Todoist ili Microsoft To Do: besplatna aplikacija zapinje izvan Outlooka

Microsoft To Do dovoljan je za osobne popise, ponavljajuće obveze i podsjetnike ako vam odgovara jednostavan pregled zadataka. Za označenu poštu važnije je gdje se nalazi sandučić nego kojom aplikacijom čitate poruke: prema Microsoftovim uputama za označenu poštu, poruke automatski ulaze u To Do samo iz primarnog sandučića koji hosta Microsoft. Outlook otvoren s računom druge poštanske usluge sam po sebi ne uklanja to ograničenje.

Todoist ima više smisla ako zadatke stvarate iz Gmaila ili ih želite povezivati oznakama, filtrima i kalendarskim prikazom. No prelazak na Todoist ne znači odmah i plaćanje: njegova besplatna inačica već pokriva podsjetnike, ponavljajuće rokove i osnovne filtre. Pro vrijedi razmotriti kada vam upravo naprednije planiranje redovito štedi vrijeme.

Označena pošta: granicu određuje sandučić

U podržanom Microsoftovu sandučiću označena Outlookova poruka pojavljuje se u To Dou kao zadatak s predmetom poruke i pregledom sadržaja. Iz zadatka možete otvoriti izvornu poruku, dodati rok ili podsjetnik te ga uvrstiti u dnevni popis. To je kratak tijek rada za osobu koja već označavanjem poruka određuje na koje se upite treba vratiti.

Integracija obuhvaća i vlastitu domenu ako sandučić hosta Microsoft, ali ne preuzima označene poruke iz dijeljenog sandučića. Malom timu koji obrađuje zajedničku adresu zato nije dovoljno da svi članovi koriste Outlook. Ako poruke stižu u Gmail ili kod drugog pružatelja usluge, zadatke je moguće unositi ručno, ali se ne pojavljuju automatski u To Dou samo zato što su označene.

Za Gmail, Todoistov dodatak omogućuje stvaranje zadatka iz odabrane poruke i dostupan je i u besplatnom planu. To je svjestan odabir poruke, a ne automatski popis svih označenih poruka. Poveznica iz zadatka otvara Gmail u pregledniku; ako je zadatak u zajedničkom projektu, ostali članovi time ne dobivaju pristup vašoj poruci. Sadržaj koji trebaju vidjeti mora im se zasebno podijeliti.

Ponavljajući zadaci i podsjetnici

Za mjesečno plaćanje računa, tjedne obveze ili zadatak razlomljen na korake To Do pokriva bitno: rok, podsjetnik, ponavljanje, bilješku i privitak. Zadatke s rokom okuplja u planiranom prikazu, a dnevni popis služi odabiru onoga što želite obaviti danas. Oznake i kategorije pomažu pronaći povezane zadatke, premda ne zamjenjuju složenije spremljene filtre.

Todoistov besplatni plan također podržava ponavljajuće rokove i podsjetnike. Ako je vaš obrazac rada „podsjeti me svakog ponedjeljka”, sama učestalost zadatka nije razlog za pretplatu. Razlika nastaje kada uz rok želite odrediti trajanje zadatka, prilagoditi podsjetnike ili isti skup obveza redovito promatrati iz više kutova. Tada je korisnije usporediti način planiranja nego broj svakodnevnih zadataka.

Filtri i kalendarski prikaz

To Do je pregledan kada zadatke razvrstavate prema danu, važnosti ili popisu. Oznaku možete pronaći pretraživanjem, no to nije isto što i spremljen pogled koji istodobno izdvaja, primjerice, zadatke određene osobe iz više projekata s bliskim rokom. Takav pogled štedi ručno pretraživanje kada se isti upit ponavlja tijekom radnog tjedna.

Todoistova usporedba planova navodi tri prikaza filtara u besplatnom planu Beginner i 150 u planu Pro; Pro dodaje kalendarski prikaz, trajanje zadatka i prilagođene podsjetnike. Besplatni filtri mogu biti dovoljni ako pratite nekoliko stalnih skupina obveza. Kalendar i trajanje postaju korisni kada želite vidjeti koliko prostora zadaci zauzimaju između drugih obveza, umjesto da gledate samo datume dospijeća.

Kalendarski prikaz zadataka valja razlikovati od povezivanja s kalendarom. Besplatni Todoist može se povezati s vanjskim uslugama, ali prikaz zadataka na vlastitoj kalendarskoj ploči pripada planu Pro. Ako sastanke ionako planirate u zasebnom kalendaru, a u aplikaciji za zadatke trebate samo redoslijed obveza, ta dodatna ploča možda neće promijeniti vaš rad.

Dijeljeni popis ili timski projekt

Za kućanske obveze ili mali zatvoreni krug suradnika To Do omogućuje dijeljenje popisa pozivnom poveznicom i dodjelu zadataka članovima. Microsoftova pravila dijeljenja obuhvaćaju osobne Microsoftove račune međusobno te poslovne ili školske račune unutar iste organizacije. To je važna razlika za mali tim s vanjskim suradnicima: poveznica za poziv nije jamstvo da svaki račun može pristupiti popisu.

Todoist dopušta suradnju na osobnim projektima, komentare i dodjelu zadataka i bez plana Pro. Moguće je otvoriti i besplatan timski prostor s ograničenjima, pa zajednički projekt sam po sebi nije razlog za plaćanje. Business je zasebna odluka kada timu trebaju veći kapacitet, uloge, detaljniji pregled aktivnosti i središnja administracija. Osobna pretplata Pro ne rješava automatski potrebe upravljanja cijelim timom.

Kada se Pro isplati

Standardna cijena plana Pro prema Todoistovu cjeniku za euro iznosi 60 eura godišnje ili 7 eura mjesečno pri mjesečnom plaćanju. Riječ je o pretplati po korisničkom računu, pa se trošak povećava ako više ljudi treba vlastite značajke plana Pro. Starije pretplate i kupnja kroz trgovinu aplikacija mogu imati drukčije uvjete; mjerodavan je iznos prikazan pri naplati.

Uvjetni račun daje mjerilo za odluku. Ako sat svojeg rada vrednujete na 10 eura, godišnja pretplata trebala bi vam uštedjeti približno šest sati godišnje, odnosno oko sedam minuta tjedno. To nije obećana ušteda: ona može nastati ako spremljeni filtri uklone ponavljano pretraživanje ili ako kalendarsko raspoređivanje smanji preplaniravanje. Korisniku koji samo bilježi rokove takva se korist možda neće pojaviti.

Najprije zato odvojite pitanje pošte od pitanja plaćanja. Microsoft To Do odgovara jednostavnim zadacima i automatskoj obradi označene pošte u podržanom sandučiću. Korisnik Gmaila može dobiti koristan tijek rada već s besplatnim Todoistom, uz ručno pretvaranje odabranih poruka u zadatke. Pro ima smisla kada filtri, trajanje i kalendarski prikaz rješavaju stvarnu, čestu poteškoću u planiranju.

Pročitajte i:

• Zoom ili Google Meet: besplatni poziv završava 20 minuta ranije na Zoomu
• Perplexity Pro ili ChatGPT Plus: izvori nasuprot svestranosti
• n8n ili Zapier: kontrola infrastrukture nasuprot 9.000 integracija