Copilot과 Gemini, 가격보다 기존 업무 생태계가 선택을 가른다
일의 미래
Google Workspace와 Microsoft 365, 한국 요금보다 습관이 승부를 가른다
소규모 팀이라면 가장 자주 만드는 문서가 어디에서 완성되는지부터 봐야 한다. 브라우저에서 초안을 함께 고치는 일이 중심이면 Google Workspace가 자연스럽고, 설치형 Word·Excel·PowerPoint 파일 자체가 납품물이라면 Microsoft 365가 유리하다. Fit Small Business의 비교도 소규모 기업의 선택을 가격, 생산성, 협업, 보안과 일상 업무 방식으로 나눠 평가한다.
한국 요금표만 나란히 놓으면 이 차이를 놓치기 쉽다. Google의 한국어 페이지는 달러 가격을, Microsoft의 한국 페이지는 원화 가격을 표시한다. 더구나 저렴한 Microsoft 365 Business Basic에는 설치형 Office가 없다. 따라서 같은 인원으로 계산하더라도 표시 통화, 세금, 결제 주기와 필요한 앱을 맞춰야 구매 비용을 설명할 수 있다.
표시 가격과 실제 결제 조건
Google Workspace 공식 요금표는 연간 약정의 정상가를 Starter 사용자당 월 7달러, Standard 사용자당 월 14달러로 표시한다. 모든 가격은 미국 달러 기준이고 세금은 포함되지 않으며, 연간 약정 요금제라도 월 단위로 청구된다. 페이지에는 기간 한정 할인도 나타나지만 할인율과 적용 대상은 바뀔 수 있어 지속 비용을 비교할 때는 정상가를 기준으로 삼는 편이 낫다.
Microsoft의 한국 공식 요금표에서 Business Basic은 연간 구독을 연간 결제할 때 사용자당 월 환산액 9,500원이며 부가가치세 별도다. 이 구성에는 업무용 메일, 웹·모바일용 Word·Excel·PowerPoint와 사용자당 1TB의 클라우드 저장소가 들어간다. 데스크톱 앱이 필요한 팀은 설치형 앱을 포함하는 Business Standard 계열을 봐야 한다. 화면에 함께 보이는 Copilot 결합 상품 가격을 일반 요금제 가격으로 옮겨 적어서도 안 된다.
두 회사의 ‘월’ 표시가 같은 현금 흐름을 뜻하지 않는다는 점도 중요하다. Google의 해당 연간 약정 가격은 월별 청구액이고, 위 Microsoft Basic 가격은 연간 결제를 월 단위로 환산한 금액이다. 인원이 자주 바뀌는 팀이라면 약정 기간 중 좌석을 조정할 때의 조건까지 구매 단계에서 살펴야 한다. 프로모션 첫 청구액만 비교하면 할인 종료 뒤의 반복 비용을 과소평가할 수 있다.
5명과 20명 팀의 한국 청구 예시
국세청의 일반과세자 세율 안내에 나오는 10%를 Microsoft의 부가세 별도 표시액에 적용해 볼 수 있다. 다음은 전원이 같은 요금제를 쓰고 할인이나 추가 구매가 없다고 가정한 산술 예시다. 세금 처리와 최종 청구액은 실제 계약 및 청구서에 따라 확인해야 한다.
- 5명: Microsoft 365 Business Basic의 월 환산 표시액은 47,500원, 부가세를 더한 계산액은 52,250원이다. 연간 결제액으로 환산하면 각각 570,000원과 627,000원이다. Google Workspace Starter의 정상가 표시액은 월 35달러, Standard는 월 70달러이며 해당 연간 약정 요금제는 월별로 청구된다.
- 20명: Microsoft 365 Business Basic의 월 환산 표시액은 190,000원, 부가세를 더한 계산액은 209,000원이다. 연간 결제액으로 환산하면 각각 2,280,000원과 2,508,000원이다. Google Workspace Starter의 정상가 표시액은 월 140달러, Standard는 월 280달러다.
Google의 달러 표시액만으로 한국 기업의 원화 결제액을 확정할 수는 없다. 결제 시점의 적용 통화와 세금, 구매 경로의 조건을 봐야 한다. 이 계산은 어느 회사가 더 싸다는 순위를 만들기보다 같은 팀 규모에서 무엇이 예산에 포함되고 무엇이 빠졌는지 드러낸다. 특히 설치형 Office가 필수라면 Basic과 Google 요금제의 숫자만 대조해서는 필요한 구매안을 비교한 셈이 아니다.
저장공간은 총량과 소유 방식을 함께 봐야 한다
Google Workspace Starter의 사용자당 30GB와 Standard의 사용자당 2TB는 조직 전체에서 공유하는 공용 저장공간이다. 반면 Microsoft 365 Business Basic의 1TB는 사용자별 클라우드 저장공간으로 제시된다. 단위를 모두 용량으로만 읽으면 직원마다 파일 사용량이 다른 조직에서 어떤 방식이 유연한지 놓치기 쉽다.
모두 같은 등급을 쓰는 조건이라면 Google의 공용 용량은 5명 Starter에서 150GB, Standard에서 10TB이고 20명에서는 각각 600GB와 40TB로 계산된다. 한 직원이 대용량 자료를 주로 다루는 팀은 공용 용량이 배분에 유리할 수 있다. Microsoft의 사용자별 용량은 각자의 작업 파일을 구분하기 쉽지만, 개인 OneDrive와 팀이 함께 쓰는 SharePoint의 파일 소유 및 접근 권한은 따로 정해야 한다.
필요한 등급은 현재 파일 크기만으로 정해지지 않는다. 메일, 공유 문서, 회의 녹화본과 장기 보관할 원본이 쌓이는 방식을 봐야 한다. 특히 Google Starter의 공용 용량이 곧 부족해져 Standard로 이동해야 하는 팀이라면 Starter의 낮은 표시액은 장기 예산을 대표하지 못한다. 반대로 문서 초안이 대부분이고 대용량 원본을 별도로 관리한다면 상위 용량만 보고 등급을 올릴 이유는 약하다.
공동편집과 설치형 앱의 실제 갈림길
Google Docs·Sheets·Slides를 원본으로 쓰는 팀은 링크를 공유하고 같은 문서에서 초안을 수정하는 흐름이 간결하다. 그러나 Microsoft 365도 공동편집을 지원한다. Microsoft의 공동편집 안내에 따르면 OneDrive나 SharePoint에 저장한 Word·Excel·PowerPoint 파일은 지원되는 앱과 최신 파일 형식, 편집 권한을 갖추면 여러 사람이 함께 작업할 수 있다. 최신 Excel 데스크톱 앱도 이 조건을 충족하면 공동편집이 가능하다.
차이를 만드는 것은 공동편집 기능의 유무보다 원본과 최종본의 관계다. 초안을 여러 사람이 수시로 바꾸고 외부에는 완성된 결과만 내보내는 팀이라면 브라우저 중심의 흐름이 편하다. 복잡한 Excel 통합 문서, 서식이 엄격한 Word 문서 또는 발표 파일 자체를 거래처에 제출한다면 설치형 Office의 필요성이 커진다. Google에서 Office 형식의 파일을 다룰 수 있다는 사실과 해당 파일의 모든 서식·기능이 납품 과정에서 그대로 유지된다는 판단은 구분해야 한다.
예를 들어 거래처가 수정 가능한 Excel 원본을 요구하는 팀은 최종 파일에서 수식과 서식을 확인하는 시간이 반복될 수 있다. 반면 초안부터 검토까지 브라우저 문서에서 끝나는 팀이 전 직원에게 설치형 앱을 배정하면 실제로 쓰지 않는 기능에도 구독료를 낸다. 이는 특정 기업에서 측정한 비용이 아니라, 구매 전에 자주 오가는 파일과 마감 방식을 기준으로 따져 볼 업무 흐름의 예다.
보안·관리 기능은 운영할 사람이 있어야 값어치를 한다
두 제품군 모두 업무용 계정과 관리자 기능을 갖추지만 상위 등급의 통제 수단은 다르다. Google Workspace Plus에는 데이터 보관·검색을 위한 Vault와 고급 엔드포인트 관리가 포함된다. Microsoft 365 Business Premium은 고급 위협 방지와 회사 기기 관리 기능을 더한다. 자료 보존 의무가 중요한지, 직원 기기의 접근을 통제해야 하는지에 따라 필요한 등급이 달라진다.
관리 담당자가 없는 작은 회사라면 기능표가 긴 상품을 사는 것만으로 운영 문제가 해결되지는 않는다. 입사자의 계정을 누가 만들고 퇴사자의 접근을 언제 끊는지, 외부 공유 링크를 누가 관리하는지, 분실 기기에 어떻게 대응하는지가 실제 부담을 결정한다. 반대로 회사가 직원 노트북을 정책에 맞춰 관리하거나 보관해야 할 자료를 체계적으로 찾아야 한다면 기본 요금제의 구독료만으로 선택을 끝낼 수 없다.
AI 기능도 제품군 이름만으로 같은 범주에 묶기 어렵다. Google Workspace Starter는 Gmail에서 쓰는 Gemini를 제시하지만 Docs 등 다른 앱의 Gemini 범위는 Standard와 구분된다. Microsoft는 적격 구독에 포함되는 Copilot Chat과 업무용 앱·조직 데이터에 연결되는 Copilot 상품을 구분한다. 메일 초안, 문서 작성, 회의 정리 중 팀이 실제로 쓰려는 기능이 어느 등급에 있는지 살펴야 추가 구매의 필요성을 판단할 수 있다.
전환 시간을 포함한 선택표
이미 한 제품군을 쓰는 팀에는 새 구독료 외에 이전과 교육에 드는 시간이 있다. 메일과 일정, 공유 파일의 위치, 외부 공유 권한, 자주 쓰는 서식이 바뀌면 담당자가 이를 옮기고 직원에게 새 흐름을 설명해야 한다. 가격 차이가 작더라도 납품 전 파일을 매번 다시 손봐야 한다면 절감액이 쉽게 줄어든다. 반대로 기존 방식에서 거의 쓰지 않는 설치형 앱이나 상위 관리 기능에 비용을 내고 있다면 좌석 구성을 달리할 여지가 있다.
- 브라우저 공동 초안이 중심인 팀: Google Workspace를 우선 검토할 만하다. 필요한 공용 저장공간과 앱별 Gemini 범위를 보고 Starter와 Standard를 가른다.
- 설치형 Office 파일이 납품물인 팀: 데스크톱 앱을 포함한 Microsoft 365 구성이 구매 기준이다. Business Basic의 가격을 설치형 앱까지 포함한 비용으로 읽지 않는다.
- 개인별 파일 공간이 중요한 팀: Microsoft의 사용자별 OneDrive 용량과 Google의 조직 공용 용량을 실제 파일 사용 패턴에 대입한다. 팀 공유 자료의 소유권과 접근 권한도 함께 정한다.
- 자료 보존이나 기기 통제가 중요한 팀: 필요한 기능이 들어 있는 상위 등급과 이를 설정·유지할 관리 역량을 함께 평가한다.
선택의 기준은 직원이 가장 자주 만드는 문서와 외부에 반드시 정확하게 전달해야 하는 파일이다. 그 업무에 필요한 요금제를 정한 뒤 표시 통화, 부가세, 청구 주기와 전환에 드는 시간을 더하면 팀 규모에 맞는 구매 비용이 보인다.
함께 읽기:
관련 기사
뉴스레터 구독
최신 Web3, AI, 암호화폐 뉴스를 이메일로 받아보세요.
0