Nextcloud või Google Drive: andmekontrolli halduskulu

Nextcloud sobib Eesti organisatsioonile, kui failide hoiukoha ja taristu üle otsustamine kaalub üles kohustuse teenust ise käigus hoida. Google Drive koos Google Workspace’iga sobib paremini, kui meeskond vajab valmis koostöökeskkonda ja eelistab, et salvestustaristut haldab teenusepakkuja.

Hinnavõrdluses tuleb vaadata sama tööülesannet. Isehostitud Nextcloudi eelarves on tarkvara kõrval server, varundus ja administraatori aeg; Workspace’i tellimus sisaldab Drive’i ning muid igapäevaseid töövahendeid. Allpool toodud kulumudel on tinglik arvutus Eesti organisatsiooni jaoks, mitte kohaliku majutaja pakkumine.

Andmete asukoht ja vastutus

Nextcloudi saab paigaldada organisatsiooni serverisse või valitud majutaja juurde. Nii saab ettevõte määrata, kus faile hoitakse. See eelis on sisuline ainult siis, kui ka varukoopiate asukoht, ligipääsuõigused ja taastamine vastavad samale nõudele. Pelk tarkvara paigaldamine ei taga, et teenus katkestuse või rikke järel tööle tagasi tuleb.

Nextcloudi Enterprise’i hinnakirjas algab isehostitava Standard-tellimuse hind 100 kasutajast ja 71,29 eurost kasutaja kohta aastas ilma käibemaksuta. Nextcloud ise kliendi andmeid ei majuta, seega ei kata see tellimustasu serverit ega varundust. Väiksemale meeskonnale pakutav Nextcloud One on eraldi hallatud teenus Saksamaal; selle valimine muudaks nii majutusvastutust kui ka siinse isehostimise arvutuse alust.

Google Drive’i korral paiknevad failid Google’i hallatavas taristus. Eesti organisatsiooni aadress ei tähenda iseenesest, et failid asuvad Eestis. Kui lepingu või sisekorra järgi peab andmestik asuma kindlas riigis või piirkonnas, tuleb soovitud asukoht ja selle ulatus kinnitada valitud teenuse tingimustes.

Koostöö, maht ja kasutajapiir

Workspace’i praktiline eelis on Drive’i, Gmaili, kalendri ja ühiselt muudetavate dokumentide kooslus ühe tellimuse all. Kui tööprotsessid sõltuvad juba Google Docsist ja Sheetsist, ei ole failide mujale tõstmine kogu kolimine: muuta võivad tulla ka jagamisõigused, dokumendimallid ja kasutajate harjumused. Nextcloud Files pakub failide sünkroonimist ning jagamist, kuid veebipõhise ühistöö jaoks tuleb valida ja seadistada sobiv kontoritarkvara.

Google Workspace’i Iirimaa eurohinnakiri näitab aastase kohustusega Business Starteri hinnaks 6,80, Standardi hinnaks 13,60 ja Plusi hinnaks 21,10 eurot kasutaja kohta kuus. Nende pakettide salvestusmahtu arvestatakse vastavalt 30 GB, 2 TB ja 5 TB kasutaja kohta ning maht koondub organisatsiooni ühisesse salvestusruumi. Kõik kolm Business-paketti on piiratud 300 kasutajaga. Hinnad on selle piirkonnavaate võrdlusalus, mitte Eesti organisatsioonile antud pakkumine.

Ühise ruumi puhul ei pea iga kasutaja oma arvestuslikku osa täpselt ära kasutama. Kui mõnel töötajal on palju suuri faile ja teistel vähe, määrab valiku organisatsiooni kogumaht. Samasse arvestusse tuleb võtta ka muu Workspace’is salvestatav sisu; Starterist Standardile üleminek muudab seejärel kõigi vastava paketiga kasutajate litsentsikulu.

Tugi ei tähenda serveri haldamist

Nextcloud Enterprise’i tellimus annab tarkvaratoe. See ei anna organisatsioonile automaatselt serverioperaatorit, varundusteenust ega inimest, kes taastab töö pärast katkestust. Väikese isehostitud paigalduse puhul tuleb samuti otsustada, kas tugi tuleb oma töötajalt, majutuspartnerilt või tasulisest hallatud teenusest.

Nextcloudi uuendusjuhend ütleb, et sisseehitatud uuendaja ei varunda andmekataloogi ega andmebaasi. Seetõttu peab varukoopia loomine ja taastamise läbiproovimine olema kellegi konkreetne töö, ka siis, kui uuendamine ise on automatiseeritud. Google’i puhul jääb organisatsioonile kasutajate, jagamisõiguste ja tellimuse haldus, kuigi Drive’i majutustaristut ta ise ei käita.

Mida näitab 10 ja 100 kasutaja aastakulu?

Järgmised summad on tinglik eelarvemudel. Võrdlus kasutab Workspace Business Standardi eespool toodud Iirimaa eurohinda aastase kohustusega ja administraatori töö hinnangulist maksumust 45 eurot tunnis. Serveri ning varunduse summad on arvutuse eeldused, mitte kontrollitud Eesti turuhinnad. Arvestus ei sisalda käibemaksu, juurutamist, andmete üleviimist, lisatarkvara ega tööseisaku võimalikku kahju.

10 kasutaja puhul on Google’i litsentsikulu 1632 eurot aastas. Kui Workspace’i õiguste ja kasutajate halduseks kulub üks tund kuus, lisandub 540 eurot ning näitlik kogukulu on 2172 eurot. Nextcloudi näites maksab server 40 ja varundus 20 eurot kuus; kolme haldustunni korral kuus teeb see aastas 2340 eurot. Selles väikeses paigalduses Enterprise’i tellimust ei arvestata, sest see algab suuremast kasutajate arvust. Kui organisatsioon vajab tasulist tuge, muutub Nextcloudi kogukulu vastavalt valitud partnerile.

100 kasutaja korral on Business Standardi litsentsikulu sama hinna alusel 16 320 eurot aastas. Nelja haldustunniga kuus kujuneb Google’i poole kogukuluks 18 480 eurot. Nextcloudi näites lisandub Enterprise Standardi aastatasule 7129 eurot serverikulu 250 ja varunduskulu 100 eurot kuus. Kui administraator töötab selle teenusega 12 tundi kuus, on aastane kogukulu 17 809 eurot.

Kahe kogukulu vahe on selles mudelis 671 eurot aastas. Kaks täiendavat Nextcloudi haldustundi kuus lisaksid 1080 eurot ja pööraksid arvutusliku eelise vastupidiseks. Veel olulisem on võrreldavate teenuste sisu: Nextcloudi failiteenus ei asenda iseenesest Workspace’i e-posti, kalendrit ega dokumenditööd. Kui neid on vaja eraldi osta või pidada, peab nende hind olema samas eelarves.

Kiirustesti piirid

Failide sünkroonimise aeg sõltub ühendusest, failide suurusest ning Nextcloudi puhul ka valitud serverist. 2021. aasta mikrokatses kasutati Ameerika Ühendriikides Windowsi arvuteid ja 100 Mbit/s ühendust. Uurijad mõõtsid väikeste failide sünkroonimisel ligikaudu neljasekundilise alampiiri; suuremate failide korral kasvas aeg peamiselt Nextcloudi üleslaadimise tõttu. Tulemus kirjeldab toonast paigaldust ning katses kasutatud faile.

Teistsuguses Tom’s Guide’i Google Drive’i testis kulus 5 GB kausta üleslaadimiseks ja allalaadimiseks kummaski suunas veidi üle seitsme minuti. Selles katses ei olnud sama võrgu ja failikogumiga isehostitud Nextcloudi serverit. Kahe katse numbritest ei saa seega koostada tänast teenuste kiiruse edetabelit; organisatsiooni enda võrgu, failitüüpide ja serveri koormus võivad tulemust oluliselt muuta.

Millal kumb valik sobib?

Nextcloudi suurem kontroll on väärt haldusvastutust siis, kui failide asukohale või taristule on konkreetne nõue ning organisatsioon suudab tasuda uuenduste, varunduse ja taastamise eest. Oma IT-töötaja olemasolu ei muuda seda tööd tasuta: tema aeg ei ole siis teisteks ülesanneteks saadaval. Teenusepakkuja juurde majutamisel tuleb samad kohustused ja vastutus lepingus selgeks teha.

Google Drive on loogiline valik, kui meeskonna koostöö toimub juba Workspace’is, paketi mahud sobivad ja organisatsioon ei vaja ise määratud failimajutust. Väikese meeskonna kuluerinevus võib kaduda vähese haldustöö muutusega; suurema meeskonna puhul määravad otsuse lisaks litsentsile ka e-posti, dokumendikoostöö ja toe tegelik vajadus.

Loe ka: