Notion eða Trello: tvöfalt verð fyrir verkefni og skjöl

Fyrir lítið teymi sem færir verkefni milli skýrra stöðugilda er Trello Standard yfirleitt einfaldara val. Notion Plus getur réttlætt hærra verð þegar verkefni, skjöl og skipulögð þekking þurfa að vera í sama vinnusvæði. Samkvæmt verðskrá Trello kostar Standard 5 Bandaríkjadali á notanda á mánuði við ársgreiðslu og veitir ótakmarkaðar töflur. Notion Plus kostar 10 dali á sæti á mánuði við ársgreiðslu samkvæmt verðskrá Notion; það er tvöfalt sætisverð, en gagnagrunnar eru einnig í ókeypis pakka Notion.

Í samanburði The Digital Project Manager er Trello talið fljótlegra í uppsetningu fyrir sjónræna verkefnastjórn, en Notion sveigjanlegra fyrir skjöl og flóknari upplýsingaskipan. Það er gagnlegur munur fyrir teymi sem velur kerfi: Ef verkefnaspjaldið og hlekkur á skjal duga er aukin uppsetningarvinna lítils virði. Ef teymið þarf sífellt að samræma verkefni, drög og verklag á ólíkum stöðum getur sameiginlegt skipulag sparað vinnu síðar.

Hvað kostar valið á ári?

Ársverð á sæti fyrir Notion Plus er tvöfalt ársverð Trello Standard miðað við uppgefin mánaðarverð.

Við jafnmörg greidd sæti og ársgreiðslu er reikningurinn einfaldur: mánaðarverð á sæti margfaldað með tólf mánuðum. Í skýrt afmörkuðu dæmi greiðir fjögurra manna teymi 240 dali á ári fyrir Trello Standard eða 480 dali fyrir Notion Plus. Hjá sex manna teymi verða fjárhæðirnar 360 og 720 dalir; hjá tíu manna teymi 600 og 1.200 dalir. Dæmin gera ráð fyrir að allir séu greiddir notendur allt árið og að teymið kaupi aðeins aðra áskriftina.

Munurinn er því 60 dalir á ári fyrir hvert sæti. Fyrir íslenskt teymi bætast við áhrif gengis og þeirra greiðsluskilmála sem eiga við, svo dollaratalan er betri til samanburðar en sem nákvæm spá um krónureikning. Áskriftarverðið nær heldur ekki yfir vinnu við að setja upp gagnagrunna, færa eldri verkefni eða halda skjölum réttum. Sú vinna getur ráðið meiru um heildarkostnað en munurinn á sætisverði.

Hvenær dugar Trello Standard?

Trello dugar vel þegar verkefni eiga sér eina auðskiljanlega stöðu og næstu aðgerð. Fyrir beiðnir sem færast til dæmis úr bið í vinnslu og síðan í lok þarf teymið fyrst að ákveða heiti lista, hver beri ábyrgð og hvað teljist lokið. Það þarf ekki að hanna gagnalíkan áður en hægt er að sjá stöðu vinnunnar. Standard hentar sérstaklega þegar margar slíkar töflur eru nauðsynlegar og sérsniðnir reitir eða ítarlegri gátlistar hjálpa til við að halda þeim samræmdum.

Spjald getur geymt ábyrgðaraðila, skiladag og tengingu við verklýsingu sem teymið varðveitir annars staðar. Sú skipting er skynsamleg ef skjölin eru þegar vel skipulögð og sjaldan þarf að finna verkefni eftir upplýsingum í þeim. Þegar sama ákvörðun þarf hins vegar að uppfærast bæði á spjaldi og í skjalasafni verður einfaldari tafla hluti af tvöföldu viðhaldi. Lægra áskriftarverð bætir ekki sjálfkrafa upp þann tíma.

Hvenær skilar Notion Plus meiru?

Styrkur Notion er að verkefni geta verið færslur í gagnagrunni og jafnframt haft eigin síður fyrir drög, athugasemdir og ákvarðanir. Sömu færslur má sýna með ólíkum hætti eftir því hvort teymið þarf yfirlit yfir stöður, ábyrgð eða tímamörk. Þá getur ein upplýsingaskipan þjónað fleiri þörfum en stakur verkefnalisti. Ávinningurinn er mestur þegar skjölin tengjast raunverulega verkefnunum og fólk notar sömu skilgreiningar á stöðu og ábyrgð.

Gagnagrunnarnir einir kalla ekki á Plus. Munurinn fyrir samstarfsteymi felst meðal annars í ótakmörkuðum sameiginlegum efnisblokkum, rýmri skráaupphleðslum og lengri útgáfusögu en í ókeypis pakkanum. Það getur skipt máli þegar fleiri vinna reglulega í sömu skjölum og eldri útgáfur þurfa að vera aðgengilegar. Teymi sem vill aðeins sjá spjöld á Kanban-töflu fær síður næg not af þessum viðbótum til að vega upp hærra verð.

Sveigjanleikinn krefst líka eiganda. Einhver þarf að ákveða hvaða reitir séu skyldubundnir, hvort verkefni eigi að tengjast skjölum eða öðrum færslum og hvenær úrelt efni skuli fjarlægt. Án slíkra reglna geta ólíkar sýnir á sama gagnagrunn gefið ólíka mynd af vinnunni, jafnvel þótt áskriftin bjóði tæknilega upp á allt sem teymið þarf.

Sjálfvirkni og viðhald reglna

Sjálfvirkni getur létt endurteknar aðgerðir í báðum kerfum, en hún fjarlægir ekki þörfina fyrir skýrt verklag. Í Trello geta reglur fylgt hreyfingu spjalda milli lista. Í leiðbeiningum Notion um sjálfvirkni kemur fram að notendur í greiddum áskriftum þurfi fullan aðgang að gagnagrunni til að stofna eða breyta reglum og að ein sjálfvirk regla geti ekki virkjað aðra. Það setur mörk við hversu mikið er hægt að láta tengda verkferla ganga áfram án afskipta.

Í einfaldri töflu er auðvelt að útskýra reglu sem úthlutar ábyrgð þegar spjald færist áfram. Í gagnagrunni með mörgum sýnum og tengdum síðum þarf einnig að vita hvaða breyting á að ræsa regluna og hver megi breyta þeim reit. Kostnaðurinn við sjálfvirkni er því ekki aðeins uppsetningin, heldur tíminn sem fer í að skilja reglurnar og laga þær þegar verklag breytist.

Hvað fylgir með við flutning?

Trello-spjöld flytjast í Notion-gagnagrunn en sjálfvirkni og aðgangsheimildir þarf að setja upp að nýju.

Flutningur frá Trello yfir í Notion er mögulegur, en hann felur ekki í sér fullbúið nýtt vinnulag. Samkvæmt innflutningsleiðbeiningum Notion verða Trello-töflur að gagnagrunnum, spjöld að færslum og listar að hópum; viðbætur, sjálfvirkni og aðgangsheimildir flytjast ekki með. Teymi sem reiðir sig á þá þætti þarf því að endurbyggja þá eftir flutninginn.

Raunveruleg vinna liggur líka í að ákveða hvað gömlu listarnir merkja í nýja kerfinu. Sama heiti getur verið stöðumerki á einni töflu en tegund verkefnis á annarri; slíkum mun þarf að halda til haga áður en færslur eru sameinaðar. Síðan þarf að tengja viðeigandi skjöl, fara yfir ábyrgð og tryggja að fólk sjái það sem það þarf. Ein einföld tafla getur verið fljótleg í yfirferð, en margar töflur með ólíkum venjum skapa meiri flutningskostnað en áskriftarverðin sýna.

Þrjár aðstæður fyrir lítið teymi

Fjögurra manna afgreiðsluteymi: Ef beiðnir fara allar um sömu stöður og verklýsingar eru þegar aðgengilegar annars staðar, er Trello Standard líklegt val. Reiknaður ársmunur er 240 dalir. Notion gæti bætt skipulagið ef teymið hyggst einnig færa svör og ákvarðanir inn í tengt skjalasafn, en þá þarf að gera ráð fyrir vinnu við uppsetningu þess.

Sex manna efnisteymi: Ef hvert verkefni á sér drög, yfirferð, birtingaráætlun og efni sem á að endurnýta, verður tenging verkefna og skjala verðmætari. Reiknaður ársmunur er 360 dalir. Notion Plus getur réttlætt hann ef sameiginlegt skipulag dregur úr því að uppfæra sömu stöðu á mörgum stöðum, að því gefnu að einn ábyrgðaraðili haldi gagnagrunninum samræmdum.

Tíu manna teymi með samhliða verkefni: Ef fólk þarf að sjá sömu vinnu eftir stöðu, ábyrgð og tengdum skjölum getur sameiginlegur gagnagrunnur réttlætt 600 dala reiknaðan ársmun. Ef verkefnin eru sjálfstæð og hver tafla hefur skýr skil, getur Trello áfram verið einfaldara í umsjón. Fjöldi notenda ræður því ekki úrslitum einn og sér; það skiptir meira máli hversu oft upplýsingar þurfa að nýtast bæði í verkefnaflæði og skjölum.

Lestu einnig: