Google Workspace vagy Zoho Workplace: az olcsóbb csomag kompromisszumot kér

Kis csapatnál a Zoho Workplace Standard alacsonyabb előfizetési ára szól a váltás mellett. Ha viszont a levelezés, a megosztott fájlok és a partnerekkel közös munka már a Google Workspace-ben működik, az átállásra fordított idő részben vagy egészben ellensúlyozhatja a licencen elért megtakarítást.

A választás ezért az áron túl a tárhely felosztásától, a közös szerkesztés megszokott módjától és a Microsoft-fájlok kezelésétől függ. Az öt- és húszfős költségpélda megmutatja az előfizetési különbséget; a költözés munkáját külön kell mellé számolni.

Mennyibe kerül öt és húsz munkatársnál?

A Google üzleti csomagjainak leírása éves vállalás mellett a Business Starter havi egységárát felhasználónként 7, a Business Standardét 14 dollárban adja meg. Az éves vállalás számlázása országtól és az előfizetés módjától függően lehet havi vagy éves; ezek az összegek nem feltétlenül a magyarországi végső árak.

A Zoho dolláros csomagösszevetése éves számlázás mellett a Workplace Standard havi megfelelőjét felhasználónként 3, a Workplace Professionalét 6 dollárban határozza meg. Az összevetés mindkét szolgáltatónál a teljes, kedvezmény nélküli dolláros egységárból indul ki; adót, árfolyamot és átállási munkadíjat nem tartalmaz.

• Google Workspace Business Starter: öt főre havi 35, húsz főre 140 dollárnyi előfizetés.
• Google Workspace Business Standard: öt főre havi 70, húsz főre 280 dollárnyi előfizetés.
• Zoho Workplace Standard: öt főre havi 15, húsz főre 60 dollárnyi előfizetés.
• Zoho Workplace Professional: öt főre havi 30, húsz főre 120 dollárnyi előfizetés.

A két belépő csomag havi árkülönbsége az így számolt példában öt főnél 20, húsz főnél 80 dollár. A Standard név ugyanakkor más csomagszintet jelöl a két szolgáltatónál: a Google Business Standard nem a Zoho Workplace Standard közvetlen megfelelője. Magyarországi szerződés előtt a fizetési ütemezést és a tényleges pénznemet is tisztázni kell.

A tárhely felosztása többet mond egyetlen számnál

A Google Business Starter felhasználónként 30 GB-tal növeli a szervezet közösen felhasználható tárhelyét, a Business Standard pedig felhasználónként 2 TB-tal. Öt Starter-licenc így összesen 150 GB, húsz licenc 600 GB keretet jelent. A közös tárhely nem azonos a csapat tulajdonában álló megosztott meghajtóval: utóbbit a Google a Business Standard szolgáltatásai között sorolja fel.

A Zoho Workplace tárhelyszabályai külön választják a postafiókot és a WorkDrive közös fájlterét: a Standard csomagban felhasználónként 30 GB levelezési tárhely jár, három és tíz felhasználó között pedig 100 GB közös WorkDrive-tárhely. Tíz fő felett minden további felhasználó 10 GB-tal növeli ezt a közös keretet. Így öt főnél 100 GB, húsz főnél 200 GB jut a WorkDrive-ban tárolt csapatfájloknak; a Professional csomag nagyobb postafiókot és fájlteret ad.

A Google teljes szervezeti keretét ezért félrevezető közvetlenül a Zoho WorkDrive-keretével összevetni. Sok mellékletet őrző postafiókoknál más korlát számít, mint egy nagy bemutatókat vagy videókat megosztó csapatnál. A döntéshez a levelezés és a közösen kezelt fájlok jelenlegi méretét külön érdemes felmérni.

Hol könnyebb a közös szerkesztés?

Mindkét előfizetéshez tartozik online dokumentum-, táblázat- és prezentációszerkesztő. A Google Docs, Sheets és Slides előnye akkor a legkézzelfoghatóbb, ha a csapat és a partnerei már ezekben dolgoznak, és ugyanazokat a Drive-hivatkozásokat, megjegyzéseket és hozzáféréseket használják naponta. Ilyenkor a meglévő munkamenet megtartása önálló szempont a havi díj mellett.

A TechRadar értékelése a Google Workspace-t a böngészős csoportmunkára alkalmas megoldásként, a Zoho Workplace-t pedig kis csapatok számára vonzó választásként mutatja be. Ugyanez az értékelés a Google-nél más irodai programok fájljainak formázási gondjait, a Zoho egyes eszközeinél az egyszerűbb funkciókészletet említi. Ezek szerkesztőségi megállapítások; a saját dokumentumokkal végzett próba mutatja meg, melyik különbség okoz tényleges munkát.

A próbához érdemes egy gyakran módosított közös dokumentumot választani: többen szerkesszék, fűzzenek hozzá megjegyzést, majd osszák meg egy külső partnerrel. Nemcsak a szerkesztés sebessége számít, hanem az is, hogy a partner hozzáférése, az értesítések és a változatok követése illeszkedik-e a kialakult munkához.

Microsoft-fájlok: mi történik a módosítás után?

A Word-, Excel- és PowerPoint-fájloknál a megnyitás önmagában kevés próba, ha az ügyfél ugyanabban a formátumban várja vissza az anyagot. A Google Office-fájlokra vonatkozó útmutatója szerint a Drive-ba feltöltött fájlok a Docs, Sheets és Slides alkalmazásban közvetlenül szerkeszthetők, a változtatások pedig az eredeti Office-formátumba mentődnek. A Google saját formátumára alakítás ezzel szemben külön másolatot készít.

Ez a két út eltérő fájlkezelést kíván. Ha a csapat belső munkapéldányt alakít át, rögzítenie kell, melyik változatot küldi vissza a partnernek; ha az eredeti Office-fájlon dolgozik, a módosított fájlt kell ellenőriznie a partner alkalmazásában is. Egy kötött arculatú bemutató, képleteket tartalmazó táblázat és sok megjegyzéssel ellátott dokumentum többet árul el a kompatibilitásról, mint egy üres mintafájl.

Aki főként Microsoft-formátumú anyagokat cserél, annak a formázás, a képletek és a megjegyzések megőrzése külön döntési szempont. A Google és a Microsoft környezetében kialakuló munkameneteket a közös szerkesztési szokások összevetése részletesebben tárgyalja.

Az adminisztráció és a költözés munkája

Az olcsóbb licencből akkor lesz tényleges megtakarítás, ha a költözés költsége kezelhető marad. A céges domain levelezésének átállítása mellett számba kell venni a postafiókokat, az aliasokat, a csoportcímeket és azokat a rendszereket, amelyek a vállalati címről küldenek üzenetet. A fájloknál külön feladat a tulajdonosok, a szerkesztési jogok és a régi hivatkozások rendezése.

Az öt- és húszfős példa közti különbség itt nem pusztán a licencek száma. Több felhasználónál több személyes fájl, megosztott mappa és partneri hozzáférés lehet érintett, miközben az átállás alatt a levelezésnek működnie kell. A szükséges adminisztrációs feladatok azt is eldönthetik, hogy elegendő-e valamelyik belépő csomag, vagy magasabb szint szolgáltatásaira van szükség.

Költözési ellenőrzőlista a döntéshez

A költségkülönbség mellé rövid leltár tehető arról, hogy a csapatnak mit kell ténylegesen átvezetnie. A lista a próbaköltözés és az árajánlat munkaráfordításának becsléséhez ad alapot.

1. Levelezés: írják össze a postafiókokat, aliasokat, csoportcímeket, naptárakat és az automatikus levélküldő rendszereket. Az átállás után külön ellenőrizzék a beérkező és kimenő leveleket.
2. Közös dokumentumok: válasszák el a személyes fájlokat a csapat számára fontos anyagoktól. Rögzítsék, mely hivatkozásokat használják rendszeresen, és kinek kell a továbbiakban szerkesztési jog.
3. Külső megosztás: gyűjtsék össze a partnerekkel közösen kezelt mappákat és dokumentumokat. A próbaköltözés után ellenőrizzék, hogy minden érintett a megfelelő jogosultsággal fér-e hozzájuk.
4. Microsoft-formátumok: néhány fontos, összetett fájlon próbálják végig a megnyitást, a közös módosítást és a visszaküldést. Az eredményt abban az alkalmazásban is nézzék meg, amelyet a címzett használ.

Olvassa el ezt is:

• Google Workspace vagy Microsoft 365: a közös szerkesztés lehet a választóvonal
• Asana vagy monday.com: az olcsóbb csomag nem ugyanazt automatizálja
• Copilot vagy Gemini munkához: az ökoszisztéma fontosabb lehet a modellnél