Basecamp냐 Asana냐…인원이 늘면 좌석당 요금이 답을 바꾼다

참여 인원이 빠르게 늘고 동시에 진행하는 프로젝트가 한정돼 있다면 Basecamp의 고정 요금이 유리하다. Basecamp 공식 요금표에는 Freelancer 월 25달러·활성 프로젝트 3개·사용자 최대 20명, Studio 월 59달러·활성 프로젝트 10개·사용자 무제한, Pro 월 99달러·활성 프로젝트 25개·사용자 무제한이 제시돼 있다. 모두 연간 결제 조건에서 표시된 월 환산 가격이므로 아래 비교도 같은 기간의 구독료로 맞췄다.

반면 여러 프로젝트의 일정과 의존 관계를 체계적으로 관리하려면 인원에 따라 비용이 올라가더라도 Asana가 적합할 수 있다. Asana 공식 요금표의 연간 결제 가격은 Starter가 사용자당 월 10.99달러, Advanced가 사용자당 월 24.99달러다. Starter에는 타임라인·간트 보기와 보고 대시보드가, Advanced에는 포트폴리오·목표·자원 관리가 포함된다. 결국 선택을 가르는 것은 팀원 수만이 아니라 동시에 열어 둘 프로젝트 수와 프로젝트 간 조정이 필요한 정도다.

프로젝트 총수보다 동시에 열어 둘 수가 중요하다

Basecamp는 한 해에 만든 프로젝트의 누적 개수 대신 활성 프로젝트 수에 한도를 둔다. 끝난 프로젝트를 보관하거나 삭제하면 활성 한도에서 빠진다. 고객 일을 차례로 끝내는 에이전시라면 연간 수주 건수가 많아도 Freelancer나 Studio 범위에 머물 수 있다. 반대로 진행 기간이 겹치는 고객이 늘면 참여 인원이 변하지 않아도 프로젝트 한도 때문에 플랜을 올려야 한다.

Asana의 유료 요금은 프로젝트 수보다 결제 좌석 수에 민감하다. 같은 담당자가 여러 프로젝트를 맡는다고 해서 아래 구독료가 자동으로 늘지는 않지만, 업무를 함께 처리할 유료 멤버가 늘면 비용이 커진다. 외부 고객과 파트너는 무료 게스트로 초대할 수 있는 반면, 내부에서 유료 기능을 쓰는 구성원은 결제 좌석으로 잡아야 한다. 에이전시라면 고객마다 프로젝트를 몇 개 열어 두는지와 실제 유료 멤버가 몇 명인지 구분해야 한다.

무료 플랜은 구매 결정을 늦출 수 있지만 이 비교의 기준은 아니다. Basecamp Free는 프로젝트 한 개와 사용자 다섯 명까지이며, Asana Personal은 두 명이 함께 쓸 수 있다. 세 명 이상이 Asana의 유료 기능을 써야 하거나 여러 고객 프로젝트를 동시에 운영한다면 무료 구간만 보고 비용 우위를 판단하기 어렵다. 규모가 커질수록 무료 제공 여부보다 어느 제한에 먼저 닿는지가 예산에 직접 영향을 준다.

팀원 5명·20명·50명과 프로젝트 3개·10개·25개의 연간 비용

다음은 모든 팀원이 유료 기능을 쓰고, 프로젝트가 각각 모두 활성 상태라고 가정한 달러 기준 계산이다. 공개된 월 환산 가격에 12개월을 곱했으며 세금, 환율 변동, 저장 공간 추가 구매는 제외했다. Asana의 결제 좌석이 실제 인원과 같은 5명·20명·50명을 택해 요금제 자체의 차이를 드러냈다. 각 팀 규모에 대해 프로젝트 수를 세 가지로 바꾸면 모두 아홉 가지 조합이 된다.

Asana Starter는 프로젝트가 3개든 10개든 25개든 연간 5명 659.40달러, 20명 2,637.60달러, 50명 6,594달러다. Advanced는 같은 순서로 1,499.40달러, 5,997.60달러, 14,994달러다. 이 금액은 프로젝트별 고정 비용이 추가되지 않는다는 조건에서 나온다. 다만 Advanced가 비싼 이유는 단순히 프로젝트를 더 많이 만들 수 있어서가 아니라 여러 프로젝트를 묶어 보는 기능과 목표·자원 관리가 더해지기 때문이다.

• 활성 프로젝트 3개: Basecamp는 5명과 20명일 때 Freelancer로 각각 연 300달러다. 50명은 사용자 한도를 넘으므로 Studio로 바뀌어 연 708달러다. 같은 프로젝트 수라도 20명에서 50명으로 늘 때 플랜이 전환된다.
• 활성 프로젝트 10개: Basecamp Studio를 세 팀 모두 이용할 수 있어 5명·20명·50명 각각 연 708달러다. 이 범위에서는 추가 인원이 기본 구독료를 바꾸지 않는다.
• 활성 프로젝트 25개: Basecamp Pro가 필요하며 세 팀 모두 연 1,188달러다. 따라서 5명 팀에서는 Asana Starter가 더 저렴하지만 20명과 50명 팀에서는 Pro의 구독료가 더 낮다.

동시에 프로젝트 25개를 운영하는 5명 팀에서 Basecamp Pro와 Asana Starter의 차이는 연 528.60달러다. 인원이 20명으로 늘면 같은 프로젝트 수에서 Asana Starter가 Basecamp Pro보다 연 1,449.60달러 비싸진다. 이 차액은 앞의 공식 요금만 곱하고 뺀 예시이며 업무 관리 기능의 가치를 가격으로 환산한 결과는 아니다. 두 서비스의 구독료를 비교할 때 기능 등급을 함께 적어야 하는 이유다.

손익분기점은 좌석 구매 단위에서 더 급하게 바뀐다

활성 프로젝트 3개에서는 Basecamp Freelancer가 연 300달러다. Asana Starter를 두 명이 쓰면 연 263.76달러로 조금 낮지만 세 명이면 연 395.64달러로 올라간다. 이 조건에서는 세 번째 유료 사용자부터 구독료 기준의 우위가 Basecamp로 넘어간다. 다만 이 비교는 Freelancer의 사용자 한도 안에서만 유지되고, 그 한도를 넘으면 Studio와 다시 계산해야 한다.

활성 프로젝트 10개에서는 Basecamp Studio가 연 708달러다. Asana Starter 다섯 좌석의 연 659.40달러는 그보다 낮다. 그러나 Asana는 총사용자 2~5명 구간에서 한 좌석씩 추가하고, 그 뒤 30명까지는 다섯 좌석 단위로 늘린다. 따라서 다섯 명이 여섯 명이 되어 열 좌석을 구매하는 경우 Starter의 연간 비용은 1,318.80달러가 된다. 같은 시점 Studio의 기본 요금은 변하지 않는다.

활성 프로젝트 25개에서도 비슷한 전환이 나타난다. Basecamp Pro의 연 1,188달러에 비해 Asana Starter 다섯 좌석은 659.40달러로 저렴하지만 열 좌석은 1,318.80달러로 비싸다. 정확한 경계는 매번 같은 인원에서 생기는 것이 아니라 필요한 활성 프로젝트 수와 유료 좌석 묶음에 따라 움직인다. 인원 증가가 예정된 팀이라면 지금 쓰는 좌석 수보다 다음 구매 단위가 예산에 더 큰 영향을 줄 수 있다.

포트폴리오·목표 관리가 필요한 팀의 기능 차이

Starter의 보고 대시보드는 개별 업무와 프로젝트의 정보를 시각화하는 데 쓰이지만, 포트폴리오는 관련 프로젝트를 묶어 전체 상태를 보는 기능이다. Asana의 포트폴리오 설명에는 이 기능이 Advanced 이상에 포함되며 프로젝트의 건전성, 상태 업데이트, 팀 업무량과 일정을 한곳에서 볼 수 있다고 명시돼 있다. 여러 캠페인의 담당자와 기한이 얽힌 팀에는 이 차이가 단순한 화면 배치 이상의 의미를 갖는다.

예를 들어 고객별 프로젝트를 각각 운영하면서 마감과 담당자만 공유한다면 Starter의 타임라인, 의존 관계, 양식, 사용자 지정 필드로 충분할 수 있다. 운영 책임자가 여러 프로젝트를 함께 살피고 과부하가 걸린 구성원에게서 업무를 옮겨야 한다면 Advanced의 포트폴리오와 자원 관리가 쓰임새를 갖는다. 회사 목표와 프로젝트의 관계를 관리하거나 승인·교정 절차를 자주 거친다면 Advanced의 추가 기능도 판단 요소다. 필요한 기능이 이 단계까지 닿지 않는 팀에는 높은 좌석 단가만 남는다.

Basecamp에도 메시지 게시판, 할 일, 그룹 대화, 일정, 파일, 보고와 자동 확인 기능이 있다. 이 서비스를 고르는 이유를 보고 기능의 부재로 설명하면 실제 차이를 놓친다. Basecamp는 프로젝트 안에서 대화와 실행 항목을 한곳에 모으는 구성이며, Asana Advanced는 프로젝트 사이의 일정, 목표, 업무량까지 함께 관리하는 구성이 두드러진다. 프로젝트 수가 많아도 서로 독립적으로 끝낼 수 있는 일이라면 후자의 기능이 반드시 필요한 것은 아니다.

협업의 병목에 맞춰 비용을 해석한다

Cloudwards의 독립 비교는 Basecamp의 소통 기능과 간단한 업무 추적을 강점으로, Asana의 다중 프로젝트 관리를 강점으로 평가한다. 이는 어느 제품이 모든 팀에서 앞선다는 순위보다 두 도구의 설계 방향을 구분하는 데 유용하다. 원격팀의 일이 대화가 흩어져 늦어지는지, 프로젝트 간 의존 관계와 담당자의 업무량 때문에 늦어지는지에 따라 같은 연간 구독료의 의미가 달라진다.

대화와 파일, 할 일을 고객 프로젝트 안에 모으는 것이 핵심이라면 Basecamp의 고정 요금은 참여자가 늘 때 특히 강하다. 반대로 일정 충돌을 미리 보고 여러 프로젝트의 상태를 한꺼번에 판단해야 한다면 Asana의 좌석 비용은 그 관리 범위를 사는 비용이다. 프로젝트 3개에 참여자 50명인 팀과 프로젝트 25개에 참여자 5명인 팀은 정반대의 계산을 얻는다. 구매를 가르는 질문은 팀이 큰가가 아니라, 사람과 진행 중인 프로젝트 가운데 무엇이 먼저 늘고 어떤 조정 기능이 실제로 필요한가다.

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