Daftar WLKP: status pusat atau cabang sulit diperbaiki

Untuk mendaftarkan perusahaan di WLKP, pengelola masuk dengan akun SIAPkerja, lalu memilih apakah entitas yang didaftarkan merupakan kantor pusat atau cabang sebelum mengisi profil. Panduan WLKP Kemnaker memperingatkan bahwa status pusat atau cabang yang keliru dipilih tidak dapat diubah dalam alur pendaftaran.

Siapkan NIB, NPWP, data perusahaan di OSS, dan akses ke email yang dipakai dalam proses tersebut. Jika mendaftarkan cabang, pastikan kantor pusatnya sudah terdaftar di WLKP dan cabang yang dimaksud tercantum dalam data OSS. Setelah entitas terdaftar, pengelola masih perlu melengkapi data perusahaan sebelum membuat laporan ketenagakerjaan.

Tetapkan status pusat atau cabang lebih dulu

Pilihan status menentukan jalur pendaftaran dan entitas yang akan tercatat. Untuk pusat, gunakan tab Perusahaan Pusat dengan NIB; cabang dapat ditambahkan setelah pendaftaran pusat selesai. Untuk cabang, gunakan tab Perusahaan Cabang dengan NIB. Pada jalur cabang, pengelola memilih lokasi dari daftar cabang yang terdaftar di OSS, sehingga kecocokan nama perusahaan saja belum cukup untuk memastikan lokasi yang dipilih benar.

Pendaftaran cabang dapat dikerjakan oleh pengelola pusat ataupun pengelola cabang sendiri. Keduanya tetap memerlukan hubungan yang benar dengan kantor pusat: siapkan NIB yang digunakan pusat dan pastikan pendaftaran pusat telah selesai. Jika cabang lebih dahulu didaftarkan, cabang dapat tidak muncul pada akun pusat. Perubahan orang yang mengelola akun merupakan proses tersendiri dan tidak mengubah status entitas yang dipilih ketika mendaftar.

Siapkan akun SIAPkerja dan identitas perusahaan

Pengelola memerlukan akun SIAPkerja untuk masuk ke layanan WLKP. Sebelum mulai, tentukan orang yang akan memegang akses, lalu siapkan e-KTP dan email aktifnya. Email pengelola sebaiknya dapat diakses langsung oleh orang tersebut karena undangan atau pesan terkait akun perlu diterima dan ditindaklanjuti. Jika pengelola sudah memiliki akun, gunakan akun itu untuk masuk; jika belum, selesaikan pendaftaran SIAPkerja terlebih dahulu.

Untuk perusahaan, siapkan NIB, NPWP, nama resmi, akta pendirian, serta identitas pemilik dan pengurus. Formulir pusat maupun cabang meminta NIB, NPWP, dan nama perusahaan yang sesuai dengan data OSS. Sebagian profil kemudian terisi dari OSS, sedangkan kolom yang belum memiliki data harus dilengkapi. Sebelum mengirim formulir, cocokkan entitas yang tampil dengan kantor yang memang hendak dilaporkan.

Cocokkan NIB, KBLI, dan lokasi cabang

Periksa bidang usaha dan lokasi dalam data perizinan sebelum mengisi bagian yang terkait. KBLI yang tidak muncul di WLKP memerlukan penanganan admin pusat dengan dokumen NIB yang memuat KBLI tersebut, menurut pusat bantuan Pasker ID Kemnaker. Mengulang pengetikan kode tidak menyelesaikan ketidaksesuaian antara data yang tersedia di sistem dan dokumen perusahaan.

Untuk cabang baru, pastikan alamatnya tercantum dalam lampiran NIB di OSS. Jika belum, tambahkan alamat cabang di OSS terlebih dahulu agar lokasi yang hendak didaftarkan tersedia dalam alur WLKP. Saat daftar cabang muncul, pilih lokasi yang sesuai dengan entitas pelapor, terutama bila perusahaan memiliki lebih dari satu tempat usaha.

Kendala NIB dan NPWP perlu dibedakan. Jika NIB tidak ditemukan dalam WLKP, pusat bantuan mengarahkan perusahaan mengirim dokumen NIB lengkap kepada admin untuk pembaruan data. Jika NPWP dinyatakan tidak valid, periksa status perusahaan melalui NIB di OSS, termasuk keaktifan dan status migrasinya. Pemeriksaan ini membantu menemukan data yang perlu diperbaiki tanpa membuat pendaftaran entitas lain untuk melewati kendala tersebut.

Lengkapi profil, legalitas, dan status perusahaan

Setelah identitas cocok, isi bagian profil yang belum terambil dari OSS. Pada pendaftaran pusat, data tambahan yang dicontohkan mencakup jumlah cabang di Indonesia dan luar negeri, nomor akta, kode pos, klasifikasi, serta informasi pemilik dan pengurus. Pada pendaftaran cabang, contoh isian tambahan mencakup kode pos, situs perusahaan, dan informasi pemilik. Periksa kembali alamat dan kontak yang tampil agar terkait dengan entitas yang sedang didaftarkan.

Siapkan pula data legalitas dan pihak perusahaan sesuai kolom yang tersedia. Identitas pemilik berbeda dari identitas pengurus, sehingga nama dan informasi keduanya perlu diisi sesuai keadaan perusahaan. Sesudah profil lengkap, alur meminta status kepemilikan, status permodalan, dan negara. Isikan status untuk entitas yang dipilih; tombol melanjutkan baru aktif ketika data yang diminta pada tahap tersebut telah terisi.

Pada titik ini, kelengkapan formulir belum menjamin pilihan pusat atau cabang sudah tepat. Periksa lagi nama perusahaan, lokasi cabang bila ada, dan status entitas sebelum menyelesaikan registrasi. Data profil tertentu dapat dilengkapi atau diperbarui kemudian, tetapi pilihan status pada awal pendaftaran memiliki batas perubahan yang berbeda.

Periksa email sebelum membuat laporan

Jika perusahaan memperoleh NIB melalui OSS dan datanya masuk ke WLKP melalui jalur itu, aktivasi akun perusahaan dilakukan melalui tautan yang dikirim ke email perusahaan. Karena itu, akses ke email perusahaan perlu tersedia selain akses ke akun SIAPkerja pengelola. Keduanya mempunyai peran berbeda: satu menerima tautan aktivasi pada jalur OSS, sedangkan yang lain digunakan pengelola untuk masuk dan mengurus data.

Setelah pendaftaran pusat atau cabang selesai, pengelola dapat menunggu kode pendaftaran terbentuk sambil melengkapi data kondisi perusahaan. Perusahaan yang sudah terdaftar dapat dibuka melalui menu Kelola Perusahaan. Menu Pelaporan dapat digunakan setelah data perusahaan yang diperlukan terisi lengkap, sehingga registrasi entitas merupakan awal proses, belum penyelesaian laporan tenaga kerja.

Jika pilihan status atau pendaftaran bermasalah

Jangan menganggap kesalahan memilih pusat atau cabang dapat diperbaiki dengan mengedit profil biasa. Catat NIB, nama perusahaan, status yang terpilih, dan tahap ketika masalah muncul agar admin dapat menelusuri entitas yang dimaksud. Jika kendalanya berupa cabang yang tidak muncul pada akun pusat, siapkan kode pendaftaran pusat dan cabang saat meminta bantuan.

Untuk kendala akses atau pelaporan WLKP, laporan ANTARA mengenai kanal bantuan Kemnaker menyebut email [email protected], konsultasi melalui PTSA Kemnaker atau admin WLKP di dinas provinsi sesuai domisili perusahaan, serta panduan daring. Jalur bantuan tersebut dapat dipakai ketika pilihan entitas terlanjur keliru dan alur pendaftaran tidak menyediakan cara untuk menggantinya sendiri.