Trello eða Asana: einföld tafla kostar helming, yfirsýnin ræður valinu

Fyrir einfalt efnisferli, þar sem verkefni færast eftir sömu röð frá hugmynd til birtingar, er Trello yfirleitt hagkvæmara valið. Asana hentar betur þegar teymið þarf reglulega að samræma mörg verkefni, rekja hvaða verk bíða eftir öðrum og sjá stöðu þeirra saman. Fjöldi starfsmanna ræður ekki einn úrslitum: lítið teymi með samtengd verkefni getur þurft meiri yfirsýn en stórt teymi með einfalt, endurtekið ferli.

Í uppsetningarprófi Tech.co hentaði Trello betur fyrir einfalda verkefnaröð á lægra verði, en Asana reyndist auðveldara í flóknari verkefnastýringu. Það er gagnleg viðmiðun, ekki loforð um að dýrari áskrift spari öllum tíma. Verðmunurinn borgar sig helst þegar teymið notar þá yfirsýn sem ódýrari leiðin veitir ekki með sama hætti.

Hvað greiða teymi í raun á ári?

Samkvæmt verðskrá Trello kostar Standard 5 Bandaríkjadali og Premium 10 dali á notanda á mánuði með ársgreiðslu. Í verðskrá Asana kostar Starter 10,99 dali og Advanced 24,99 dali á sömu forsendum. Trello Standard kostar þannig um helming af Asana Starter fyrir hvert greitt sæti. Premium og Starter eru hins vegar mun nær hvort öðru í verði.

Ef allir í teyminu þurfa greitt sæti, áskriftin stendur heilt ár og enginn afsláttur kemur til, er reikningurinn þessi:

• Tveir notendur: Trello Standard 120 dalir, Trello Premium 240 dalir, Asana Starter 263,76 dalir og Asana Advanced 599,76 dalir á ári.
• Tíu notendur: Trello Standard 600 dalir, Trello Premium 1.200 dalir, Asana Starter 1.318,80 dalir og Asana Advanced 2.998,80 dalir á ári.
• Fimmtíu notendur: Trello Standard 3.000 dalir, Trello Premium 6.000 dalir, Asana Starter 6.594 dalir og Asana Advanced 14.994 dalir á ári.

Þetta eru reiknuð listaverð í dölum, ekki endanlegar krónutölur fyrir íslenskt fyrirtæki. Gengi, skattar, afslættir og breytingar á fjölda sæta geta breytt reikningnum. Ókeypis leiðirnar skipta líka máli: Trello leyfir takmarkaðan fjölda taflna og samstarfsaðila á vinnusvæði, en Asana Personal er ætluð einum eða tveimur. Fyrir lítið teymi án þarfar fyrir greidda eiginleika getur árskostnaður því verið enginn hjá hvoru tveggja.

Hvenær dugar ein Trello tafla?

Í efnisvinnu getur tafla sýnt skýra röð: hugmynd, vinnsla, yfirlestur og birting. Hvert spjald heldur utan um tiltekið efni, ábyrgðaraðila og skiladag. Þegar flest verkefni fylgja sömu leið sést staða þeirra án þess að teymið þurfi að halda utan um sérstaka tímaáætlun fyrir hverja herferð.

Standard verður áhugavert þegar takmörk ókeypis leiðarinnar þrengja að eða sérsniðnir reitir og ítarlegri gátlistar nýtast í daglegri vinnu. Premium bætir við dagatali, tímalínu, töflusýn og skýrslusýn. Það er raunhæfur millikostur fyrir teymi sem vill fleiri sjónarhorn á spjöld og dagsetningar en vinnur enn að mestu innan Trello taflna.

Einfaldleiki snýst þó um tengsl verkefna, ekki fjölda spjalda. Fjöldi greina sem fara hver af annarri í gegnum sama samþykktarferli getur verið auðveldur í einni töflu. Færri verk verða flóknari ef birting eins þeirra bíður eftir hönnun, samþykki eða vinnu fólks sem er jafnframt bundið í öðrum verkefnum.

Þegar tímalínur og skýrslur þurfa að vinna saman

Asana Starter hentar betur þegar dagsetningar eru háðar hver annarri og nýjar beiðnir þurfa að fara inn í skipulagt ferli. Tímalína og Gantt-sýn sýna röð verkþátta og tengsl þeirra; eyðublöð geta breytt innsendri beiðni í verkefni. Skýrsluborð taka saman verkefnagögn, svo stjórnandi þarf síður að lesa hverja stöðuuppfærslu fyrir sig.

Trello Premium býður líka tímalínu og skýrslusýn. Munurinn felst því ekki einfaldlega í því hvort hægt sé að sjá dagsetningar eða myndrit. Ef teymið þarf fyrst og fremst að fylgjast með skiladögum spjalda getur Premium dugað. Ef verkefnastjóri þarf reglulega að breyta áætlun vegna þess að eitt verk tefur annað, og taka við beiðnum með samræmdum upplýsingum, verða verkefnatengsl og eyðublöð í Starter verðmætari.

Fyrir tíu greidda notendur er reiknaður árlegur munur á Trello Premium og Asana Starter 118,80 dalir. Við þá stærð þarf því ekki mikinn ávinning af betri samhæfingu til að réttlæta verðmuninn, en ávinningurinn er háður vinnulaginu. Teymi sem opnar tímalínu aðeins stöku sinnum fær ekki sjálfkrafa meiri afköst með því að greiða fyrir hana.

Vinnuálag kallar á aðra ákvörðun

Staða verkefnis segir ekki hvort sá sem á að vinna næsta verk hafi tíma til þess. Þegar sami starfsmaður kemur að mörgum verkefnum samtímis þarf stjórnandi að sjá álagið yfir þau, ekki aðeins hvort hver áfangi sé á áætlun. Þar liggur ástæða til að skoða Asana Advanced: verkefnasöfn safna tengdum verkefnum og úrræði til að stýra vinnuálagi sýna hverjir eru ofhlaðnir eða hafa svigrúm innan verkefnasafns.

Advanced er veruleg hækkun frá Starter. Í reiknaða dæminu með fimmtíu greiddum notendum er það 8.400 dölum dýrara á ári en Starter og 8.994 dölum dýrara en Trello Premium. Sú fjárhæð er helst réttlætanleg þegar yfirsýn yfir álag leiðir reglulega til þess að verkum er úthlutað öðruvísi eða tímasetningum breytt. Ef stjórnandi þarf aðeins að sjá framvindu einstakra verkefna geta skýrsluborð Starter verið nægileg.

Gestir og sætastærðir geta breytt samanburðinum

Í reglum Trello um gesti kemur fram að gestur á einni töflu í greiddu vinnusvæði er ekki gjaldskyldur, en gestur á tveimur eða fleiri töflum í sama vinnusvæði tekur greitt sæti. Gestur sér jafnframt öll spjöld á þeirri töflu sem honum er boðið á. Ritstjórn sem býður lausamanni aðeins á viðeigandi töflu getur því haldið kostnaði niðri, en þarf að gæta að því hvaða efni er sýnilegt þar.

Samkvæmt áskriftarreglum Asana teljast gestir ekki til greiddra sæta í skipulagsheildum, teymum og deildum; í sérstöku Asana vinnusvæði teljast hins vegar allir samstarfsaðilar með. Sama heimild segir að greidd áskrift byrji á tveimur sætum og að stærðirnar hækki í þrepum eftir að fimm sætum er náð. Dæmin með tveimur, tíu og fimmtíu notendum passa við þessi þrep, en teymi sem lendir á milli þeirra þarf að miða kostnað við sæti sem hægt er að kaupa.

Gestir geta því minnkað eða aukið verðmuninn eftir því hvernig samstarfið er skipulagt. Mörgum utanaðkomandi aðilum sem þurfa aðgang þvert á verkefni getur hentað gjaldfrjáls gestaaðgangur Asana vel, að því tilskildu að áskriftin sé í réttri gerð rýmis. Í Trello skiptir máli hvort hver gestur þarf eina töflu eða fleiri. Raunverulegur árskostnaður fæst fyrst þegar bæði greiddir starfsmenn og aðgangur utanaðkomandi aðila hafa verið talin með.

Hvaða kostur passar vinnunni?

Veldu Trello Standard ef meginverkefnið er endurtekið efnisferli og tafla með ábyrgðaraðilum og skiladögum svarar flestum spurningum teymisins. Berðu Trello Premium við Asana Starter þegar þörfin nær til tímalína og skýrslna: verðbilið á milli þeirra er lítið, svo það ræður meira hvort teymið þarf verkefnatengsl og samræmda móttöku beiðna.

Asana Advanced á helst við þegar ákvörðun um mannafla og forgang verkefna byggist reglulega á yfirsýn yfir mörg verkefni í einu. Stærð teymis er þá aðeins hluti af reikningnum. Það sem ræður valinu er hversu oft fólk þarf að taka saman stöðu, tengsl og vinnuálag utan kerfisins — og hversu mörg greidd sæti og gjaldskyldir gestir þarf til að vinna verkið.

Lestu einnig:

• Asana eða monday.com: einfaldari verkefni mæta sveigjanlegri töflum
• Asana eða Basecamp: 28 manna teymi snýr verðdæminu við
• Slack eða Teams: ódýrara valið ræðst af hugbúnaðinum sem er fyrir