Harvest vagy Toggl: a számlázás vagy az üres licenc lehet a rejtett költség

Ha a mért órákból rendszeresen ügyfélszámla készül, a Harvest lehet a célszerűbb választás: az időmérés, a számla elkészítése és követése egy szolgáltatáson belül működik. A Harvest díjszabása szerint a Teams havi fizetésnél 11 dollártól indul ülésenként; a projektek, ügyfelek, feladatok és számlák használata ezen felül díjat okozhat.

A Toggl Track akkor illik jobban a csapathoz, ha az időadatok elemzése fontosabb, és a számlázásnak már megvan a saját folyamata. A Toggl Track díjazási tájékoztatója a Starter havi díját európai ügyfeleknek 12 euróban adja meg licencenként, és az üresen maradó licencek is fizetősek, amíg a rendszergazda el nem távolítja őket. A két induló ár különböző devizában szerepel, és más költségeket hagy nyitva.

Mitől nőhet az előfizetés díja?

A Harvest Free csomagja egy aktív személyt és két aktív projektet enged, ezért kevés párhuzamos munkával egy szabadúszónak is használható. A Teams a csapat időmérését, riportjait és számlázását fogja össze. Az Enterprise az ügyfelek és projektek nyereségességi kimutatásával, munkaidő-jóváhagyással és szélesebb adminisztrációval ad többet; ezeket a funkciókat akkor érdemes beárazni, ha valóban szükség van rájuk.

A Harvestnél az ülésenkénti alapár nem a teljes képlet. A Harvest csomagmagyarázata szerint a Flex az adott időszakban aktív ülések mellé az előző számlázási időszakban használt projektek, ügyfelek, feladatok és számlázás keret feletti mennyiségét számolja fel. Az archivált vagy érintetlen elemek nem számítanak aktív használatnak. Az Unlimited a használati részre rögzített díjat kínál; a pontos összeget az adott fiók ajánlata mutatja meg.

Új Harvest-előfizetésnél a használati díj a második fizetős megújításkor jelenhet meg először. Ezért egy ügynökség első számlája különösen rossz előrejelzés lehet, ha közben sok ügyfélprojektet indít és sok számlát készít. Az aktív ülések száma és a használati mennyiség két külön sor: egy munkatárs távozása önmagában nem csökkenti a tovább futó ügyfélprojektekhez kötődő díjat.

A Toggl Track fizetős szervezeténél a megvett licencek száma a lényeg, nem csupán az éppen dolgozó embereké. A távozó tag eltávolítása felszabadítja a helyét, de a licenc a következő megújításkor is a számlán maradhat. Ha hamar érkezik helyette valaki, ugyanaz a hely újra kiosztható; hosszabb szünetben viszont a használaton kívüli kapacitás külön költségsor.

Mit ér a beépített számlakészítés?

A Toggl Trackből is készíthető PDF-számla, ezért a különbség nem egyszerűen a számlakészítés megléte. A Toggl Track számlakészítési útmutatója szerint az összesítő riport projektenként összevont sort, a részletes riport időbejegyzésenként külön sort adhat a számlához. A létrehozott PDF-et le lehet tölteni, de a számla nem marad meg a Track alkalmazáson belül.

A kiszámlázott időbejegyzések fizetettként jelölésére nincs beépített megoldás. A dokumentáció címkés kerülőutat ír le: a már számlázott bejegyzéseket meg lehet jelölni, majd a következő számla riportjából kiszűrni. Ez a módszer a tételek ismételt kiszámlázását segít elkerülni, de a tényleges vevői fizetés nyilvántartását nem helyettesíti.

A Harvestben a mért időből készülő számla elküldése és követése szorosabban kapcsolódik az időméréshez. Sok ügyfélnél ez kevesebb egyeztetést jelenthet az órák és a számlák között. Ha azonban az ügynökség a hivatalos számlát más programban állítja ki, a Harvestben elkészült számla nem feltétlenül szünteti meg az adatok átadását; a megtakarított munka attól függ, melyik rendszerben marad a végleges nyilvántartás.

Magyarországon ezt a munkafolyamatot az adatszolgáltatási kötelezettség is befolyásolja. A NAV Online Számla tájékoztatása szerint az áfatörvény számlázási szabályai alá tartozó számlákról adatot kell küldeni a NAV-hoz, akár számlázóprogrammal, akár kézi számlával készültek. Egy időmérő PDF-funkciójából ezért önmagában nem következik, hogy a csapat teljes magyarországi számlázási folyamata megoldott.

Melyik riport és csomag szolgálja a csapatot?

A Harvest Teams csapatkapacitást és ügyfélprojektekre fordított időt mutat; az Enterprise nyereségességi riportja akkor válik indokolttá, ha a vezető az óraszám mellett az ügyfelek és projektek eredményét is látni akarja. A jóváhagyás külön érték lehet ott, ahol a számlára csak ellenőrzött munkaidő kerülhet. Egy kis csapatnak, amely főként órákat gyűjt és számláz, ezek a további ellenőrzési lépések nem feltétlenül szükségesek.

A Toggl Track összesítő és részletes riportjának eltérő számlasorai jól mutatják, milyen döntéshez kell az időadat. Az összevont nézet ügyfélenkénti elszámoláshoz lehet áttekinthetőbb; a részletes nézet akkor hasznos, ha minden bejegyzést külön kell megmutatni. A Starter kiválasztásánál a csapatszintű elemzés és a számlázható órák a fő kérdések, míg az összetettebb nyereségességi és munkaköltség-elemzés magasabb csomag igényét vetheti fel.

Három helyzetben mennyi a teljes munka?

Stabil tízfős csapat. Feltételezve, hogy mind a tízen egész hónapban aktívak, a Harvest Teams meghirdetett induló ülésdíja 110 dollár, a Toggl Track Starter tíz licence 120 euró havonta. Ezek az ellenőrzött egységárakból számolt összegek, nem közvetlen árkülönbség: a Harvest használati díja még hozzáadódhat, a két pénznemet pedig azonos alapon kell átváltani. Ha a számlák egy külön magyar programban készülnek, az órák átadásának munkája mindkét oldalon megmaradhat.

Gyakran változó alvállalkozói kör. Tegyük fel, hogy tíz Toggl-licencből kettő a hónap végén megüresedik. Ha az adminisztrátor csak a két embert távolítja el, a következő havi megújításkor továbbra is tíz licenc, vagyis az induló Starter-árral 120 euró számolható. A két üres licenc eltávolításával nyolc maradna, ami 96 euró; a különbség 24 euró havonta. A példa feltételezi, hogy nincs kedvezmény vagy időközi díjváltozás. Ha a két helyet hamar új alvállalkozók kapják, a megtartásuknak lehet gyakorlati értéke.

Ügyfélszámlázó ügynökség. Itt az aktív ügyfélprojektek és a számlák mennyisége a Harvest Flex használati díját, a külön számlázóprogram pedig mindkét szolgáltatás adminisztrációját növelheti. Feltételes számításként: tíz ügyfélszámlánál számlánként hat perc kézi adatátadás összesen egy óra. Ha ennek belső költsége óránként 6000 forint, a munkafolyamat havi 6000 forintot tesz hozzá a szoftverdíjhoz. Ez nem mért szolgáltatói eredmény; a választásnál az számít, hogy az adott csapatnál melyik eszközből mennyi adatot kell ténylegesen átvinni.

Ebben a harmadik helyzetben a Harvest integrált számlázása akkor ér többet, ha csökkenti a végleges számla elkészítéséhez és a fizetés követéséhez szükséges munkát. Ha a pénzügyi folyamat már önálló rendszerben jól működik, a Toggl riportjai mellett a licenckezelés válik fontosabbá. A két költség egymástól függetlenül is felmerülhet: sok ügyfél és gyakori létszámcsere esetén mindkettőt számolni kell.

Olvassa el ezt is:

• Clockify vagy Toggl: a számlázásért közel feleannyit fizethetsz
• Clockify vagy Toggl Track: az olcsóbb időmérés több ellenőrzést ad
• Felhalmozó vagy osztalékfizető ETF: TBSZ-en a készpénz is költség