf externe bankkoppelingen en ruimte voor 50 te verwerken banktransacties per maand. Compleet kost onder dezelfde betaalvoorwaarde €41 per maand en kent voor deze drie onderdelen geen pakketlimiet. Start, Groei en Compleet laten onbeperkt verkoopfacturen toe. De beperking van Start zit dus vooral in de banktransacties, de externe koppeling en het aantal gebruikers.

Bij Exact kost Plus €99 per maand. Dat pakket bevat twee gebruikers, twee administraties, vijf bankkoppelingen en 100 verkoopfacturen per maand. Essentials kan voor extra gebruikers of administraties niet worden uitgebreid; bij Plus kost een extra gebruiker €23 per maand en een extra administratie €20 per maand. De factuur- en bankkoppelinggrenzen van Plus gelden voor de hele licentie, ook wanneer daar meerdere administraties onder vallen.

De onafhankelijke prijstabel van zzpgeldzaken.nl toont voor Moneybird de tarieven bij maandbetaling en wijst erop dat praktische kosten achter een basisprijs kunnen schuilgaan. Moneybirds lagere bedragen hierboven veronderstellen jaarbetaling. De jaarbedragen hieronder zijn telkens twaalf maanden tegen het reguliere genoemde tarief, exclusief btw en zonder proefaanbiedingen; het gaat om een vergelijkbare rekenperiode, niet om dezelfde betaalwijze bij beide leveranciers.

Freelancer: de bankkoppeling bepaalt de vergelijking

Neem als voorwaardelijk voorbeeld een freelancer met één administratie, één gebruiker, hoogstens 20 te verwerken banktransacties en een beperkt aantal verkoopfacturen per maand. Wie bankgegevens handmatig wil importeren, betaalt voor Moneybird Start €180 per jaar. Exact Essentials komt op €588 per jaar. Het verschil van €408 is reëel voor deze werkwijze, maar Essentials levert daarbij wel een externe bankkoppeling die Start niet heeft.

Wil dezelfde freelancer zijn bestaande zakelijke rekening automatisch laten synchroniseren, dan past bij Moneybird Groei: €348 per jaar tegenover €588 voor Essentials. Dat is een verschil van €240 bij de gekozen voorwaarden. De bank moet in beide gevallen wel voor de gewenste koppeling worden ondersteund. Stijgt het aantal te verwerken transacties bij Moneybird boven de grens van Groei, dan wordt Compleet met €492 per jaar de relevante pakketprijs, ook als de ondernemer alleen blijft werken.

Een Moneybird Betaalrekening is een andere mogelijkheid dan het koppelen van een bestaande rekening bij een externe bank. Die geïntegreerde rekening is een aanvulling op een betaald Moneybird-pakket en heeft na de gratis beginperiode een eigen maandtarief en mogelijke transactiekosten. De vaste pakketbedragen in dit rekenvoorbeeld gaan uit van de bestaande externe rekening; overstappen op een andere betaalrekening zou ook de banksituatie veranderen.

Klein team en accountant: wie telt als gebruiker?

Neem een tweede voorwaardelijk voorbeeld: drie medewerkers werken in één administratie, gebruiken één externe bankrekening, verwerken hoogstens 50 banktransacties en versturen 30 verkoopfacturen per maand. Moneybird Groei biedt daarvoor voldoende gebruikersplekken, transactieruimte en factuurruimte voor €348 per jaar. Bij Exact past Essentials niet, omdat de ene gebruikersplek niet kan worden uitgebreid. Plus kost voor dit team €99 per maand, met €23 voor de derde gebruiker: samen €1.464 per jaar.

Een accountant hoeft die berekening niet automatisch te verhogen. Volgens de gebruikersregels van Moneybird telt een accountant met de rol ‘Boekhouder’ niet mee voor de gebruikerslimiet. Bij Exact kan een accountant vanuit een eigen licentie aan de administratie worden gekoppeld; zonder eigen licentie kan een extra gebruikersplek nodig zijn. Het rekenvoorbeeld veronderstelt dat de accountant via zo’n aparte toegang werkt. Moet iemand in plaats daarvan als gewone medewerker inloggen, dan telt die persoon wel mee bij de pakketkeuze.

Het verschil tussen de pakketten gaat hier verder dan de prijs per gebruikersplek. Groei heeft ruimte voor het genoemde aantal banktransacties, terwijl Exact bij Plus de verkoopfacturen begrenst. Een team dat weinig factureert maar veel betalingen en uitgaven verwerkt, moet vooral naar Moneybirds transactiegrens kijken. Bij een team met veel afzonderlijke verkoopfacturen wordt juist de factuurgrens van Exact een belangrijk onderdeel van de rekensom.

Meerdere ondernemingen: gedeelde licentie of aparte pakketten?

Voor twee afzonderlijke ondernemingen met elk een externe bankrekening en elk hoogstens 50 te verwerken banktransacties per maand zijn bij Moneybird twee Groei-pakketten nodig. Dat komt bij jaarbetaling samen op €696 per jaar. De uitleg over meerdere Moneybird-administraties maakt duidelijk dat ondernemers onder één login kunnen wisselen, maar per administratie een pakket kiezen en betalen.

Exact Plus omvat twee administraties binnen de licentie en kost in dit voorbeeld €1.188 per jaar. De inbegrepen bankkoppelingen en verkoopfacturen worden over die administraties gedeeld: twee ondernemingen krijgen samen dezelfde grens, geen afzonderlijke grens per onderneming. Wie voor een derde administratie bij Plus betaalt, komt met de toeslag van €20 per maand op €1.428 per jaar. Drie afzonderlijke Moneybird Groei-pakketten kosten samen €1.044 per jaar, mits elke administratie binnen de grenzen van Groei blijft.

Die uitkomst kan veranderen wanneer de ondernemingen uiteenlopen in omvang. Moneybird laat per administratie een ander pakket kiezen, zodat een kleine nevenactiviteit niet vanzelf hetzelfde abonnement hoeft te krijgen als de hoofdonderneming. Bij Exact zit de prijs juist in de gezamenlijke licentie en de eventuele uitbreiding daarvan. De bruikbare vergelijking begint daarom bij het aantal afzonderlijke administraties én bij hun gezamenlijke gebruik van de gedeelde Exact-grenzen.

Facturen en verwerking kunnen de jaarprijs verhogen

Exact Essentials omvat 25 verkoopfacturen per maand en rekent €0,50 per extra verstuurde factuur. Bij een gelijkmatig, voorwaardelijk volume van 30 facturen per maand zijn dat vijf extra facturen per maand, of €30 per jaar. De jaarprijs van Essentials stijgt in dat voorbeeld van €588 naar €618. Bij Moneybird Start, Groei en Compleet geldt geen limiet voor verkoopfacturen, al kunnen de betalingen bij die facturen wel meetellen in het aantal te verwerken banktransacties.

Ook automatische documentverwerking vraagt een afzonderlijke berekening. Exact omvat de eerste drie automatisch verwerkte documenten per maand; zonder bundel kost elk volgend document €0,50. Laat een freelancer er als voorwaardelijk voorbeeld iedere maand tien verwerken, dan komen er zeven betaalde documenten per maand bij: €42 per jaar. Essentials kost dan €630 per jaar vóór eventuele extra verkoopfacturen. Een betaalde verwerkingsbundel kan de prijs per document wijzigen, zodat het werkelijke aantal verwerkte stukken voor deze vergelijking telt.

Voor weinig transacties en handmatige bankimport houdt Start de vaste kosten laag. Een gewenste externe bankkoppeling maakt Groei bij Moneybird de logische vergelijking met Essentials; meerdere medewerkers of administraties brengen Plus en eventuele toeslagen in beeld. De passende jaarprijs volgt uit de drukste gebruikelijke maand, het aantal mensen dat zelf moet inloggen en het aantal ondernemingen dat een aparte boekhouding nodig heeft.