Microsoft 365냐 Google Workspace냐…이사해도 비용은 줄지 않을 수 있다

Microsoft 365와 Google Workspace를 고를 때 월 구독료만 비교하면 실제 지출을 잘못 예상할 수 있다. 설치형 Office가 필요한 직원, 팀 파일의 저장 방식, 필요한 AI 기능에 따라 같은 조직에서도 적절한 상품 등급이 달라진다. 이미 쓰던 제품군에서 옮긴다면 메일과 파일 이전, 권한 재설정, 교육, 중복 구독 기간까지 합친 비용이 판단 기준이다. 기업용 E5를 비교한 TechRadar의 Gartner 분석 보도도 Microsoft 365에서 Google Workspace로 이동하는 것만으로 의미 있는 절감이 보장되지 않는다고 전했다. 중소기업용 Business 상품의 비용은 별도로 계산해야 한다.

처음 도입하는 한국 중소기업은 직원별 업무와 구매 조건을 맞추면 선택이 선명해진다. 브라우저에서 메일과 문서를 처리할 수 있는 인원과 설치형 Word·Excel·Outlook이 필요한 인원을 구분하고, 개인 저장소와 조직이 공유할 저장소를 따로 본다. 기존 서비스를 바꾸는 조직이라면 여기에 이전 대상 데이터와 보존 요구를 더한다. 아래 계산은 동일한 인원이 같은 등급을 쓰는 조건을 보여 주지만, 실제 청구액은 사용자 구성과 결제 통화에 따라 달라진다.

30명 조직의 Basic·Standard급 구독료

Microsoft의 한국 Business Basic 요금표에서 Teams 포함 상품은 연간 구독·결제 기준 사용자당 월 9,500원, 부가가치세 별도다. 웹·모바일 Word, Excel, PowerPoint, Outlook과 Teams, 사용자당 1TB의 클라우드 저장소가 포함된다. Bookings, Planner, Forms도 추가 앱으로 제공된다. 설치형 Office가 필요하지 않은 직원에게 적용할 수 있는 기준 가격이지만, 데스크톱 앱 이용료까지 포함한 가격으로 읽으면 안 된다.

Microsoft 365 Business Standard 단독 상품 안내에는 Teams 포함 연간 결제 가격이 사용자당 월 18,900원, 부가가치세 별도로 표시된다. Standard에는 설치형을 포함한 Word·Excel·PowerPoint·Outlook과 사용자당 1TB 저장소가 제공된다. Copilot Business 결합 상품은 별도 가격으로 표시되므로, 단독 Standard와 결합 상품을 섞어 계산하면 Office 설치 비용과 AI 비용을 구분하기 어렵다. Teams가 필요 없는 계약의 가격도 별도로 제시되지만, 여기서는 회의 기능을 포함한 조건으로 통일했다.

Google의 Business 버전 안내에서 연간 약정의 Starter는 사용자당 월 7달러와 사용자당 30GB의 공용 저장공간, Standard는 월 14달러와 사용자당 2TB의 공용 저장공간을 제공한다. 지역과 가입 방식에 따라 연간 약정의 청구 주기가 달라질 수 있고 현지 통화 상당액이 적용될 수도 있다. 따라서 달러 표시 가격을 국내 원화 청구액으로 단정할 수 없다. 두 회사가 같은 통화로 표시한 견적과 세금 조건을 받기 전에는 어느 쪽이 얼마 저렴하다고 확정하기 어렵다.

모든 직원이 같은 상품을 쓴다는 30명 조직의 조건부 계산에서는 Microsoft Basic이 월 28만 5,000원·연 342만 원, Microsoft Standard가 월 56만 7,000원·연 680만 4,000원이다. Google Starter는 월 210달러·연 2,520달러, Google Standard는 월 420달러·연 5,040달러다. 이는 각 공식 사용자당 가격에 인원을 곱한 연간 약정의 월 환산액이며, 할인·세금·추가 라이선스·이전 비용은 제외했다. 원화와 달러 금액을 나란히 놓았을 뿐 환율을 임의로 적용해 순위를 매기지는 않았다.

설치형 Office가 필요한 인원은 몇 명인가

문서 편집이 브라우저에서 끝나는 직원에게는 Microsoft Basic이나 Google의 기본 등급도 후보가 된다. 반면 기존 업무가 설치형 Excel의 매크로, 복잡한 서식 또는 오프라인 편집에 묶여 있다면 Microsoft Basic의 낮은 가격만 보고 배정할 수 없다. 이때는 Standard 라이선스를 쓰거나 파일을 재작업할 시간을 예산에 넣어야 한다. Google Docs로 옮길 수 있다는 판단도 실제 자주 쓰는 파일을 열어 서식과 수식을 살펴본 뒤에 내려야 한다.

전 직원에게 같은 상위 등급을 일괄 적용하는 것도 비용을 왜곡한다. 메일과 회의가 주업무인 직원, 공동 문서를 편집하는 직원, 기존 Office 파일을 유지·관리하는 직원을 나누면 라이선스 조합이 달라진다. 설치형 Office가 필요한 사람이 일부라면 해당 인원에 Standard를 배정하고 나머지의 기본 상품을 검토할 수 있다. 조직 내 서로 다른 등급을 섞어 쓸 때 필요한 관리 방식과 공동 작업 권한도 실제 계약에서 확인해야 한다.

저장공간 숫자보다 중요한 소유 구조

Microsoft의 사용자당 1TB와 Google의 사용자당 30GB·2TB는 단순한 숫자 비교가 어렵다. Microsoft에서는 개인 파일의 OneDrive와 팀이 쓰는 SharePoint의 역할을 나눠 봐야 한다. Google은 사용자 수에 따라 조직 공용 저장공간이 늘어나며, Standard의 공유 드라이브는 개인 계정과 별도로 팀 파일을 운영하는 수단이다. Microsoft의 개인별 용량을 Google의 공용 용량과 같은 성격의 공간처럼 놓고 비교하면 팀 파일 배치가 빠진다.

같은 30명이 모두 Google Starter를 쓴다면 표시상 공용 총량은 900GB다. 그러나 직원마다 독립된 저장소를 받는다는 뜻은 아니며, Gmail 메시지와 Drive 파일이 공용 용량에 영향을 준다. Standard라면 표시상 총량은 더 커지지만, 용량 때문에 상위 등급을 사기 전에 실제로 필요한 것이 공유 드라이브인지, AI 기능인지, 단순한 저장 여유인지 구분해야 한다. 이를 구분하지 않으면 파일이 많이 쌓인 부서 때문에 전원이 상위 상품을 구독할 수도 있다.

기존 파일을 옮길 때는 저장 용량보다 소유권과 접근 권한이 먼저 문제로 드러난다. 개인 계정에 있던 파일을 팀 소유 공간으로 옮길지, 외부 협력사에 열어 둔 링크를 다시 만들지, 퇴사한 직원의 자료를 누가 관리할지 결정해야 한다. 같은 용량의 구독을 확보해도 이 작업은 자동으로 끝나지 않는다. 기존 개인 파일과 공유 파일의 위치를 분리해 파악하면 목적지 설정과 권한 점검에 필요한 시간을 현실적으로 계산할 수 있다.

AI 포함 문구는 작업별로 해석해야 한다

두 제품군 모두 AI를 제시하지만 기본 상품의 채팅과 업무 앱 안에서 작동하는 기능은 범위가 다르다. Microsoft Basic과 단독 Standard에는 AI 채팅이 제시되며, Word·Excel·Outlook 같은 앱에서 작업 기반으로 작동하는 Copilot은 결합 상품의 설명에 나온다. Google Starter에는 Gemini 앱 채팅이 있고, Standard에는 Gmail·Docs·Meet 등에서 쓰는 Gemini 기능이 추가된다. ‘AI 포함’이라는 한 문구를 기준으로 두 상품을 같은 기능 묶음으로 취급하면 견적이 어긋난다.

예산 항목은 ‘AI를 쓴다’보다 ‘어떤 업무를 수행한다’로 적는 편이 명확하다. 일반 질문에 답하는 채팅, 받은 메일의 초안, 문서 안에서 내용 생성, 회의 관련 보조는 필요한 앱과 상품 등급이 다를 수 있다. 조직 자료를 활용해야 하는지도 구분해야 한다. 특정 부서만 문서나 회의 기능을 정기적으로 쓴다면 전체 직원에게 같은 상위 상품이나 AI 결합 상품을 배정한 총액은 과장될 수 있다.

이전 비용은 어떤 단계에서 생기나

Microsoft의 Google Workspace 이전 절차는 도메인과 사용자 준비, 메일·일정·연락처 이동, 메일 경로 전환, 개인 드라이브와 공유 드라이브의 목적지 설정을 별도 단계로 다룬다. 개인 파일은 OneDrive, 공유 드라이브 파일은 SharePoint 팀 사이트로 옮기는 흐름이다. 이 절차는 Google에서 Microsoft로 가는 방향을 설명하지만, 어느 방향의 전환이든 구독 계약 외에 데이터 분류와 운영 전환에 사람이 필요하다.

전환 견적에서는 작업을 데이터 종류와 비용 발생 시점에 따라 나누면 누락을 줄일 수 있다.

• 메일·일정·연락처: 활성 직원뿐 아니라 보존할 퇴사자 계정과 오래된 보관함의 범위를 정하고, 전환 뒤 송수신과 일정 공유를 확인할 인력을 계산한다.
• 문서·스프레드시트: 자주 쓰는 파일의 서식, 수식, 자동화 기능과 공동 편집 방식을 살펴보고 재작업이 필요한 파일을 추린다.
• 공유 파일·권한: 개인 소유 파일과 팀 소유 파일의 목적지를 정하고 외부 공유 링크와 퇴사자 권한을 다시 확인한다.
• 보존·검색: 현재 보관 정책과 내보내야 할 자료를 파악하고 필요한 보존·검색 기능이 새 상품의 어느 등급에 있는지 확인한다.
• 병행 운영·교육: 메일 경로를 바꾸는 동안의 중복 구독료, 내부 담당자의 작업 시간과 직원 교육 시간을 따로 잡는다.

파일과 메일이 이전 도구로 복사됐다는 사실만으로 업무 전환이 끝난 것은 아니다. 서식이나 수식이 중요한 문서는 실제 작업자가 열어 확인해야 하고, 회의 초대와 주소록은 수신자와 참석자가 정상적으로 보이는지 점검해야 한다. 이 시간을 빼고 완료 시점을 잡으면 새 구독료와 기존 운영 비용이 겹치는 기간을 짧게 추정하게 된다.

일회성 비용과 반복 비용을 나누면 전환의 경제성이 더 분명해진다. 외부 업체 비용, 내부 작업 시간, 파일 재작업과 교육은 주로 일회성이다. 새 라이선스와 별도 앱·AI 상품은 반복 비용이며, 병행 운영 기간에는 기존 구독료도 함께 발생할 수 있다. 견적서의 ‘이전 완료’가 메일 송수신만 의미하는지, 파일 권한과 보존 자료 확인까지 포함하는지도 분명히 해야 한다.

구독료 차이가 실제 절감으로 바뀌는 조건

이미 한 제품군을 사용한다면 계산은 새 서비스의 연간 구독료만으로 끝나지 않는다. 동일한 인원과 필요한 기능으로 맞춘 기존 구독료와 새 구독료의 차이를 구하고, 일회성 이전비와 병행 운영비를 반영해야 한다. 월 절감액이 있다면 일회성 비용을 그 금액으로 나눈 값이 대략적인 회수 기간이다. 월 지출 자체가 늘거나 추가 기능 구매가 필요하다면 구독료의 표면적인 차이로 전환을 설명하기 어렵다.

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