DocuSign ili Acrobat Sign: broj omotnica mijenja skuplji izbor

Za jednog pošiljatelja s malo ugovora Docusign Personal najjeftiniji je među ovdje uspoređenim plaćenim planovima: Docusignov cjenik navodi 11 USD mjesečno uz godišnju obvezu i pet omotnica mjesečno, dok Standard stoji 30 USD po korisniku mjesečno i uključuje 100 omotnica po korisniku godišnje. Kada se broj zasebnih slanja poveća, ograničenje Standarda može učiniti Acrobat povoljnijim za malu tvrtku s jednim ili nekoliko pošiljatelja.

Adobeov poslovni cjenik navodi 16,99 USD mjesečno po licenci za Acrobat Standard za timove i 23,99 USD za Acrobat Pro za timove, oba uz godišnju obvezu. Pro je koristan kada tvrtka uz potpise treba naprednije PDF alate; za automatizaciju složenih procesa i naprednu provjeru potpisnika relevantan je zasebni Acrobat Sign Solutions s cijenom na upit. To su američke javne cijene, a ne konačna ponuda za kupca u Hrvatskoj.

Omotnica nije isto što i dokument

Docusignova omotnica jedan je poslani zahtjev za potpisivanje. Može sadržavati više dokumenata i više potpisnika, ali se nakon slanja računa kao jedna jedinica bez obzira na to koliko je priloga u njoj. Ugovor i njegovi prilozi za iste potpisnike stoga mogu stati u jednu omotnicu; isti predložak poslan različitim klijentima u odvojenim zahtjevima troši novu omotnicu za svako slanje.

Za brojanje je presudan trenutak slanja, a ne uspješno dovršen potpis. Poslana omotnica ulazi u dopušteni opseg čak i ako potpisnik odustane ili se zahtjev kasnije poništi. Zato mala tvrtka koja često šalje ispravljene verzije ili ponovno pokreće postupak može potrošiti više omotnica nego što ima zaključenih ugovora. Dodatna slanja iznad uključenog opsega mogu se zasebno naplatiti, pa je godišnji trošak Standarda tek početak računice.

Personal je plan za jednu osobu, dok Standard dodaje timske mogućnosti poput dijeljenih predložaka i komentiranja. Njegov godišnji opseg ne znači stotinu novih omotnica svakog mjeseca. Ako ugovori stižu neravnomjerno, važan je godišnji zbroj; ako ih šalje više zaposlenika, važan je i broj njihovih licenci. Kupnja dodatnih korisničkih mjesta radi većeg kapaciteta slanja nema smisla kada sav posao i dalje obavlja ista osoba.

Koji Acrobat zapravo ulazi u usporedbu

Acrobat Standard za timove već može uređivati i pretvarati PDF-ove te tražiti elektroničke potpise. Acrobat Pro dodaje napredniji rad s datotekama: uspoređivanje verzija PDF-a, trajno uklanjanje osjetljivih podataka i skupno slanje zahtjeva. Zato Pro nije automatski najjeftiniji Adobeov odgovor na jednostavno potpisivanje. Njegova viša cijena ima smisla ako se te dodatne PDF funkcije doista koriste u pripremi ugovora.

Acrobat Sign Solutions drugi je opseg proizvoda. Namijenjen je tvrtkama koje trebaju povezivanje s postojećim poslovnim sustavima, standardiziran i automatiziran tijek potpisivanja, naprednu autentifikaciju ili posebne zahtjeve usklađenosti. Mogućnost da se u Acrobatu Pro zatraži potpis ne znači da njegova licencija uključuje sve funkcije Sign Solutionsa. Cijenu tog poslovnog proizvoda zato nije korektno procjenjivati iz mjesečne cijene Pro licence.

Prema Adobeovim pravilima za transakcije, Acrobat Standard i Pro izvan posebnih poslovnih ugovora nemaju godišnji brojčani plafon slanja, dok planovi Acrobat Signa prodani po korisničkoj licenci u pravilu uključuju 150 transakcija godišnje po korisniku, osim ako ugovor određuje drukčije. Jedna transakcija obuhvaća jedan dokument ili povezan skup dokumenata poslan jednom ili više primatelja. Adobe ipak ograničava učestalost zahtjeva po minuti, satu i danu, pa neograničen godišnji broj nije jamstvo da se velika serija može poslati odjednom.

Računica za 5, 20 i 100 ugovora mjesečno

Sljedeći su izračuni uvjetni: jedan ugovor znači jedan zaseban zahtjev za potpis, opseg je jednak svakoga mjeseca, a cijene su javne američke cijene bez poreza i dodatnih funkcija. Broj licenci u Docusignovu Standardu prikazuje samo scenarij u kojem toliko stvarnih zaposlenika šalje ugovore i svaki ostaje unutar vlastitog godišnjeg opsega. Ponuda za Hrvatsku može imati drukčiju cijenu i uvjete.

• Pet ugovora mjesečno. To je 60 slanja godišnje. Jedan samostalni pošiljatelj može ostati na Personalu za 132 USD godišnje. Jedna licencija Acrobata Standarda za timove iznosi 203,88 USD godišnje, a Pro 287,88 USD. Ako tvrtka treba timske funkcije Docusignova Standarda, jedna njegova licencija iznosi 360 USD godišnje; tada Personalova niža cijena više nije odgovarajuća usporedba.
• Dvadeset ugovora mjesečno. To je 240 zasebnih slanja godišnje, više nego što pokriva jedna licencija Docusignova Standarda. Kada tri stvarna pošiljatelja ravnomjerno dijele posao, tri licence daju ukupno 300 uključenih omotnica za 1080 USD godišnje. Ako sve ugovore šalje jedna osoba, dodatna korisnička mjesta ne rješavaju njezinu potrebu; za veći opseg dolaze u obzir unaprijed kupljene omotnice, naplata prekoračenja ili prilagođena ponuda. Za jednostavnije slanje s jednim pošiljateljem javna godišnja cijena Acrobata Standarda ostaje 203,88 USD, a Pro 287,88 USD.
• Sto ugovora mjesečno. To je 1200 zasebnih slanja godišnje. Dvanaest aktivnih pošiljatelja koji ravnomjerno raspodijele posao matematički bi iskoristilo dvanaest Standardovih godišnjih opsega; njihove bi licence stajale 4320 USD godišnje. To nije preporuka maloj tvrtki da kupi dvanaest mjesta za nekoliko zaposlenika: za takav promet Docusign nudi ugovaranje drukčijeg opsega, a stvarni se trošak bez ponude ne može izračunati. Acrobat Pro nema isti godišnji plafon, ali redovito skupno slanje ostaje pod tehničkim ograničenjima učestalosti.

Ugovor s nekoliko PDF priloga ne povećava broj slanja ako se svi dijelovi šalju zajedno istim potpisnicima. Obrnuto, predložak koji odlazi brojnim zasebnim primateljima stvara brojne omotnice ili transakcije, iako se tekst ugovora jedva mijenja. Ta razlika između datoteka i poslanih zahtjeva određuje je li računica bliža prvom ili posljednjem scenariju.

Integracije i provjera identiteta mogu promijeniti cijenu

Osnovna integracija s pohranom datoteka nije isto što i potpisivanje ugrađeno u prodajni ili kadrovski sustav. Docusignovi javni planovi uključuju veze s pohranom u oblaku, ali izravne integracije s određenim poslovnim sustavima i veći opseg omotnica vode prema naprednijoj ponudi. Acrobat Pro također radi s poznatim poslovnim aplikacijama, dok je Sign Solutions namijenjen povezivanju procesa, usmjeravanju i automatizaciji. Tvrtka koja ugovor ručno priprema i šalje iz PDF alata stoga uspoređuje drukčije proizvode od tvrtke kojoj sustav mora automatski vratiti status potpisa.

Ako postupak traži snažniju provjeru identiteta, cijena osnovne licence prestaje biti dovoljna. Acrobat Pro nije puni Sign Solutions za naprednu autentifikaciju, a Docusignov Standard ne uključuje neograničenu provjeru identiteta: javni paket navodi ograničen jednokratni probni dodatak i mogućnost plaćenog dodatka. Za hrvatsku tvrtku važno je razlikovati samu elektroničku potvrdu potpisa od potrebne vrste identifikacije potpisnika i uvjeta konkretnog poslovnog postupka. Tek ponude za iste zahtjeve i isti opseg slanja daju usporediv ukupni trošak.

U usporedbi Tom’s Guidea Acrobat Sign zauzeo je prvo mjesto ukupno, a Docusign je označen najboljom vrijednošću za poslovne korisnike. Te se ocjene odnose na cjelokupne proizvode; mali tim koji treba samo nekoliko potpisa može izabrati Personal, tim s mnogo jednostavnih slanja može proći povoljnije s Acrobatom, a zahtjev za naprednom autentifikacijom otvara zasebnu usporedbu poslovnih ponuda.

Pročitajte i:

• Artlist ili Epidemic Sound: klijentski rad mijenja potrebnu licencu
• Minimax ili e-Računi: besplatnih 70 računa mijenja izbor malog obrta
• Ghost ili WordPress.com: prihod od pretplate mijenja jeftiniji izbor