Accordo di smart working: clausole da leggere prima della firma

Nel settore privato, l’accordo individuale di smart working va stipulato per iscritto e deve rendere comprensibili le condizioni della prestazione fuori sede. Il Protocollo nazionale sul lavoro agile indica, tra le voci da prevedere, durata, alternanza tra sede e luogo esterno, luoghi eventualmente esclusi, strumenti, riposi, disconnessione e modalità dei controlli. Il calendario dei giorni da remoto acquista un significato concreto solo insieme a queste regole.

Prima della firma, occorre distinguere ciò che è fissato dalla legge dalle linee del Protocollo e dalle condizioni stabilite dal contratto collettivo applicato, dagli accordi aziendali o dall’intesa individuale. La forma scritta, i tempi di riposo e le misure di disconnessione sono requisiti legali; il Protocollo dettaglia anche alternanza, luoghi esclusi, formazione eventualmente necessaria e modalità di esercizio dei diritti sindacali. La distribuzione delle giornate, le procedure per cambiarle e gli eventuali rimborsi richiedono invece una lettura delle regole applicabili al rapporto.

La checklist delle clausole

Ogni voce dovrebbe permettere di ricostruire che cosa accade nella pratica, anche quando l’accordo rinvia a una disciplina collettiva o aziendale. Le domande più utili prima della firma sono queste:

Durata e alternanza: l’intesa ha una scadenza? Come si programmano i periodi in sede e fuori sede, e chi può modificarli?
Luoghi: quali sono esclusi? Quali condizioni di sicurezza, riservatezza e connessione deve rispettare il luogo scelto?
Prestazione e strumenti: come vengono impartite le direttive, quali dispositivi sono forniti e quale procedura si segue se non funzionano?
Riposi e disconnessione: quali sono le fasce di attività o di contattabilità e quali misure proteggono il tempo in cui non si lavora?
Controlli e disciplina: quali verifiche sono previste fuori sede, attraverso quali strumenti e con quali possibili conseguenze disciplinari?
Recesso: come si comunica la cessazione dell’accordo e quale preavviso si applica?

Un rinvio al CCNL o a un accordo aziendale può essere utile, purché consenta di individuare la regola pertinente. Per esempio, la formula «secondo le esigenze aziendali» dice poco su quando una giornata già programmata possa essere spostata; una procedura di richiesta, approvazione e comunicazione rende chiaro il margine di scelta di entrambe le parti.

Giornate, luoghi e strumenti

Una quota di giornate fuori sede non equivale alla libertà di scegliere autonomamente il calendario. L’accordo può prevedere giorni fissi, una programmazione periodica o giornate da concordare: la differenza incide sulla possibilità di organizzare impegni e spostamenti. Contano anche il preavviso per un rientro richiesto dall’azienda e le modalità con cui si recupera, se previsto, una giornata non utilizzata.

Per il luogo esterno, la libertà di scelta si accompagna a requisiti di sicurezza, riservatezza e collegamento ai sistemi aziendali. È quindi rilevante capire se l’accordo esclude determinati luoghi oppure rimanda a criteri definiti dalla contrattazione collettiva. Una clausola che ammette genericamente «luoghi idonei» lascia aperto il giudizio su situazioni concrete, come un ambiente in cui terzi possano vedere informazioni di lavoro.

La dotazione tecnologica merita una lettura separata dal calendario. Di norma gli strumenti necessari sono forniti dal datore di lavoro, salvo accordi diversi; se si concorda l’uso di dispositivi personali, vanno stabiliti i requisiti minimi di sicurezza e possono essere previste forme di indennizzo. Per gli strumenti aziendali, manutenzione e sostituzione sono a carico del datore di lavoro. In caso di guasto, furto o impossibilità di proseguire la prestazione, è utile che sia riconoscibile la procedura di avviso e, se il problema persiste, come si concorda l’eventuale rientro in sede.

Riposi e disconnessione

La disconnessione richiede misure tecniche o organizzative, non soltanto una dichiarazione di principio. Se l’attività è divisa in fasce, deve essere identificabile quella in cui il lavoratore non presta servizio. Una fascia di contattabilità va letta insieme ai riposi: senza questa distinzione, la possibilità di ricevere messaggi può diventare, nella pratica, un’aspettativa di risposta continua.

Conviene leggere nello stesso punto le regole su riunioni, comunicazioni e obiettivi. Una misura concreta può precisare quando si interrompono le richieste di lavoro e quando vengono riprese, lasciando spazio all’organizzazione della prestazione nella fascia attiva. Durante assenze legittime, come ferie, malattia e permessi, il lavoratore può disattivare i dispositivi di connessione e non è tenuto a prendere in carico le comunicazioni prima della ripresa dell’attività. Nelle giornate agili, lo straordinario di norma non è previsto né autorizzato, salvo esplicita previsione della contrattazione collettiva.

Direttive, controlli e dati

L’accordo deve spiegare come il datore di lavoro esercita il potere direttivo quando la prestazione avviene fuori sede. Obiettivi, istruzioni e modalità di rendicontazione possono essere definiti nel testo individuale o tramite regole richiamate con precisione. Anche le condotte che possono comportare sanzioni disciplinari vanno collocate nel quadro della disciplina collettiva applicabile.

Per i controlli, la domanda decisiva è quali strumenti raccolgano informazioni sulla prestazione e come quelle informazioni possano essere usate. Le modalità di controllo devono rispettare lo Statuto dei lavoratori e le norme sulla protezione dei dati personali; l’accordo va quindi letto insieme alle informative consegnate dall’azienda. Una clausola generica che autorizza «i controlli consentiti» non chiarisce, da sola, quali dati siano trattati o come avvengano le verifiche. Anche le istruzioni su accesso ai sistemi, custodia dei dispositivi e riservatezza delle informazioni incidono sul lavoro quotidiano fuori sede.

Sicurezza e tutela degli infortuni

La prestazione esterna resta soggetta alle tutele di salute e sicurezza. Il datore di lavoro deve fornire al lavoratore e al rappresentante per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi generali e specifici, almeno annualmente; il lavoratore coopera all’attuazione delle misure di prevenzione. Le indicazioni di sicurezza vanno lette insieme ai luoghi ammessi e agli strumenti utilizzati: definiscono le condizioni in cui la scelta del luogo può essere esercitata.

La tutela assicurativa comprende infortuni e malattie professionali legati ai rischi della prestazione fuori dai locali aziendali. L’articolo sulla tutela assicurativa contempla anche il normale tragitto tra abitazione e luogo scelto per lavorare, alle condizioni previste dalla legge: la scelta deve rispondere a esigenze della prestazione o di conciliazione tra vita e lavoro e a criteri di ragionevolezza. Per questo la clausola sui luoghi ha rilievo anche oltre l’organizzazione delle giornate.

Durata e recesso

L’accordo può avere una scadenza oppure essere a tempo indeterminato. Per quest’ultimo, l’articolo 19 della legge 81/2017 stabilisce un preavviso di almeno 30 giorni; se recede il datore di lavoro nei confronti dei lavoratori disabili individuati dalla norma, il minimo è di 90 giorni. In presenza di un giustificato motivo, ciascuna parte può recedere prima della scadenza di un accordo a termine oppure senza preavviso da uno a tempo indeterminato.

La clausola dovrebbe rendere leggibili il tipo di durata, il modo in cui si comunica il recesso e le condizioni organizzative applicabili quando termina il lavoro agile. È un punto distinto dalla cessazione del rapporto di lavoro: riguarda la modalità concordata per svolgere la prestazione. Conoscere come avverrà il ritorno al lavoro in presenza permette di valutare l’accordo anche oltre la distribuzione dei giorni da remoto.