Smart working: la disconnessione va scritta, non lasciata al buon senso

Nel lavoro agile, il dipendente può non rispondere ai messaggi di lavoro durante la fascia di disconnessione, salvo gli eventuali periodi di reperibilità concordati. La disposizione sul diritto alla disconnessione tutela il suo esercizio da ripercussioni sul rapporto di lavoro e sulla retribuzione, nel rispetto degli accordi sottoscritti dalle parti.

Per riconoscere quel confine, l’accordo individuale deve rendere chiari i tempi di riposo e le misure che consentono di interrompere l’uso degli strumenti di lavoro. L’articolo 19 della legge sul lavoro agile richiede un accordo scritto che individui entrambi. Orari, eccezioni e gestione delle comunicazioni devono quindi essere comprensibili a chi lavora e a chi assegna le attività.

Che cosa deve stabilire l’accordo individuale

La legge fissa il contenuto essenziale dell’accordo; la contrattazione collettiva applicabile può precisare le regole per un settore o un’azienda. L’accordo individuale le traduce nel rapporto concreto. Il Protocollo nazionale per il settore privato indica che l’accordo deve adeguarsi alle eventuali previsioni collettive e individuare una fascia di disconnessione nella quale il lavoratore non eroga la prestazione, garantita da misure tecniche o organizzative specifiche.

Un richiamo generico al diritto di disconnettersi lascia irrisolto il punto decisivo: in quali giorni e orari cessa l’attesa di una risposta? Per questo, nelle clausole dell’accordo individuale devono risultare riconoscibili il confine ordinario e le eventuali eccezioni. Prima di aggiungere una formula sulla disponibilità, occorre distinguere ciò che è già regolato dal contratto collettivo da ciò che le parti devono concordare per quella specifica attività.

Scrivere una fascia che si possa riconoscere

La fascia di disconnessione ha bisogno di un inizio, di una fine e dell’indicazione dei giorni in cui opera. Se l’organizzazione prevede prestazioni flessibili, l’accordo può descrivere come si determina la fascia nei diversi giorni e con quale modalità si concordano le variazioni. Lasciare l’orario alle consuetudini del gruppo rende difficile capire quando una richiesta è ordinaria e quando invade il tempo non lavorativo.

Un esempio puramente ipotetico è: «Nei giorni di lavoro agile, la fascia di disconnessione va dalle 19:00 alle 8:00 del giorno successivo; le variazioni sono concordate prima della giornata interessata». Questi orari non sono una soglia di legge e non vanno copiati senza considerare i tempi di riposo, la durata della prestazione e le regole collettive applicabili. La clausola deve funzionare anche quando cambia il responsabile o quando un’attività passa a un altro gruppo.

Riposo e disconnessione sono collegati, ma richiedono indicazioni diverse. Il primo delimita il tempo sottratto alla prestazione; la seconda richiede condizioni che permettano di interrompere l’uso degli strumenti tecnologici di lavoro. Un orario scritto è un riferimento utile, ma occorre anche chiarire come vengono gestite le richieste che arrivano mentre il lavoratore è disconnesso.

Contattabilità e reperibilità non sono la stessa cosa

La contattabilità descrive i momenti in cui, durante la prestazione agile, colleghi e responsabili possono attendersi uno scambio ordinario. Se serve, l’accordo può precisarne la fascia e i canali, senza trasformare l’intera giornata in un’attesa continua. La reperibilità, invece, è un impegno concordato per periodi determinati: riguarda la possibilità di raggiungere la persona incaricata per esigenze definite anche fuori dalla normale attività.

Se è prevista reperibilità, la formulazione dovrebbe permettere di sapere chi la svolge, quando comincia e termina, quali eventi la attivano e quale canale va usato. È utile distinguere il tempo entro cui prendere in carico la chiamata dal tempo necessario a svolgere l’intervento. La presenza di un numero di telefono aziendale o la ricezione di un messaggio serale, da sole, non descrivono un periodo di reperibilità concordato.

Una clausola che dice soltanto «raggiungibile in caso di necessità» non specifica né il significato di necessità né la risposta attesa. Se una chiamata comporta lavoro effettivo, la sua gestione deve seguire le regole applicabili alla prestazione e agli eventuali compensi. L’accordo individuale deve restare coerente con la disciplina collettiva pertinente, soprattutto quando questa regola già turni, disponibilità o interventi fuori orario.

Urgenze e messaggi ricevuti fuori fascia

Un’eccezione è leggibile quando indica eventi concreti, persone autorizzate ad attivarla e canale da utilizzare. Scrivere soltanto «salvo urgenze» consegna invece la decisione al momento del contatto. Una scadenza ordinaria comunicata tardi non diventa automaticamente un’emergenza: il criterio dovrebbe riguardare l’esigenza da affrontare, non l’ora in cui il mittente ha premuto invio.

Va distinta anche la consegna di un messaggio dalla sua presa in carico. Una comunicazione ordinaria può arrivare durante la disconnessione senza richiedere che il destinatario la legga o risponda subito. L’accordo può indicare che la presa in carico avviene alla ripresa della prestazione, mentre le richieste che richiedono un intervento immediato seguono la procedura di reperibilità eventualmente concordata.

Una possibile formulazione, da adattare al rapporto concreto, è: «Le comunicazioni ordinarie ricevute nella fascia di disconnessione sono prese in carico alla ripresa della prestazione; gli interventi immediati seguono la procedura di reperibilità concordata». La frase è completa solo se la fascia, i casi ammessi e la procedura sono definiti altrove nell’accordo o nella disciplina collettiva richiamata. Altrimenti resta incerto chi debba rispondere e in quale tempo.

Misure tecniche e organizzative: rendere praticabile il confine

La regola sugli orari deve corrispondere al modo in cui circolano le comunicazioni. Secondo gli strumenti disponibili, le parti possono prevedere la sospensione delle notifiche, l’invio differito dei messaggi ordinari o istruzioni ai responsabili perché non chiedano risposte durante la disconnessione. Sono soluzioni possibili, non funzioni che ogni azienda debba adottare allo stesso modo. La clausola dovrebbe dire quali misure sono previste e chi ne cura l’applicazione.

Una verifica dell’accordo può concentrarsi su sei elementi: fascia non lavorativa, eventuale contattabilità durante la prestazione, periodi di reperibilità concordati, eventi che giustificano un contatto immediato, canale per attivarlo e momento di presa in carico dei messaggi ordinari. Se uno resta implicito, lavoratore e responsabile possono chiarirlo nel testo prima di dover decidere, davanti a una richiesta fuori fascia, se sia dovuta una risposta.

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