Moneybird of Exact Online: wanneer groei de keuze duur maakt

Voor een zelfstandige met eenvoudige boekhouding is Moneybird meestal de voordeligste keuze. Heeft een onderneming geïntegreerd voorraadbeheer of uitgebreid projectbeheer nodig, dan past een gespecialiseerde lijn van Exact Online beter. Het omslagpunt ligt bij de benodigde werkwijze, niet bij een vast aantal medewerkers of transacties.

Een laag abonnement kan duur uitpakken als later een overstap nodig is. De besparing tijdens de eerste maanden moet dan opwegen tegen het overzetten van gegevens, het opnieuw inrichten van koppelingen en de tijd die medewerkers aan de overgang besteden. Wie die kosten nog niet kent, kan wel berekenen hoeveel ruimte de lagere abonnementsprijs ervoor overlaat.

Wat zit er achter de instapprijs?

De prijslijst van Moneybird toont bij jaarlijkse betaling Start voor €15, Groei voor €29 en Compleet voor €41 per maand. Start heeft één gebruiker en ruimte voor 20 verwerkte banktransacties per abonnementsmaand; transacties van een externe bank worden handmatig geïmporteerd. Groei biedt vijf gebruikers, 50 verwerkte transacties en vijf gekoppelde externe bankrekeningen. Compleet kent voor die onderdelen geen limiet. Het gaat om maandbedragen bij jaarbetaling, niet om de prijs van maandelijks betalen.

De prijzen van Exact Online Boekhouden beginnen bij €49 per maand voor Essentials, met één gebruiker, één administratie, één bankkoppeling en 25 verkoopfacturen. Plus kost €99 en omvat twee gebruikers, twee administraties, vijf bankkoppelingen en 100 verkoopfacturen; een extra gebruiker kost €23 en een extra administratie €20 per maand. Professional kost €159 en biedt onder meer onbeperkt bankkoppelingen en verkoopfacturen. De instapprijs van Exact is dus geen bruikbare begroting voor een bedrijf dat al meerdere mensen of administraties moet onderbrengen.

De grenzen meten bovendien verschillende dingen. Bij Moneybird gaat de transactielimiet over banktransacties die in de abonnementsmaand worden verwerkt. Bij Exact geldt de genoemde factuurlimiet voor verzonden verkoopfacturen binnen de licentie. Een onderneming met veel bankbetalingen maar weinig verkoopfacturen kan daardoor bij beide aanbieders tegen een andere grens aanlopen.

Zelfstandige: eenvoudig werk houdt Moneybird voordelig

Neem als voorwaardelijk voorbeeld een zelfstandige met één gebruiker, één administratie en hooguit 20 verwerkte banktransacties per maand. Moneybird Start kost in dat geval €34 per maand minder dan Exact Boekhouden Essentials: over twaalf maanden is dat €408. Zolang facturatie en boekhouding de behoefte dekken, levert duurder beginnen in dit voorbeeld geen aantoonbaar voordeel op.

De berekening verandert wanneer automatische aanvoer van transacties van een externe bank nodig wordt. Dan past Moneybird Groei beter bij de genoemde pakketgrenzen en bedraagt het verschil met Exact Essentials €20 per maand. Komt de zelfstandige structureel boven 50 verwerkte transacties, dan wordt Moneybird Compleet relevant. Zo’n pakketwissel binnen Moneybird is iets anders dan een verhuizing van de administratie naar Exact: meer transacties alleen maken geïntegreerd voorraad- of projectbeheer nog niet nodig.

Bureau met vijf gebruikers: welke toegang hebben zij nodig?

Een bureau voert verschillende projecten tegelijk uit; groei kan naast boekhoudtoegang ook projectadministratie vragen.

Een voorwaardelijk bureau met vijf gebruikers, maximaal 50 verwerkte banktransacties en eenvoudige facturatie past binnen Moneybird Groei voor €29 per maand. Bij Exact Boekhouden Plus zijn twee gebruikers inbegrepen. Drie extra gebruikers brengen dat abonnement op €168 per maand, een verschil van €139 per maand of €1.668 over twaalf maanden. Dit vergelijkt boekhoudtoegang; het zegt nog niets over de projectfuncties die het bureau nodig heeft.

Voor geïntegreerd projectwerk is de relevante Exact-prijs hoger. De tarieven voor Exact Online Projectmanagement beginnen bij €199 per maand voor Essentials, met één volledige gebruiker en twee inbegrepen gebruikers voor urenregistratie. Een extra volledige gebruiker kost €22 per maand; een extra gebruiker voor urenregistratie €7,50. Essentials omvat urenregistratie en facturatie op nacalculatie of tegen een vaste prijs. Budgettering van uren en kosten per project staat bij Plus van €339 per maand.

Als alle vijf medewerkers volledige toegang nodig hebben, kost Projectmanagement Essentials in dit voorbeeld €287 per maand. Heeft één medewerker volledige toegang en hebben de andere vier alleen toegang voor urenregistratie nodig, dan komt de berekening op €214. De rollen maken dus een verschil van €73 per maand binnen dezelfde Exact-lijn. Moneybird biedt zelf urenregistratie; de hogere projectprijs is pas relevant wanneer het bureau ook de beschreven geïntegreerde projectfuncties nodig heeft.

Handelsbedrijf: voorraad verandert de vergelijking

In een handelsbedrijf komen artikelen binnen terwijl andere de voorraad verlaten; voorraadbeheer moet aansluiten op inkoop en verkoop.

Een handelsbedrijf dat artikelen en verkooporders binnen hetzelfde systeem wil beheren, vergelijkt Moneybird niet met het goedkoopste boekhoudpakket van Exact. De prijzen van Exact Online Handel beginnen bij €269 per maand voor Essentials. Dat pakket omvat boekhouding, inkoop- en verkoopbeheer en voorraadbeheer, met één gebruiker en twee administraties; een extra gebruiker kost €26 per maand. Handel Plus kost €449 en voegt onder meer meerdere magazijnen en serie- en batchnummers toe.

Stel dat een handelsbedrijf meer dan 50 banktransacties verwerkt, maar de voorraad voorlopig buiten de boekhouding kan beheren. Moneybird Compleet kost dan in dit voorwaardelijke voorbeeld €41 per maand tegenover €269 voor Exact Handel Essentials met één gebruiker. Het verschil is €228 per maand. Een afzonderlijke voorraadoplossing kan extra abonnementskosten en werk voor een koppeling meebrengen; zonder gekozen oplossing valt daarvoor geen bedrag te berekenen.

De behoefte verschuift zodra inkopen, voorraadstanden en verkooporders in hetzelfde proces moeten aansluiten. Op dat moment koopt het bedrijf met Exact Handel ook functies die in de vergelijking van kale boekhoudabonnementen ontbreken. Heeft het bedrijf meerdere magazijnen of registratie op serie- of batchnummer nodig, dan moet het de hogere Handel-variant in de berekening opnemen. Dat kan het voordeel van wachten vergroten, terwijl de latere inrichting uitgebreider wordt.

Wanneer haalt de overstap de besparing in?

Het omslagpunt is te berekenen als de besparing vóór de overstap. Verwacht het handelsbedrijf uit het voorbeeld pas over twaalf maanden geïntegreerd voorraadbeheer nodig te hebben, dan levert Moneybird in die periode maximaal €2.736 minder abonnementskosten op dan direct beginnen met Handel Essentials. Kost de latere overstap meer dan dat bedrag aan migratie, koppelingen en interne tijd samen, dan was direct beginnen met Exact in dit vereenvoudigde model goedkoper. Het bedrag is een rekendrempel, geen gepubliceerde migratieprijs.

Voor het bureau ligt de drempel anders. Twaalf maanden Moneybird Groei in plaats van Exact Boekhouden Plus met vijf gebruikers scheelt in het voorbeeld €1.668. Als het bureau vanaf het begin vijf volledige gebruikers van Exact Projectmanagement Essentials nodig zou hebben, is het verschil €3.096. Die laatste vergelijking is alleen zinvol als juist die projectfuncties later noodzakelijk worden; voor medewerkers die slechts uren registreren, valt de Exact-berekening lager uit.

Bij een verhuizing van de boekhouding noemt de praktijkvergelijking van OneStone Advisory onder meer de beginbalans, openstaande posten en stamgegevens die moeten aansluiten. Ook bank- en andere koppelingen moeten opnieuw worden ingericht. Hoeveel tijd dat vraagt, hangt af van de bestaande administratie en de gekozen overstapdatum; zonder die gegevens is een vaste migratieprijs misleidend.

Meerdere ondernemingen voegen nog een aparte kostenpost toe. Exact Boekhouden Plus omvat twee administraties, terwijl een derde volgens de genoemde tarieven een toeslag vraagt. Voor een vergelijking over meerdere bedrijven moeten daarom de benodigde administraties, gebruikersrechten en koppelingen per pakket worden opgeteld. Bij een zelfstandige blijft Moneybird vaak ruim onder die kostengrens; bij een bureau of handelsbedrijf wordt vooral beslissend wanneer de extra werkwijze werkelijk dagelijks nodig is.