Google Workspace vagy Microsoft 365: a közös szerkesztés lehet a választóvonal

A Google Workspace lehet jobb választás annak a magyar vállalkozásnak, ahol a munkatársak rendszeresen ugyanazokat a dokumentumokat szerkesztik a böngészőben. Ha viszont az összetett Excel-fájlok vagy a részletesen formázott Word-dokumentumok határozzák meg a munkát, a Microsoft 365 asztali alkalmazásai kerülnek előtérbe. Az Expert Insights gyakorlati összevetése is ezt a különbséget találta meghatározónak.

Mindkét csomagcsalád kínál üzleti levelezést, felhőtárhelyet és közös szerkesztést. A választást ezért nem lehet a felhasználónkénti licencdíjra szűkíteni: számít, kinek kell asztali alkalmazás, hogyan oszlik meg a fájlok tárhelyigénye, és mennyi munkával vihetők át a meglévő levelek, naptárak és jogosultságok.

Hol érezhető a különbség a közös munkában?

A Google Dokumentumok és Táblázatok erőssége, hogy a böngészőben egyszerre dolgozó kollégák módosításai közvetlenül megjelennek. Ez különösen kényelmes lehet közösen írt ajánlatnál, belső szövegnél vagy olyan táblázatnál, amelyet többen frissítenek. A TechRadar gyakorlati tesztjében a Google eszközeivel gördülékenyebbnek érezték az együttműködést, míg a Word és az Excel több formázási lehetőséget kínált.

A Microsoft 365-ben is van valós idejű közös szerkesztés, így önmagában ennek megléte nem választja el a két rendszert. A fontosabb kérdés az, milyen fájl készül a közös munka végén. Egy egyszerű, gyakran változó csapatdokumentumnál a gyors böngészős szerkesztés lehet értékesebb; egy sok képletet tartalmazó pénzügyi munkafüzetnél vagy kötött formátumú jelentésnél az asztali Excel és Word funkciói dönthetnek. Ezek munkafolyamatokra épülő választási példák, nem minden vállalkozásra érvényes sorrend.

Mit jelent a tárhely és az alkalmazások ára?

A Google magyar díjszabásában a Business Starter kedvezmény nélküli ára havi 7 dollár felhasználónként, 30 GB közös tárhellyel; a Business Standardé 14 dollár és 2 TB közös tárhely felhasználónként, éves elköteleződés és havi számlázás mellett. A megadott tárhelyek összeadódnak a szervezet közös készletében. A Starter a Gmailben ad Gemini-funkciókat, a Standard pedig többek között a Dokumentumokban és a Meetben is.

A Teamst tartalmazó csomagok Microsoft-féle magyar árlistáján a Vállalati alapverzió havi egyenértéke 6,07 euró, a Vállalati standard verzióé 12,13 euró felhasználónként, éves fizetéssel és áfa nélkül; mindkettő 1 TB felhőtárhelyet ad személyenként. Az alapverzióban a Word, Excel, PowerPoint és Outlook webes és mobilváltozata szerepel, a standard verzióban az asztali alkalmazások is. A csomagok webes MI-csevegése nem azonos a szervezeti adatokhoz és az Office-alkalmazásokhoz kapcsolódó Microsoft 365 Copilottal, amelyhez külön jogosultság vagy azt tartalmazó csomag kell.

A tárhely szerkezete legalább annyira fontos, mint a névleges mérete. A Google közös készlete előnyös lehet, ha néhány munkatárs tárolja a fájlok nagy részét; a Microsoft személyenkénti OneDrive-kerete más eloszlást követ. A Microsoftnál a OneDrive a személyes fájlok, a SharePoint a csapatanyagok kezelésében kap szerepet. A Drive és OneDrive tárolási logikája ezért akkor is számít, ha a meghirdetett kapacitás első pillantásra elegendő.

Öt, húsz és száz munkatárs: mit mutat a költségmátrix?

Az alábbi összegek a felsorolt kedvezmény nélküli felhasználói díjak egyszerű szorzatai. A Google-nál havi számlázású, éves elköteleződéshez tartozó dollárárat, a Microsoftnál éves fizetéshez tartozó havi euróegyenértéket mutatnak. Adót, árfolyamváltást, kiegészítő licenceket és átállási munkát nem tartalmaznak, ezért a két pénznem végösszege közvetlenül nem rangsorolható.

• Ötfős csapat: a Google Starter havi 35 dollár, a Standard 70 dollár; a Microsoft alapverzió havi egyenértéke 30,35 euró, a standardé 60,65 euró. A Google közös tárhelye 150 GB, illetve 10 TB; a Microsoft kerete személyenként 1 TB.
• Húszfős csapat: a két Google-csomag havi 140, illetve 280 dollár; a két Microsoft-csomag havi egyenértéke 121,40, illetve 242,60 euró. A Google közös készlete 600 GB, illetve 40 TB, míg a Microsoft tárhelykerete továbbra is felhasználónként értendő.
• Százfős csapat: a Google Starter havi 700 dollár, a Standard 1400 dollár; a Microsoft alapverzió havi egyenértéke 607 euró, a standardé 1213 euró. A Google közös tárhelye 3000 GB, illetve 200 TB; a Microsoft 1 TB-os személyes keretei nem egyetlen közös készletként működnek.

Az egyforma csomaggal végzett számítás jól mutatja a méret hatását, de nem helyettesíti a munkakörök szerinti igényfelmérést. Ha az asztali Office csak néhány ember mindennapi eszköze, a teljes csapat standard díjjal számolt költsége túlbecsülheti a szükséges alkalmazáslicenceket. Ha viszont sokan dolgoznak nagy, közösen használt fájlokon, a tárhely elosztása és a csapatanyagok kezelése nagyobb súlyt kaphat, mint a belépő csomag ára.

A levelezés és az adminisztráció mikor billenti át a mérleget?

A meglévő munkarend csökkentheti vagy növelheti a váltással járó munkát. Gmailt és Google Naptárt használó csapatnak más szokásokat kell megváltoztatnia, mint annak, amelyik Outlookban kezeli a levelezést és Exchange-alapú naptárakat használ. Érdemes külön számolni a közös postafiókokkal, a naptármegosztással és azokkal a fájlokkal, amelyeknek egy munkatárs távozása után is a cégnél kell maradniuk.

A jogosultságok rendje különösen a növekvő csapatnál válik költségtényezővé. A személyes helyre mentett ügyfélanyag átadása, a régi megosztási linkek rendezése és az új munkatársak hozzáférésének beállítása rendszergazdai időt igényelhet. Ez egyik ökoszisztémában sem pusztán a tárhely méretétől függ: a fájl tulajdonosa, helye és megosztási módja határozza meg a későbbi adminisztrációt.

Mennyit ad hozzá az átállás a licencdíjhoz?

Szolgáltatóváltáskor a postaládák mellett a naptárakat, névjegyeket, fájlokat és megosztási jogosultságokat is számba kell venni. A Google Workspace Migrate útmutatója ezeket külön adatcsoportként kezeli, és az Exchange, a SharePoint, valamint a OneDrive felől történő átvitelhez is ad útvonalat. A tényleges munka attól függ, mennyi adat van, milyen jogosultságokat kell megőrizni, és mennyi ellenőrzés szükséges az átvitel után.

A költségtervben ezért a licencek mellé kerülhet az előkészítés, az adatok átvitele, a jogosultságok ellenőrzése és a munkatársak betanítása. Fokozatos váltásnál a régi és az új előfizetés díja egy ideig párhuzamosan is jelentkezhet. Erre nincs minden magyar kisvállalkozásra érvényes összeg: a munkaidő és az esetleges külső szolgáltatói díj a kiinduló rendszertől függ. A döntés így akkor lesz megalapozott, ha a csapat legfontosabb fájljainak munkafolyamata és az átállás ráfordítása is a licencár mellé kerül.

Olvassa el ezt is:

• Google Drive vagy OneDrive: az olcsó tárhelyet az ökoszisztéma dönti el
• Asana vagy monday.com: az olcsóbb csomag nem ugyanazt automatizálja
• Lightyear vagy IBKR TBSZ: a havi 2000 forint lehet a választóvonal