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Clockify냐 Toggl Track이냐…무료 좌석 뒤 감시 방식이 갈린다
무료로 함께 시간을 기록할 인원과 직원 활동을 확인하는 범위를 함께 보면 선택이 갈린다. Clockify 공식 요금표에서 무료 플랜은 최대 5명이고, 연간 결제 기준 Basic·Standard·Pro는 각각 좌석당 월 3.99달러·5.49달러·7.99달러다. 청구 단가, 근무시간 승인, 인건비를 반영한 이익 분석은 차례로 더 높은 단계에서 열린다. 기록만 필요한 소규모 팀이라면 무료 좌석의 여유가 Clockify 쪽에 있다.
Toggl Track은 무료 인원이 적어도 직원 감시 기능을 두지 않는다는 제품 방침이 뚜렷하다. Toggl의 현행 통합 요금표는 무료 플랜을 최대 3명에게 제공하고, 연간 결제 Starter와 Premium을 사용자당 월 9달러와 16달러로 표시한다. 같은 페이지는 화면 캡처, 키 입력, 방문 기록, 위치 기록으로 직원을 감시하지 않는다고 설명한다. 개인은 두 서비스 모두 무료로 시작할 수 있지만, 팀장은 좌석 수와 관리 방식부터 나눠 봐야 한다.
무료 좌석은 충분해도 보고 범위는 다르다
Clockify 무료 플랜에는 타이머, 수동 입력, 주간 근무시간표, 프로젝트별 기록, 팀 활동, 기본 보고서가 들어 있다. 무료 보고서에서 한 번에 선택할 수 있는 기간은 1개월이다. 오래된 기록이 곧 사라진다는 뜻은 아니지만, 지난 분기나 여러 해의 시간을 한 번에 묶어 분석하려면 유료 보고 범위가 필요하다. 프로젝트별 소요 시간을 수시로 보는 팀과 긴 기간의 실적을 정산하는 팀이 같은 무료 플랜을 다르게 느끼는 이유다.
Toggl Track 무료 플랜도 웹, 데스크톱, 모바일에서 타이머나 수동 입력으로 시간을 남길 수 있고 개인 보고서를 볼 수 있다. 팀 단위의 매출 보고와 청구 단가 설정은 Starter로 넘어가는 경계다. 프리랜서가 고객별 시간을 기록하는 일과 시간당 단가를 붙여 청구 예정액을 계산하는 일은 구별해야 한다. 기록을 외부 청구서에 수동으로 옮길지, 도구 안에서 금액을 관리할지에 따라 유료 전환 시점이 달라진다.
무료 인원에는 기록을 입력하는 실무자뿐 아니라 조직을 관리하는 계정도 포함해 생각해야 한다. 대표를 포함한 5인 에이전시라는 가정에서는 Clockify의 무료 한도 안에 모두 들어가지만 Toggl Track의 무료 한도를 넘는다. 외부 협력자가 자기 계정으로 들어와 시간을 기록해야 한다면 그 사람도 필요한 좌석에 더해야 한다. 한 사람이 여러 프로젝트에 참여하는 것과 여러 사람이 별도 계정을 갖는 것은 전혀 다른 비용 문제다.
청구액, 승인, 수익성은 서로 다른 기능이다
Clockify Basic은 프로젝트나 사용자에게 청구 단가를 붙여 기록 시간을 금액으로 환산하는 단계다. Standard에서는 기록 시간에 근거한 인보이스 발행, 근무시간표 승인, 승인 뒤 수정 방지를 위한 시간 잠금이 추가된다. 고객에게 보낼 문서를 도구 안에서 만들고 관리자의 승인을 정산 조건으로 삼는다면 Basic의 가격만으로 견적을 낼 수 없다. 반면 고객이 별도 청구 시스템을 쓰고 시간별 금액만 필요하다면 인보이스 기능까지 살 이유는 없다.
Toggl Track Starter는 청구 단가와 팀 보고를 제공한다. Premium은 근무시간표 승인과 인건비·수익성 보고를 더한다. 고객에게 청구할 금액은 기록된 시간과 단가로 계산할 수 있지만, 프로젝트 이익에는 투입 인력의 비용이라는 다른 입력값이 필요하다. 그래서 매출 보고만 필요한 팀과 프로젝트별 마진을 봐야 하는 팀의 비교 대상 플랜이 달라진다.
Clockify에서 인건비와 이익을 다루려면 Pro가 기준이다. 이 단계에는 활동 모니터링과 GPS 추적도 포함되지만, 이익 보고가 필요한 팀이 그 감시 기능을 반드시 켜야 한다는 뜻은 아니다. 반대로 승인만 필요한 팀이 Pro까지 올라갈 필요도 없다. 실제 정산 흐름에서 단가 적용, 승인, 인보이스 발행, 이익 분석 중 어디까지 필요한지 분리하면 불필요한 플랜 비용을 피할 수 있다.
개인·5인·20인에게 드는 월 환산 비용
아래는 모든 구성원이 별도 계정을 사용하고 연간 결제하며 할인이나 부가 기능은 없다는 가정 계산이다. 유료 좌석 전체에 같은 단계의 단가를 곱했으며 세금과 환율은 넣지 않았다. Toggl Track의 라이선스 안내는 연간 결제 Premium을 좌석당 월 18달러로 적는다. 통합 Toggl 요금표와 Toggl Track 구독의 Premium 표시 가격은 서로 다르므로, 여기서는 비교 대상인 Toggl Track의 18달러를 적용했다.
- 개인 프리랜서: 시간 기록과 기본 보고서만 쓰면 두 제품 모두 무료다. 청구 단가가 필요하면 Clockify Basic은 월 환산 3.99달러, Toggl Track Starter는 9달러다. Clockify 안에서 인보이스를 발행하려면 Standard의 5.49달러가 기준이다. 혼자 일해도 고객에게 보낼 금액을 도구가 계산해야 하는지에 따라 무료와 유료의 경계가 생긴다.
- 5인 에이전시: 기본 기록이라면 Clockify는 무료이고 Toggl Track은 유료 좌석이 필요하다. 청구 단가를 쓰는 경우 Clockify Basic은 월 환산 19.95달러, Toggl Track Starter는 45달러다. 승인 흐름이 필요하면 Clockify Standard는 27.45달러, Toggl Track Premium은 90달러다. 이익 분석까지 요구하면 Clockify Pro는 39.95달러이며, Toggl Track은 같은 Premium 90달러에서 처리한다.
- 20인 원격팀: 청구 단가가 필요한 경우 Clockify Basic은 월 환산 79.80달러, Toggl Track Starter는 180달러다. 승인 기능을 붙이면 Clockify Standard는 109.80달러, Toggl Track Premium은 360달러다. 인건비를 반영한 이익 분석까지 포함하면 Clockify Pro는 159.80달러다. Toggl Track은 승인과 이익 분석이 Premium에 함께 포함돼 월 환산 비용이 360달러에서 더 오르지 않는다.
좌석 수는 재직 인원과 항상 같지 않다. Toggl Track의 유료 구독에서는 배정되지 않은 빈 라이선스도 청구되며, 구성원을 비활성화하거나 삭제해도 라이선스 자체는 관리자가 따로 제거할 때까지 남는다. Clockify는 활성 사용자와 초대받은 사용자가 유료 좌석을 차지하고, 비활성 사용자는 차지하지 않는다. 계약직이 자주 드나드는 조직에서는 사용자를 제거한 뒤 청구 좌석도 줄었는지 확인하지 않으면 예상한 월 환산 비용과 실제 갱신액이 어긋날 수 있다.
화면 캡처와 위치 기록에서 선이 갈린다
Clockify Pro의 감시 기능은 관리자가 켜는 방식이다. Clockify의 화면 캡처 안내에 따르면 활동 모니터링을 활성화하고 데스크톱 에이전트를 실행해야 캡처가 이뤄진다. 사용 중인 화면은 설정한 간격에 따라 저장되며 유휴 상태에서는 촬영하지 않는다. 관리자와 팀 관리자는 캡처 이미지를 검토할 수 있고, 새 활동 모니터링 방식의 이미지는 60일 뒤 자동 삭제된다.
위치 기록은 별도 조건이 있다. Clockify의 데이터 처리 안내는 화면 캡처와 위치 추적이 관리자 활성화 뒤에만 수집되고 구성원에게 활성화가 통지된다고 설명한다. 위치 기록에는 모바일 앱의 권한이 필요하며, 개인용 자동 추적기에 쌓인 앱·웹사이트 사용 내역은 사용자만 볼 수 있다. 화면 캡처 기능이 플랜에 포함돼 있다는 사실과 특정 직원의 화면이 실제로 수집되고 있다는 사실은 구분해야 한다.
Toggl Track에서는 관리자가 구성원이 입력한 시간과 프로젝트 보고를 볼 수 있지만, 화면이나 이동 경로를 근거로 작업을 검증하는 기능은 쓸 수 없다. 직원이 어떤 일을 얼마나 했는지 기록해 청구와 자원 배분에 쓰는 조직이라면 그 제한이 운영 원칙과 맞을 수 있다. 반면 방문 장소의 기록이나 화면 증거가 계약상 필요한 현장 업무에서는 시간 보고서만으로 그 요구를 채울 수 없다.
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