Due diligence : la data room ne clarifie pas les droits de PI

Avant une levée de fonds, préparez les comptes, la trésorerie et le prévisionnel avec ses hypothèses, puis rapprochez-les des contrats commerciaux. Reconstituez aussi la table de capitalisation, la chaîne des droits sur les actifs essentiels, les dossiers sociaux et les pièces RGPD. Pour chaque ensemble, désignez la personne qui répondra aux questions et repérez les incohérences avant l’ouverture de la data room.

La priorité va aux écarts qui touchent ce que la société possède, ce qu’elle encaisse et qui détient son capital. Une analyse juridique d’Initial place les cessions de propriété intellectuelle, les contrats et les titres parmi les vérifications de l’audit investisseur ; elle prévoit une régularisation des droits manquants avant la signature. Ranger les documents permet de voir le problème, mais ne crée ni cession de droits ni preuve de revenu.

Traiter d’abord les écarts susceptibles de bloquer l’audit

Classez chaque anomalie selon la décision qu’elle exige, plutôt que selon le dossier où elle apparaît. Un actif central développé par un prestataire sans cession identifiable, une répartition du capital incompatible avec les actes sociaux ou des revenus impossibles à rapprocher de la comptabilité appellent une enquête et, parfois, une régularisation. Une annexe signée mais absente du dossier relève d’une recherche documentaire. Une différence entre deux indicateurs peut être expliquée si son périmètre et son calcul sont établis.

Ce classement est une méthode de travail, non un verdict juridique. La gravité dépend de l’actif en cause, des engagements déjà pris et de la manière dont l’investisseur évalue le risque. Donnez à chaque écart un responsable, une pièce à obtenir ou une décision à prendre, et un état explicite : résolu, en cours ou à exposer.

À résoudre : droits sur un actif indispensable, titres non réconciliés avec les registres, chiffre présenté sans base comptable identifiable.
À compléter : versions signées, annexes, justificatifs ou registres existants qui ne sont pas encore rassemblés.
À expliquer : différence de période, de méthode ou de périmètre entre une présentation commerciale, les comptes et le prévisionnel.

Établir la chaîne des droits sur les actifs

Pour chaque logiciel, marque, création graphique ou invention essentiel à l’activité, identifiez l’auteur, la date de création, le titulaire actuel et le titre qui autorise l’exploitation par la société. Rapprochez cette liste des contrats de travail, accords avec les fondateurs, contrats de prestation, cessions, licences et dépôts. Une facture de développement prouve une prestation facturée ; elle ne décrit pas, à elle seule, les droits cédés, leur territoire ou leurs usages.

Les créations des salariés demandent une analyse selon leur nature. Pour les inventions, l’INPI distingue les inventions de mission et les inventions hors mission, avec des règles de titularité et d’attribution différentes. Cette règle propre aux inventions ne doit pas être étendue automatiquement aux logiciels, aux marques ou aux travaux de prestataires. Pour ces derniers, vérifiez la portée des clauses et la signature des personnes concernées.

Si une cession fait défaut, décrivez précisément l’actif et l’auteur, puis faites déterminer par le conseil juridique quel accord peut régulariser la situation. Conservez la version signée à côté des éléments qui relient la création au produit exploité. Tant que le droit n’est pas établi, la présentation aux investisseurs doit refléter l’incertitude au lieu d’affirmer une propriété entière.

Rapprocher les chiffres, les contrats et le capital

La revue financière part des comptes historiques, des flux de trésorerie et des hypothèses du prévisionnel. La liste financière d’Iter Advisors inclut bilans, comptes de résultat, trésorerie, prévisions, analyses de coûts et contrats clients clés. Le responsable financier doit pouvoir retrouver la même définition et la même période derrière un chiffre des comptes, une ligne du modèle et un indicateur de la présentation investisseurs.

Faites rapprocher par le commercial les revenus annoncés des contrats signés, commandes, factures et avoirs. Examinez les clauses de durée, de résiliation, d’exclusivité ou de changement de contrôle quand elles modifient la portée d’un revenu attendu. Si un indicateur de revenu récurrent comprend une prestation ponctuelle, corrigez le calcul ou présentez séparément les deux composantes.

Pour le capital, confiez au juridique la reconstitution des mouvements de titres depuis les décisions sociales et les registres. Comparez ce résultat à la table de capitalisation utilisée dans la négociation, en y intégrant les bons, options et instruments convertibles selon leurs conditions. Toute dilution projetée doit partir d’une base dont les actes et les hypothèses sont identifiables.

Réunir les pièces sociales et RGPD pertinentes

Le responsable des ressources humaines rapproche la liste des salariés et des indépendants des contrats, rémunérations variables, attributions de titres et litiges éventuels. Faites le lien avec le dossier de propriété intellectuelle lorsqu’un fondateur, un salarié ou un prestataire a créé un élément central. Une attribution de titres prévue dans un contrat doit aussi apparaître dans le suivi du capital.

Pour les données personnelles, la documentation de la CNIL comprend notamment le registre des traitements, les informations aux personnes, les contrats avec les sous-traitants et, lorsque la situation l’exige, les analyses d’impact et l’encadrement des transferts hors de l’Union européenne. Le responsable RGPD doit vérifier que ces pièces décrivent les traitements réellement effectués et qu’elles sont actualisées. Leur présence dans un dossier ne suffit pas si les pratiques, les prestataires ou les finalités ont changé.

Construire une data room qui rende les contrôles possibles

Organisez l’accès autour des questions que posera l’audit. Une arborescence utile comporte « Société et capital », « Finances et prévisions », « Contrats et revenus », « Propriété intellectuelle », « Social » et « Données personnelles et conformité ». Dans chaque rubrique, un index indique le responsable interne, la version, la date de mise à jour et les pièces attendues. Les réponses aux questions des investisseurs vont dans un espace suivi, avec la personne qui les valide.

Avant l’ouverture, faites trois rapprochements croisés : revenus du modèle contre comptes et contrats ; actions et instruments contre décisions et registres ; actifs décrits dans la présentation contre cessions et licences. Signalez les divergences avec leur montant ou leur portée lorsque ces éléments sont connus, puis consignez la correction ou l’explication retenue. La préparation de l’accès aux pièces sensibles fait partie du même travail : les droits de consultation doivent correspondre à la nature des informations partagées.