Asana یا Trello؛ تیم ساده نباید هزینهٔ پیچیدگی را بدهد

اگر اعضای تیم کارهای مستقل را با جابه‌جایی کارت میان مرحله‌ها پیگیری می‌کنند، Trello معمولاً انتخاب مناسب‌تری است. وقتی شروع یک کار به پایان کار دیگر وابسته است و پیشرفت چند مسیر باید یک‌جا دیده شود، Asana دلیل محکم‌تری برای انتخاب دارد. شمار اعضا مهم است، اما به‌تنهایی نشان نمی‌دهد تیم به کدام ابزار نیاز دارد.

آزمون مقایسه‌ای Tech.co نیز Trello را برای پیگیری کارهای ساده در تیم‌های کوچک و Asana را برای پروژه‌های پیچیده‌تر مناسب‌تر ارزیابی می‌کند. این نتیجه به معنای دشوارتر بودن همیشگی Asana نیست؛ آزمون یادشده راه‌اندازی آن را در برخی کارها آسان‌تر یافته است. هزینهٔ پیچیدگی وقتی پدید می‌آید که تیم برای قابلیت‌هایی پول بدهد یا فرایندی بسازد که جریان کارش به آن نیاز ندارد.

چه زمانی یک برد کافی است؟

در Trello، برد جای جریان کار و کارت جای وظیفه را می‌گیرد. اگر مسئول هر کارت، موعد آن و مرحله‌ای که در آن قرار دارد برای هماهنگی کافی باشد، تیم می‌تواند بدون تعریف رابطهٔ رسمی میان همهٔ کارها پیش برود. برای کاری مانند پیگیری درخواست‌های مستقل یا انتشار محتوایی که مسیر ثابتی دارد، دیدن کارت‌ها در ستون‌های روشن اغلب پاسخ پرسش «کار دست چه کسی است؟» را می‌دهد.

این سادگی حدی دارد: جابه‌جایی یک کارت به ستون «تمام‌شده» لزوماً نشان نمی‌دهد کدام وظیفهٔ بعدی آمادهٔ شروع شده است. اگر چند کار منتظر یک خروجی‌اند، اعضا باید این رابطه را در توضیح کارت‌ها، گفت‌وگو یا قواعد جداگانه نگه دارند. در Asana ثبت پیش‌نیاز در خود وظیفه قرار می‌گیرد و برای پروژه‌ای که تحویل مرحله‌ها به یکدیگر گره خورده، اطلاعات لازم را نزدیک‌تر به محل انجام کار نگه می‌دارد.

هزینهٔ اشتراک از کجا بالا می‌رود؟

در تعرفهٔ رسمی Asana، طرح Personal برای همکاری دو نفر رایگان است و Starter با پرداخت سالانه، ماهانه ۱۰٫۹۹ دلار به‌ازای هر کاربر قیمت دارد. Personal نمای فهرست، برد و تقویم را ارائه می‌کند؛ Starter نمای زمان‌بندی و گانت، وابستگی وظایف، داشبورد گزارش و خودکارسازی نامحدود را اضافه می‌کند. بنابراین تیمی که فقط یک برد می‌خواهد، با خرید Starter الزاماً هماهنگی بیشتری به دست نمی‌آورد.

در تعرفهٔ رسمی Trello، Free برای هر فضای کاری تا ۱۰ همکار و ۱۰ برد دارد و سهمیهٔ آن ۲۵۰ اجرای فرمان خودکارسازی در ماه است؛ Standard با پرداخت سالانه ماهانه ۵ دلار به‌ازای هر کاربر قیمت دارد و بردهای نامحدود و ۱۰۰۰ اجرا در ماه برای هر فضای کاری می‌دهد. Premium با همین شیوهٔ پرداخت ماهانه ۱۰ دلار به‌ازای هر کاربر است و نماهای زمان‌بندی و داشبورد و اجرای نامحدود فرمان‌ها را اضافه می‌کند. سهمیهٔ اجرا میان اعضای فضای کاری مشترک است، نه سهمیه‌ای جدا برای هر نفر.

راهنمای اشتراک Asana می‌گوید کوچک‌ترین اشتراک پولی دو صندلی دارد؛ پس خرید Starter برای یک استفاده‌کننده نیز دست‌کم هزینهٔ دو صندلی را به همراه دارد. پس از طرح‌های دو، سه، چهار و پنج‌صندلی، ظرفیت اشتراک در گروه‌های پنج‌تایی افزایش می‌یابد تا به سی کاربر برسد. برای تیمی که افرادش با دامنه‌های ایمیل متفاوت همکاری می‌کنند، نوع فضای Asana هم بر صورت‌حساب اثر دارد: راهنما میان مهمان سازمان و عضو یا مهمان فضای کاری تمایز می‌گذارد.

تیم دونفره: پول برای چه چیزی پرداخت می‌شود؟

سناریویی فرضی را در نظر بگیرید: دو نفر انتشار یک خبرنامه را پیش می‌برند و کارها در یک برد جا می‌شود. اگر یکی متن را آماده کند و دیگری پس از دریافت آن انتشار را انجام دهد، همین ترتیب کوتاه را می‌توان با کارت و ستون روشن نگه داشت؛ Trello Free برای چنین کاری هزینهٔ اشتراک ندارد. توافق بر سر مسئول هر کارت و معنای «آمادهٔ انتشار» از افزودن نمای گزارش یا قاعدهٔ خودکار مفیدتر است.

Asana Personal نیز برای همین دو نفر رایگان است و اگر فهرست و تقویم را در کنار برد ترجیح دهند، انتخاب معناداری می‌شود. تفاوت اصلی هنگام خرید ظاهر می‌شود: در محاسبهٔ فرضی بر پایهٔ تعرفهٔ سالانه، دو صندلی Asana Starter ماهانه ۲۱٫۹۸ دلار و دو صندلی Trello Standard ماهانه ۱۰ دلار تمام می‌شود. اگر همین گروه برای تحویل‌های تکراری به ثبت پیش‌نیاز و گزارش نیاز داشته باشد، اختلاف هزینه به قابلیتی مشخص مربوط می‌شود؛ در غیر این صورت، ابزار پولی مسئلهٔ تازه‌ای را حل نمی‌کند.

تیم ده‌نفره: سقف رایگان و جهش صندلی

سناریوی فرضی دوم یک تیم دورکار ده‌نفره با چند جریان مستقل، مانند تولید محتوا و پاسخ‌گویی به درخواست‌هاست. اگر همهٔ کارها در سقف بردهای رایگان جا شوند و فرمان‌های خودکارسازی کم‌تکرار باشند، Trello Free همچنان قابل استفاده است. اما این تیم از نظر شمار همکاران به سقف طرح رسیده است؛ افزودن نفر تازه، نیاز به بردهای بیشتر یا مصرف بالاتر خودکارسازی می‌تواند خرید اشتراک را مطرح کند.

اگر تمام اعضای همین تیم صندلی پولی بخواهند، محاسبهٔ فرضی با قیمت سالانه برای Trello Standard ماهانه ۵۰ دلار و برای Asana Starter ماهانه ۱۰۹٫۹۰ دلار است. این اختلاف تنها زمانی ارزش پرداخت دارد که گزارش، زمان‌بندی یا ثبت وابستگی واقعاً بخشی از کار روزانه باشد. برای تیمی با کارهای مستقل، بردهای نامحدود Standard ممکن است نیاز اصلی را با هزینهٔ کمتری پوشش دهد؛ ارتقا از Free نیز خودکارسازی را نامحدود نمی‌کند.

رشد تیم یک تفاوت دیگر ایجاد می‌کند. اگر در همین مثال شمار کاربران پولی Asana از ده به یازده برسد، قاعدهٔ افزایش ظرفیت آن اشتراک پانزده‌صندلی را لازم می‌کند؛ با همان قیمت سالانه، معادل ماهانهٔ صندلی‌ها ۱۶۴٫۸۵ دلار می‌شود. این رقم هزینهٔ فرضی اشتراک است، نه قیمت مستقلی برای نفر یازدهم. بنابراین هنگام مقایسهٔ دو ابزار، شمار صندلی‌های قابل خرید به اندازهٔ قیمت نوشته‌شده برای هر کاربر اهمیت دارد.

پروژهٔ چندمرحله‌ای: پیش‌نیاز را کجا نگه داریم؟

در سناریوی فرضی سوم، یک خروجی پس از آماده‌سازی، بازبینی و اصلاح منتشر می‌شود و چند مسیر کار هم‌زمان به نتیجهٔ بازبینی وابسته‌اند. اینجا فهرست کارت‌های تمام‌شده تصویر کاملی از کارهای آمادهٔ شروع نمی‌دهد. ثبت رابطهٔ «مسدودشده به‌وسیلهٔ وظیفهٔ دیگر» در Asana کمک می‌کند مسئول هر مرحله پیش‌نیاز خود را در همان برنامهٔ پروژه ببیند؛ نمای زمان‌بندی نیز اثر جابه‌جایی موعدها را خواناتر می‌کند.

راهنمای وابستگی‌های Trello توضیح می‌دهد که مدیریت داخلیِ مستقل برای وابستگی وظایف وجود ندارد، اما می‌توان آن را با چک‌لیست، پیوند میان کارت‌ها و قواعد خودکارسازی ساخت. برای یک زنجیرهٔ کوتاه، همین روش ممکن است کافی باشد. در پروژه‌ای با چند شاخهٔ وابسته، نگهداری پیوندهای دوطرفه و قواعد مربوط به تغییر وضعیت، خود به کاری تکراری تبدیل می‌شود.

انتخاب در این سناریو به تعداد پیش‌نیازهایی بستگی دارد که واقعاً باید ثبت و به‌روز شوند. اگر تأخیر یک مرحله بر چند تحویل دیگر اثر می‌گذارد، هزینهٔ بیشتر Asana Starter در برابر دیدن رابطه‌ها و گزارش پیشرفت سنجیده می‌شود. اگر ترتیب کارها کوتاه و برای همه روشن است، ساختن شبکه‌ای از وظایف در هر ابزاری می‌تواند از خود کار وقت بیشتری بگیرد.

بیشتر بخوانید:

• Ramp یا Brex؛ تیم ۲۵نفره پیش از پاداش باید هزینهٔ نرم‌افزار را بسنجد
• FOX دو مدیر برای فرنچایز سازندگان آورد؛ تبلیغ و IP در یک تیم
• Notion یا Linear؛ تیم‌های کوچک شاید به هر دو نیاز داشته باشند